オンライン勉強会の参加費の受け取りで主催者が迷うのは、会場で集める勉強会なら当たり前にできた「当日、入口で受け取る」が、画面越しの会では成り立たないからです。受付の机がない以上、払ってもらう時点を開催の前に置くか、終わったあとに置くかを決めなければなりません。この記事では、その2つを分ける基準を、参加用のURLの扱い、録画の配り方、定員の有無から組み立て、どちらを選んだ場合でも取りこぼしと手間を小さくする段取りを整理します。
オンライン勉強会の参加費は、何の代金なのかを先に言葉にする
オンライン勉強会は、もともと無料で開かれることの多い催しです。仕事の終わった平日の夜に、同じ職種や同じ技術に関心のある人が集まり、登壇者も運営も手弁当で回している会が少なくありません。そうした会が参加費を取り始めるきっかけは、たいてい費用が表に出たときです。会議ツールの有料プランに切り替えた、登壇者に謝礼を払うことにした、録画を編集して配ることにした、といった事情です。
受け取り方を決める前に、参加費が何の代金なのかを一文で書いておくと、あとの判断がぶれません。たとえば「当日の講義に参加する権利」なのか、「当日の講義と、終了後2週間見られる録画」なのか、「会の運営を支える協力金」なのかで、払わなかった人をどう扱うかが変わります。
参加する権利の代金なら、払っていない人に入り口を渡さない運用が筋になります。協力金なら、払わなかった人を追いかける必要は薄く、払いやすい導線を用意することに力を割くほうが合います。録画を含む代金なら、当日に参加できなかった人にも同じ金額を求める理由が立ちます。
金額帯としては、数百円から数千円の範囲に収まる会が多く見られます。この金額の小ささが、受け取りの設計を難しくしています。1,000円の参加費のために振込の照合を1件ずつしていると、運営の手間が参加費に見合わなくなります。受け取り方は、金額の大きさと、主催者がかけられる時間の両方から決めることになります。
無料だった会を有料に切り替えるときに伝えること
これまで無料で開いてきた会が参加費を取り始めるときは、受け取り方を決めるのと同じくらい、切り替えの伝え方で参加者の反応が変わります。常連の参加者ほど、突然の有料化に戸惑います。
伝えるのは、何のために参加費を取るのか、いくらか、いつの回からか、の3点です。会議ツールの有料プランの費用に充てる、登壇者への謝礼に充てる、といった使い道を具体的に書くと、金額が小さくても納得を得やすくなります。切り替えの回は、告知から少なくとも1か月ほど先に置き、その間の回で口頭でも伝えておくと、申し込みの画面で初めて金額を見て驚く人が減ります。
学生や求職中の人など、参加費が負担になる人の扱いも、このときに決めておきます。無料の枠を残すのか、割り引くのか、区別しないのかです。枠を設けるなら、申し込みの画面で区分を選ばせ、区分ごとに送る案内を分けます。自己申告にするか、学生証などの確認をするかも、運営の手間と照らして決めます。確認をしないと決めたなら、それで構わないと割り切り、疑わしい申し込みに1件ずつ悩まない運用にします。
当日払いが成り立たない理由は、会場の受付がないこと
会場で開く勉強会の当日払いは、受付で名前を聞き、お金を受け取り、名簿に印を付けるという一連の動作が、参加者が部屋に入る前に済むから成り立っています。払わない人は部屋に入れず、払った人の記録は名簿に残ります。受け取りと入場の確認が、同じ場所で同時に行われているわけです。
オンラインの会では、この2つが分かれます。入場は会議ツールのURLを開いた瞬間に起き、支払いは決済サービスや送金アプリの画面で起きます。主催者は画面の参加者一覧を見ながら、決済の管理画面と見比べることになりますが、開始直後の数分間に数十人が一斉に入ってくる中で、それを1人ずつ確かめるのは現実的ではありません。
さらに、会議ツールの参加者一覧に出る名前は、参加者が自分で設定した表示名です。本名とは限らず、ニックネームや会社の略称、端末の名前のままになっている人もいます。支払いの記録に残る名前とは、そもそも一致しないことが多いのです。
このため、オンライン勉強会で「当日払い」と呼ばれているものは、実際には「開始の直前か、終わったあとに、決済のリンクや送金の案内を出して払ってもらう」形になります。入り口で止める手段がないので、払わない人が出ることを前提に組み立てるしかありません。この前提を受け入れられるかどうかが、当日払いを残すかどうかの最初の分かれ目です。
分ける基準1：参加用のURLを、払った人にだけ渡したいか
