美容室の応募を1か所にまとめる｜媒体ごとの受信箱をやめる順番

美容室の応募を1か所にまとめたいと考えるのは、たいてい応募を1件取りこぼしたあとです。美容専門の求人サイトの管理画面、総合求人サイトの管理画面、店のメール、InstagramのDM、オーナーの携帯に届いたスタッフの紹介、美容学校から郵送されてきた書類。気づいたら、見学を希望していた学生から「まだご連絡をいただけていないのですが」と届いている。この記事では、美容室に応募が届く場所を全部書き出し、それぞれの受信箱をどの順番でやめて1か所に寄せていくかを整理します。一度に全部を切り替えるのではなく、止めやすい順に閉じていく方法です。

美容室の応募の入口は、店の外にも中にもある

美容室の応募の入口が多くなるのは、採りたい人の層ごとに届く場所が違うからです。

新卒のアシスタントを採りたいなら、美容学校への求人票の送付、学校での説明会、学生向けの就職イベント、学生がよく見る美容専門の求人サイトが入口になります。中途のスタイリストを採りたいなら、美容専門の求人サイトや総合求人サイト、スタッフや知り合いの紹介、材料を扱うディーラーの担当者からの話が入口になります。業務委託で自分の客を持つスタイリストを探すなら、Instagramで店の雰囲気を見て直接DMを送ってくる人が少なくありません。

さらに、店の中から来る入口もあります。受付に置いた求人のカード、店の入口の張り紙、そして通っているお客様からの「ここで働けませんか」という声です。美容室は、お客様として通っていた美容学生や、ブランクのある元美容師が、店を気に入って応募してくる業種です。

入口の多さそのものは悪いことではありません。問題は、入口ごとに受信箱が違い、それぞれを見ている人も違うことです。求人サイトの管理画面は店長しかログインできず、Instagramはスタッフが見ていて、紹介はオーナーの携帯に来て、学校の書類は受付の机に置かれる。この状態では、応募の件数を数えることも、誰に返事をしたかを確かめることもできません。

1か所にまとめるというのは、入口を減らすことではありません。入口はそのままにして、届いたものが最終的に落ちる場所を1つにすることです。

まず、店に届く受信箱を全部書き出す

最初にやるのは、今どこに応募が届いているかを書き出すことです。頭の中で数えると、必ずいくつか漏れます。スタッフ全員に「応募や見学の問い合わせを受けたことがある場所」を聞いて、表にします。

書き出してみると、どの受信箱にも「見ている人」が1人しかいないことが分かります。その人が休んだり、忙しかったりすると、その入口の応募は止まります。まとめる目的は、この「1人しか見ていない受信箱」を減らすことです。

表の右端の「気づくまでの目安」は、推測でかまいません。長いものほど、先に寄せる価値があります。

寄せる先に持たせる列を決める

寄せる先は、表計算ソフトの一覧でも、応募を管理する道具でもかまいません。大切なのは、どの入口から来た応募も同じ形の1行になることです。美容室の応募で持たせる列は、次の範囲で足ります。

・届いた日 ・氏名と連絡先 ・応募した職種（アシスタント、スタイリスト、業務委託、受付） ・入口（上の表の左端の名前をそのまま使う） ・元の受信箱で返事をする必要があるか ・担当している人 ・いまの状況（未連絡、日程調整中、見学済み、技術チェック済み、結果連絡済み）

この中で、美容室でとくに役に立つのが「元の受信箱で返事をする必要があるか」という列です。求人サイトによっては、応募者とのやり取りをサイトのメッセージの中で行うことが前提になっていて、店のメールから直接連絡すると、応募者がどこから来た連絡か分からなくなります。学校経由の学生は、学校にも結果を伝える必要がある場合があります。寄せる先で一覧にしても、返事をどこで送るかは入口によって違うので、それを列で持っておきます。

入口の列は、応募者が「どこで店を知ったか」と、「どこから応募を送ったか」が違う場合があります。Instagramで店を知って、求人サイトから応募した人もいます。1か所にまとめる段階では、応募を送った場所を入口として記録し、知った場所は分かる範囲でメモに書く、と決めておくと迷いません。

列を増やしすぎないことも大切です。技術の到達度や見学での印象、給与の希望まで最初から列にすると、窓口の人が1行を書くのに時間がかかり、施術の合間には書けなくなります。寄せる段階で持たせるのは、届いたことと、誰が持っているかと、どこまで進んだかが分かる範囲にとどめます。技術や条件の記録は、見学や面接が進んだ段階で、その受け持ちの人が書き足していけば足ります。1行を30秒ほどで書ける形にしておくと、閉店後の疲れた時間でも続きます。

やめる順番1：個人のスマートフォンに届く応募

受信箱をやめていく最初は、スタッフやオーナーの個人のスマートフォンに届く応募です。理由は2つあります。店のほかの人から見えないこと、そしてその人が店を離れたときに記録ごと消えることです。美容室は、スタイリストの独立や移籍がある業種なので、個人の携帯に残った応募は、ある日まとめて行方が分からなくなります。

個人のスマートフォンに届くのは、主に紹介です。スタッフの友人が「働いてみたい」と言っている、ディーラーの担当者が「いいアシスタントがいる」と教えてくれた、といった話です。

これを寄せる先に移すには、紹介の受け方を決めて、スタッフに伝えます。

・紹介の話を聞いたら、本人の名前と連絡先を聞く前に、店の応募の窓口を本人に伝えてもらう ・本人から店に応募が届いた時点で、入口を「スタッフの紹介」として記録する ・紹介したスタッフの名前は、メモの列に書く

スタッフが友人の連絡先を預かって、店に伝える形にしないのがポイントです。本人が自分で応募を送る形にすれば、連絡先を店に渡すことに本人が同意していることがはっきりし、応募の記録も最初から寄せる先に入ります。

オーナーの携帯に来る業界の紹介は、オーナー自身が受けたその場で寄せる先に1行を書く習慣にします。書くのが面倒なら、店の応募の窓口のアドレスに、紹介の内容を自分でメールする形でもかまいません。とにかく、オーナーの携帯の中だけに残さないことです。

やめる順番2：求人サイトごとの管理画面を見に行く運用

2番目は、求人サイトの管理画面に、担当者がログインして応募を確かめに行く運用です。管理画面そのものをやめるのではなく、「見に行かないと気づかない」状態をやめます。

求人サイトの多くは、応募が届くと登録したメールアドレスに通知を送る仕組みを持っています。この通知の送り先が、店長の個人のアドレスや、以前のスタッフのアドレスのままになっていないかを、まず確かめます。求人サイトを契約したときに登録したアドレスが、そのまま何年も使われていることは珍しくありません。

通知の送り先を店の応募の窓口のアドレスにそろえると、どの求人サイトの応募も、1つの受信箱で気づけるようになります。そのうえで、通知が届いたら寄せる先に1行を書き、返事は求人サイトのメッセージで送る、という流れにします。

通知メールに応募者の情報がどこまで載るかは、サイトによって違います。名前だけが載って、詳しくは管理画面を見る形になっているサイトもあります。その場合でも、「届いたことに気づく場所」は1つにまとまるので、見落としは大きく減ります。

使っていない求人サイトの掲載が残っていないかも、このときに確かめます。昔契約して掲載を止めたつもりの求人が、無料の枠で残っていて、そこから応募が届いていたという話はよく聞かれます。書き出した表に載っていない求人サイトから応募が来たら、その掲載を止めるか、通知の送り先を窓口にそろえるかを決めます。

やめる順番3：InstagramのDMで選考を進める運用

3番目は、InstagramのDMの中で、見学の日程や条件の話まで進めてしまう運用です。DMは美容室にとって大切な入口ですが、選考の記録をDMの中に置いたままにすると、ほかの応募と並べて見られません。

DMをやめるのではなく、DMは「最初の入口」だけに使い、選考はほかの応募と同じ場所に移します。具体的には、DMで応募や見学の問い合わせが届いたら、店の応募フォームのリンクを送り、そこから改めて応募してもらいます。

「ご連絡ありがとうございます。見学や応募は、こちらのフォームからお申し込みください。いただいた内容をもとに、担当から日程をご案内します」

フォームから届いた応募は、ほかの応募と同じように寄せる先に入り、入口の列には「InstagramのDM」と書きます。応募者にとっては手間が1つ増えますが、フォームの項目が少なければ、ほとんどの人はそのまま応募します。

Instagramのプロフィールに、採用のページやフォームへのリンクを置いておくと、DMを送る前にそちらから応募してくる人が増えます。DMでの問い合わせが減れば、店のアカウントを見ているスタッフの負担も減ります。