事前払いと当日払いを分ける最も分かりやすい基準は、参加用のURLを払った人にだけ渡したいかどうかです。
登壇者が有料で講義をしている、同業者向けに実務の具体的な事例を話す、資料に社外に出しにくい内容が含まれる、といった会では、払っていない人に入ってこられると困ります。この場合は、支払いが確認できた人にだけURLを送る事前払いが前提になります。URLを告知のページに直接載せる運用とは両立しません。
一方、会の目的が交流や情報共有で、多少払わない人が混じっても内容に影響がない会なら、URLは申し込んだ全員に送り、支払いは任意や後払いにする形でも回ります。参加者の顔ぶれが毎回ほぼ同じ小さな会では、払い忘れがあっても次の回に声をかければ済むことが多いものです。
注意したいのは、URLは簡単に転送できるという点です。事前払いにしても、払った人が同僚にURLを転送すれば、払っていない人が入れます。これを完全に防ぐことは難しいので、会議ツールの待機室の機能を使って開始前に入室者を確かめる、参加者ごとに別の登録リンクを発行できる機能があれば使う、といった手を重ねることになります。どこまで防ぐかは、払っていない人が入ったときの損失の大きさで決めます。数百円の会で待機室の確認に運営2人を張り付けるのは、手間のほうが大きくなります。
分ける基準2：録画を後から配るかどうか
2つ目の基準は、録画を配るかどうかです。オンライン勉強会の参加費の受け取りでは、この点が会場の勉強会との大きな違いになります。
録画を配る会では、当日の参加者だけでなく、当日は見られないが録画を見たい人からも参加費を受け取ることになります。こうした人は、開催日を過ぎてから申し込んでくることもあります。当日払いの仕組みしか持っていないと、この人たちから受け取る手段がありません。録画を配るなら、日付に関係なく払える事前払いの導線を用意しておく必要があります。
録画の配り方も、受け取り方と結び付けて決めます。録画の視聴用URLを、支払いが済んだ人の控えにだけ載せるのか、申し込んだ全員に送るのかです。前者なら、支払いの状態と送付の状態を同じ表で持っておかないと、払った人に送り忘れる事故が起きます。
当日は参加したが録画は要らない、という人と、録画だけほしいという人の料金を分けるかどうかも決めておきます。分けるなら、申し込みの画面で区分を選ばせ、区分ごとに金額と送るものを変えます。分けないなら、「当日の参加と、終了後の録画の視聴を含みます」と、代金に含まれるものをはっきり書きます。書いていないと、当日参加できなかった人から「録画だけなら半額にならないか」という問い合わせが来て、1件ずつ判断することになります。
分ける基準3：人数に上限を置く会かどうか
3つ目の基準は、人数に上限を置くかどうかです。会議ツールには参加できる人数の上限がありますが、それとは別に、会の運び方から上限が決まることがあります。少人数に分かれて話し合う時間を設ける会、登壇者が参加者全員の質問に答える会、手を動かす演習で運営が1人ずつ画面を見る会などです。
上限のある会では、申し込んだのに来ない人が出ると、その席が無駄になり、参加したかった人が入れません。会場の勉強会でも同じことは起きますが、オンラインの会は申し込みの手軽さのぶん、当日に来ない人の割合が高くなりやすいと言われています。仕事が長引いた、家の用事ができた、というだけで、連絡なく参加をやめる人が出ます。
席に限りがある会で当日払いにすると、申し込んだ人は何も失わないので、来ない人を減らす力が働きません。事前払いにすると、払ったぶん参加しようという気持ちが働き、来ない人が減る傾向があります。参加費を取る目的が費用の回収ではなく、席を確実に使ってもらうことにある場合でも、事前払いを選ぶ理由になります。
逆に、人数の上限を気にしなくてよい講義型の会で、来ない人が出ても困らないなら、事前払いにこだわる必要はありません。上限の有無は、受け取り方を決めるうえで、費用の話とは別に確かめておく項目です。
当日払いを残すなら、払う時点を終わったあとに置く
3つの基準のどれにも強く当てはまらない会、つまりURLが広まっても困らず、録画は配らず、人数の上限もない会なら、当日払いに当たる形を残す選択があります。その場合は、払う時点を開始前ではなく終わったあとに置くほうが、運営の負担が軽くなります。
開始前に払ってもらおうとすると、決済のリンクを案内し、支払いが済むのを待ち、確認してから始める、という流れになり、開始が遅れます。開始時刻を過ぎて入ってくる人も多いので、確認は講義の最中まで続きます。運営が1人しかいない会では、講義の進行と支払いの確認を同時にこなすことになり、どちらかがおろそかになります。