業務委託を希望するスタイリストは、フォームを送る前にDMで条件を少し聞きたいと考えることがあります。そのときも、条件の話はDMで細かく進めず、「条件は担当から直接ご説明します」とだけ返し、フォームで連絡先を受け取ってから条件を話す人が連絡する形にします。

やめる順番4：学校からの郵送と、店頭で受けた話

最後に寄せるのが、紙で届くものと、会話で受けたものです。これらは形が決まっていないので、寄せる先に移す手作業が残ります。そのぶん、ほかの受信箱を先に片付けて、手作業に回せる時間を作っておく意味があります。

美容学校からは、学生の履歴書が郵送で届いたり、学校の就職担当から電話で見学の希望が伝えられたりします。郵送の書類は、受け取った人がその日のうちに寄せる先に1行を書き、書類そのものは鍵のかかる場所にしまいます。書類を受付の机に置いたままにすると、誰も1行を書かないまま数日が過ぎます。

学校からの電話は、受けた人が、学校名、担当の先生の名前、学生の名前、希望の日程をメモして、窓口に渡します。電話のメモの形を決めておくと、受付でもアシスタントでも同じ内容を残せます。

店頭の張り紙を見た人や、お客様からの「働きたい」という声は、その場で応募フォームの案内をするのが一番です。受付に、フォームにつながる二次元コードを印刷したカードを置いておくと、お客様の会計のときにもそのまま渡せます。張り紙にも同じ二次元コードを載せておけば、電話をかけてくる人が減り、応募は最初からフォームに届きます。

就職説明会や学校訪問で受け取ったもの

美容学生を採りたい美容室は、学校での説明会や、複数のサロンが集まる就職のイベントに出ることがあります。そこで学生と話し、見学の希望を聞き、ときには紙のアンケートに名前と連絡先を書いてもらいます。このアンケートの束が、イベントのあと店のバッグに入ったまま、数日から1週間ほど開かれないことがよくあります。

イベントで出会った学生は、その日のうちに複数のサロンと話しています。学生の側では、最初に連絡をくれた店から順に見学の予定が埋まっていきます。アンケートを寄せる先に入れるのが遅れると、それだけで見学の枠を別の店に取られます。

イベントの受け取り方は、出る前に決めておきます。いちばん手間が少ないのは、紙のアンケートをやめて、会場で応募フォームの二次元コードを見せ、学生に自分のスマートフォンで見学の希望を送ってもらう形です。フォームから送られた希望は、その場で寄せる先に入り、入口の列に「就職説明会」と残せます。

紙で受け取るしかない場合は、イベントに出たスタッフが、帰りの電車の中か翌日の開店前までに、アンケートの内容を寄せる先に書き写すと決めておきます。書き写したアンケートは、ほかの応募書類と同じく鍵のかかる場所に入れ、書き写しが終わったことを窓口に伝えます。

寄せた先に移すことを、応募者にどう伝えるか

受信箱を1か所に寄せると、応募者の情報を、届いた場所から別の場所に移すことになります。応募者から見ると、求人サイトに送った情報が、店の一覧に入ることになります。

個人情報保護委員会のガイドラインには、個人情報を扱うときの利用目的について、次のように書かれています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。 出典: www.ppc.go.jp

応募者の情報を、店の中で選考のために1か所にまとめるのは、応募を受けた目的の範囲の中の話です。そのうえで、応募フォームや採用ページに、受け取った情報を何に使うかを短く書いておくと、応募者にも店にもはっきりします。

「いただいた情報は、採用選考とその連絡のために使用し、当店の採用担当者が管理します」

この一文を、求人サイト経由の応募者への最初の返事にも入れておくと、どの入口から来た人にも同じ説明ができます。次の募集の案内に使うなど、選考以外にも使う場合は、その使い方を示して本人に確かめる必要があります。どこまでの書き方が必要かの判断に迷うときは、個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確かめてください。

同じ人が2つの入口から応募してきたとき

入口が多い美容室では、同じ人が2つの入口から応募してくることがあります。とくに美容学生は、学校の求人票を見て学校経由で見学を申し込み、同じ週に求人サイトからも応募することがあります。応募者に悪気はなく、どちらが正しい手順か分からなかったり、返事が来ないので別の方法でも送ったりしただけです。

受信箱が分かれていると、店の中では2件の別の応募として扱われ、2人のスタッフがそれぞれ見学の日程を送ってしまいます。応募者は、同じ店から日程の違う2通の案内を受け取り、店の中で話が通っていないと感じます。