終わったあとに置く場合は、最後の数分で決済のリンクをチャットに貼り、同じ内容を参加者全員にメールでも送ります。チャットだけでは、終了と同時に退出した人に届きません。メールには、金額、支払い方法、期限、支払いの対象がこの回であることを書きます。期限は、記憶の新しいうちに払ってもらえるよう、3日から1週間程度にしておく会が多いようです。
この形を選ぶなら、払わなかった人を追いかけるかどうかも先に決めておきます。金額が小さいなら、1回だけ案内を送り、それ以上は追わない、と決めてしまうのも運営の判断です。追うなら、誰が、いつ、何回連絡するかを決め、支払いの状態を申し込みの表に書き戻す人を1人に決めます。
事前払いにするときの、URLの渡し方と送る時期
事前払いを選んだ場合に最も事故が起きやすいのは、URLをいつ、誰に送るかです。
支払いの完了と同時に届く控えのメールにURLを載せる形は、送り忘れが起きない点で優れています。ただし、開催の数週間前に払った人は、当日までにそのメールを見失います。開始の直前に「URLが分からない」という問い合わせが集中し、運営がその対応に追われます。控えにURLを載せる場合でも、前日か当日の昼に、改めてURLを送る案内を重ねておくと、この問い合わせが大きく減ります。
URLを前日にまとめて送る形なら、送る時点で支払いの状態を確かめてから宛先を作れます。払っていない人を宛先から外す作業が1回で済むので、支払いの確認とURLの送付が別々に走ることによる行き違いを防げます。そのかわり、前日の夕方以降に払った人には個別に送る必要があり、その対応を誰がするかを決めておきます。
どちらの形でも、URLの案内には、ほかの人に転送しないでほしいこと、会議ツールの表示名を申し込みの氏名にしてほしいことを書いておきます。表示名のお願いは、次に書く照合の手間を減らすためのものです。
表示名と申し込みの氏名が合わないときの照合
事前払いの会で待機室を使い、払った人だけを入れる運用にすると、開始前の数分間に、表示名と支払い済みの一覧を見比べる作業が発生します。ここで手が止まるのは、表示名が申し込みの氏名と違う人です。
よくあるのは、会社の端末から入った人の表示名が会社のアカウント名になっている場合、スマートフォンから入った人の表示名が端末の名前になっている場合、ローマ字や名字だけになっている場合です。支払いの記録に残る名前も、決済サービスに登録されている名前なので、申し込みのフォームに書いた名前と一致するとは限りません。
照合を早くするには、申し込みの時点で受付番号を発行し、表示名の先頭にその番号を付けてもらう方法があります。「012 山田」のように入ってもらえば、番号で支払い済みの一覧を引けます。番号を付けていない人は、待機室のチャットで申し込みのメールアドレスを聞いて確かめます。
照合にどこまで時間をかけるかも決めておきます。開始時刻を過ぎても確かめられない人が数人残るなら、いったん入れて講義を始め、終わったあとに支払いを確かめる、という線を引いておくと、開始が遅れて払った人に迷惑をかけることを避けられます。
会社の経費で参加する人の領収書と宛名
オンライン勉強会の参加者には、業務に役立つ内容だからと、会社の経費で参加費を精算する人が一定数います。こうした人からは、領収書の発行と、宛名を会社名にしてほしいという依頼が届きます。
事前払いで決済サービスを使っている場合、決済サービスが発行する支払いの明細で精算できる会社もあれば、主催者名の入った領収書を求める会社もあります。どちらを用意するかを申し込みの画面か控えのメールに書いておくと、1件ずつの問い合わせが減ります。宛名を会社名にするかどうかを申し込みの項目で聞いておけば、あとから宛名の確認をやり取りする手間も省けます。
当日払いや終了後の払いにしていると、領収書の依頼は支払いのあとにばらばらに届きます。発行したかどうかを表に記録していないと、二重に発行したり、発行を忘れたりします。領収書の列を1つ設け、依頼を受けた日と発行した日を書いておくだけで、この事故は防げます。
インボイスを求められた場合の扱いは、主催者が登録を受けた事業者かどうかで変わります。個人の有志で開いている会なのか、法人が主催している会なのかでも事情が違うため、自分たちの扱いは税務署や税理士に確かめてから、控えのメールや領収書に書く内容を決めてください。
繰り返し開く有料の勉強会は、事業者の取引として扱われることがある
有志で始めた勉強会でも、毎月のように有料で開き、申し込みをインターネットで受けていると、主催者が思っている以上に事業としての性格を帯びることがあります。インターネットで広告し、インターネットで申し込みを受ける取引については、特定商取引法の通信販売の規制が関わる場合があります。消費者庁の特定商取引法ガイドは、規制の対象となる事業者について次のように説明しています。
※１「販売業者又は役務提供事業者」とは、販売又は役務の提供を業として営む者を意味します。業として営むとは、営利の意思を持って、反復継続して取引を行うことをいいます。なお、営利の意思の有無については、その者の意思にかかわらず、客観的に判断されることとなります。上記要件に該当すれば、個人でも特定商取引法上の「販売業者又は役務提供事業者」となります。 出典: www.no-trouble.caa.go.jp
同じページでは、通信販売の広告に表示する事項として、役務の対価、代金の支払時期と方法、役務の提供時期、契約の申込みの撤回や解除に関する事項などが挙げられています。インターネットで申し込みを受ける場合には、申し込みの最終確認の画面に表示する事項についての説明もあります。
自分たちの勉強会がこれに当たるかどうかは、会の形や頻度、主催者の立場によって判断が分かれるため、ここでは断定しません。ただ、参加費の金額、払う時期と方法、取り消したときの扱い、録画を含むかどうかを、申し込みの画面に分かりやすく書いておくことは、当たるかどうかにかかわらず、問い合わせを減らす効果があります。判断に迷う場合は、ガイドの本文や所管の窓口、専門家に確かめてください。
個人間の送金サービスで受け取るときに確かめること
小さな勉強会では、決済サービスの契約をせずに、スマートフォンの送金アプリで参加費を受け取る運用も見られます。主催者にとっては始めやすく、参加者にとっても払いやすい手段です。
この形を選ぶなら、まず各サービスの規約で、催しの代金の受け取りに個人間の送金を使ってよいかを確かめます。個人どうしの立替や割り勘を想定したサービスでは、継続的な代金の受け取りに向かない場合があります。規約で認められた使い方かどうかは、運営者ではなくサービス側が決めることです。
次に、誰から受け取ったかを申し込みの行に結び付ける手段を決めます。送金アプリの履歴に残るのは、送った人のアカウント名です。申し込みの氏名と一致しないことが多いので、送金のメッセージ欄に受付番号を書いてもらうよう案内します。
また、主催者の個人のアカウントで受け取ると、運営のお金と私的なお金が同じ履歴に混ざります。運営が複数人の会で、会計を担当する人が交代するとき、履歴を引き継ぐことができません。回数を重ねる予定の会なら、運営のためのアカウントを分けるか、決済サービスでの受け取りに移ることを早めに考えておくほうが、後で困りません。
接続できなかった人、途中で落ちた人への返金
オンライン勉強会に特有の問い合わせが、「接続できなかったので返金してほしい」というものです。原因は、参加者の側の回線や端末、会社のネットワークで会議ツールが使えなかったこと、主催者の側の配信の不調など、さまざまです。
この問い合わせに1件ずつその場で判断していると、対応に一貫性がなくなります。申し込みの時点で、主催者側の不調で開催できなかった場合、参加者側の環境で接続できなかった場合、途中で退出した場合のそれぞれについて、返金するのか、録画の提供で代えるのかを書いておきます。
録画を配る会なら、接続できなかった人には録画を提供することで代える、と決めておくと、返金の手続きそのものが減ります。録画を配らない会でも、接続できなかった人にだけ録画を渡す運用は取れます。その場合は、誰に渡したかを表に残しておきます。
参加者側の環境の問題を減らすには、事前払いの控えか前日の案内で、使う会議ツールの名前と、事前に接続を試せるページがあればその案内を書いておきます。会社の端末では会議ツールが使えないことがあるので、「会社の端末から参加する場合は、事前に社内で使えるかを確かめてください」と一文添えておくと、当日の問い合わせが減ります。
返金するときは、決済サービスで受け取った場合は管理画面から払い戻し、振込や送金で受け取った場合は相手の口座やアカウントを確かめて送ります。どちらの場合も、返金した日と金額を申し込みの行に書き、状態を「返金済み」にしておきます。
回ごとの参加費と、通しの参加費を並べるとき