寄せる先で1行ずつ並べると、同じ名前と連絡先の行が並ぶので、気づきやすくなります。気づいたら、先に届いた方の行を残し、あとの行には「重複」と書いて、入口の列に両方の名前を残します。返事は、先に届いた入口から1回だけ送ります。

学校経由と求人サイト経由が重なった学生の場合、学校にも結果を伝える約束があるなら、学校経由の行を残す方が、あとで学校への連絡を忘れにくくなります。

複数の店舗を持つ美容室の寄せ方

複数の店舗を持つ美容室では、店舗ごとに求人サイトの掲載があり、店舗ごとにInstagramのアカウントがあることがあります。店舗ごとに1か所にまとめても、会社全体では受信箱が店舗の数だけ残ります。

寄せる先は会社で1つにし、列に「応募した店舗」を足す形が合います。応募者が店舗を指定していない場合や、「通える範囲ならどこでもよい」と書いてきた場合でも、1つの一覧の中で、どの店舗の店長が引き取るかを決められます。

店舗ごとに一覧を分けると、店舗をまたいで応募者を紹介したいとき、同じ人が2つの店舗に応募してきたときに、気づけません。ただし、一覧を会社で1つにする場合も、各店の店長が見られるのは自分の店舗の応募だけにする、という分け方は必要です。ほかの店舗の応募者の情報まで、全店長が見られる必要はありません。

切り替えの期間は、古い受信箱と新しい受信箱を両方見る

受信箱を寄せる作業は、ある日を境に一度に切り替えるより、しばらく両方を見る期間を置いたほうが安全です。通知の送り先を変えたつもりが設定が保存されていなかった、フォームのリンクを貼ったつもりがプロフィールに反映されていなかった、ということは切り替えの初日によく起きます。

切り替えを始めたら、最初の2週間ほどは、窓口の人が新しい受信箱を見るのに加えて、古い受信箱も1日1回開いて確かめます。古い方にだけ届いている応募があれば、どこの設定が漏れているのかが分かります。2週間のあいだ古い方に何も届かなければ、その受信箱を見る回数を週1回に減らします。

美容室で切り替えを始める時期は、繁忙期を避けます。年末や卒業式、成人式の前は、スタッフ全員が施術で手一杯になり、設定の確認も両方の受信箱を見る手間も後回しになります。予約が比較的落ち着く時期に始め、美容学生の見学が増える時期より前に終えておくと、いちばん応募が多い時期を新しい形で受けられます。

スタッフに伝える決まりを、1枚の紙にする

受信箱を寄せたあとで崩れるのは、決まりを知らないスタッフが、昔のやり方で応募を受けたときです。新しく入ったアシスタントが、お客様から「働きたい」と言われて自分のLINEを教えてしまう。SNS担当が交代して、DMでそのまま見学の日程を決めてしまう。

こうしたことを防ぐために、応募を受けたときの決まりを1枚の紙にして、スタッフルームに貼っておきます。書くことは多くありません。

・応募や見学の話を受けたら、自分の連絡先は教えず、応募フォームを案内する ・電話で受けたら、決まったメモの形に書いて窓口に渡す ・DMで届いたら、決まった一文を返して、フォームのリンクを送る ・紹介の話を聞いたら、本人から店のフォームに応募してもらう ・郵送の書類を受け取ったら、その日のうちに窓口に渡す

この紙は、新しいスタッフが入ったときの説明にも使えます。美容室の新人は、覚えることが技術にも接客にも多く、応募の受け方までは教わらないまま現場に立つことがよくあります。1枚にしておけば、教える側も短く済みます。

1か所にまとめると、入口ごとの違いが見えてくる

受信箱を寄せて数か月たつと、一覧の入口の列から、それまで見えなかった違いが見えてきます。美容室でよく見えてくるのは、次のような違いです。

・美容学校経由の学生は見学に来る割合が高いが、内定から入社までの期間が長い ・InstagramのDMから来る人は、業務委託やスタイリストの希望が多い ・スタッフの紹介で来た人は、見学のあとの辞退が少ない ・総合求人サイトからの応募は件数が多いが、美容師免許を持っていない人の応募が混ざる

こうした違いは店によって異なり、ここに挙げたとおりになるとは限りません。大切なのは、1か所にまとめたことで、自分の店ではどうなっているかを確かめられるようになることです。

入口ごとの違いが分かれば、次の募集でどこに力を入れるかを決められます。件数は多いが免許を持っていない人が多い求人サイトなら、募集の文面で免許が必要なことをはっきり書く。見学の割合が高い学校なら、学校訪問の回数を増やす。受信箱が分かれていたころは、こうした比べ方そのものができませんでした。

閉じた受信箱に、あとから届く応募

受信箱をやめたつもりでも、応募はしばらく古い場所に届き続けます。止めた求人サイトの掲載が検索に残っている、美容学校に以前送った求人票に古いメールアドレスが書いてある、スタッフの知り合いが昔の連絡先を覚えている、といった理由です。

美容学校の求人票は、学校によっては翌年も同じものを学生に見せていることがあります。求人票を送り直すときに、応募の窓口のアドレスと応募フォームの案内を新しいものにそろえ、学校にも古い求人票を差し替えてほしいと伝えます。

古いメールアドレスは、すぐに消さず、しばらくのあいだ自動返信を設定しておきます。

「このアドレスでの応募の受付は終了しました。お手数ですが、こちらのフォームから改めてご応募ください」

自動返信を置いておく期間は、学校の求人票が入れ替わる時期を1回越えるまでを目安にします。そのあいだに古いアドレスに届いたものがあれば、見落としがないように、窓口の人が週に1回だけ確かめます。

いまの受け方で足りるかを見極める

ここまでの手順は、表計算ソフトの一覧でも進められます。分かれ目は、入口の違う応募を同じ形の1行にそろえ、そこから返事や状況の更新まで回せるかどうかです。次の問いで見極められます。

・入口が求人サイト1つと店のメールくらいなら、通知の送り先を窓口にそろえて、一覧に入口の列を足すだけで足ります ・DM、学校、紹介と入口が多いなら、どの入口の応募もフォームに誘導して、同じ一覧に最初から入る形にできるかが分かれ目です ・複数の店舗があるなら、1つの一覧の中で、店長ごとに見られる応募を分けられるかを確かめてください

Googleフォームで応募を受け、回答をスプレッドシートにまとめている美容室は多くあります。入口の列を選択肢で持たせれば、応募が少ないうちはそれで足ります。どういう使い方ならそのままでよいのかは、Googleフォームとの比較で整理しています。店のサイトをWordPressで作っている場合の違いは、Contact Form 7との比較にまとめています。

届いた応募を1つの一覧に並べ、担当と状況を持たせて返信まで同じ画面で回す流れは、採用の応募受付で紹介しています。フォームの作り方や一覧の持ち方といった機能の範囲はできることに、実際の画面は動くところを見るにまとめています。費用は料金で、データの移し方や保管についての疑問はよくある質問で確かめられます。入口がいくつあっても、落ちる先に送信されたあとの道具がそろっていることが、取りこぼしを減らす近道です。まずは、スタッフ全員に応募を受けたことのある場所を聞き、表の1枚目を作るところから始めてみてください。

Q1. 美容室の応募を1か所にまとめるには、何から始めればよいですか？

最初に、応募や見学の問い合わせが届いている場所を、スタッフ全員に聞いて表に書き出します。求人サイト、店のメール、InstagramのDM、美容学校、紹介、店頭と、見ている人が1人しかいない受信箱が見えてきます。そのうえで、個人のスマートフォンに届くものから順に、窓口の受信箱と一覧に寄せていきます。

Q2. 求人サイトから届いた応募も、店のメールから返事をしてよいですか？

求人サイトによっては、応募者とのやり取りをサイトのメッセージで行う前提になっていることがあります。応募者がどこからの連絡か分からなくならないよう、返事は原則として応募が届いたサイトから送ります。一覧には「元の受信箱で返事をする必要があるか」の列を持たせておくと迷いません。

Q3. InstagramのDMで届いた応募は、どう扱えばよいですか？

DMは最初の入口として受け、応募フォームのリンクを返してフォームから応募してもらう形が扱いやすくなります。フォームから届いた応募はほかの応募と同じ一覧に入り、入口の列にDMと書いておけます。見学の日程や条件の話をDMの中で進めると、記録が店のアカウントに散らばり、担当が変わったときに追えなくなります。

Q4. 美容学生が学校経由と求人サイトの両方から応募してきたら、どうすればよいですか？

同じ名前と連絡先の行が一覧に並ぶので、先に届いた方を残し、あとの行には重複と書いて入口を両方残します。返事は1回だけ送ります。学校にも結果を伝える約束がある場合は、学校経由の行を残すほうが、学校への連絡を忘れにくくなります。