連続講座の形をとるオンライン勉強会では、1回ずつ申し込める参加費と、全回を通して申し込める参加費を並べることがあります。たとえば全6回の会で、1回1,000円、通しで5,000円、といった形です。
この形で起きやすいのは、通しで払った人と、回ごとに払った人を、同じ表で区別できなくなることです。通しの人は1回の支払いで6回分の参加権を持ち、回ごとの人は回のたびに支払いが発生します。1つの表に回ごとの行を並べると、通しの人の行が6つに増え、支払いの状態をどの行に書くのかが分からなくなります。
扱いやすいのは、申し込みの行と、各回の参加の記録を分けて持つ形です。申し込みの行には区分（通しか回ごとか）と支払いの状態を持たせ、各回の参加は別の表か列で記録します。URLを送るときは、その回に参加権を持つ人を、区分と支払いの状態から絞り込みます。
途中の回から通しに切り替えたい、という依頼も来ます。差額で受け付けるのか、切り替えは受け付けないのかを先に決めておかないと、1件ずつ計算することになります。受け付けるなら、切り替えた日と差額を行に書き残します。
運営が複数人のときの、受け取る口座と記録の持ち方
有志のオンライン勉強会は、運営が数人で分担していることが多く、受け取りの記録がそれぞれの手元に散らばりやすい形です。申し込みの受付は1人目、決済の管理画面を見るのは2人目、当日の待機室の対応は3人目、という分担では、誰が何を確かめたのかが共有されません。
最低限決めておきたいのは、支払いの状態を書き戻す場所を1つにすることです。決済サービスの管理画面は、見られる人が限られることが多く、運営全員が見られるとは限りません。支払いが確認できたら、申し込みの表の状態の列を書き換える、と決め、書き換える人を1人に絞ります。
受け取る口座やアカウントは、特定の運営者の個人名義にしないことが望ましいものの、有志の会では難しい場合もあります。個人名義で受け取るなら、その人が会計の担当を降りるときに、未返金の件や領収書の発行状況を引き継げるよう、表に記録を残しておきます。
運営の間でお金の流れを見せる範囲も決めます。参加費の総額や件数は全員で共有してよくても、誰がいくら払ったか、誰に返金したかは、会計の担当だけが見られる形にしておくほうが、参加者の情報の扱いとしても安心です。
受け取り方を見直すときに、道具で比べるところ
オンライン勉強会の参加費の受け取りで、道具に任せやすいのは、申し込みと同時に決済を済ませること、支払いが済んだ人に控えを送ること、受付番号を振ることです。任せにくいのは、会議ツールの表示名と申し込みを結び付けること、録画を送ったかどうかを記録すること、接続できなかった人への対応を1件ずつ残すことです。
いまの形で足りるのは、参加者が数十人以内で、運営が1人か2人、支払いの確認と送付を同じ人が担っている場合です。表計算ソフトに状態の列と送付の列を足せば、取りこぼしは防げます。連続講座で区分が増えた、録画を後から申し込む人が出てきた、運営が交代制になった、といった状況になると、表と受信箱と決済の管理画面の間で情報が抜けやすくなります。
無料のフォームで申し込みを受けているなら、Googleフォームとの比較で、回答をスプレッドシートに集める範囲と、1件ずつに状態や担当を持たせる範囲の違いを確かめられます。組織でMicrosoftの環境を使っている会はMicrosoft Formsとの比較、自分たちのWordPressのサイトで告知と申し込みを受けている会はContact Form 7との比較が、届いたあとの扱いを考える材料になります。
催しの申し込みを受けてから当日までの流れはイベントの申し込みに、同じ人が複数回にわたって受講する形は講座の受講申し込みに、それぞれの場面での使われ方がまとめられています。申し込みごとに状態と担当者を持たせ、送った連絡を同じ画面に残す機能はできることで、画面の動きは動くところを見るで見られます。
オンライン勉強会の受け取りを軽くするのは、決済の手段の数ではなく、支払い、URLの送付、録画の送付、返金が申し込みの1件ごとに並んで見えるかどうか、つまり送信されたあとの道具がそろっているかどうかです。費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にまとまっています。
Q1. オンライン勉強会の参加費は、事前払いと当日払いのどちらにすべきですか？
払っていない人に参加用のURLを渡したくない会、録画を後から配る会、人数に上限がある会は、事前払いが合います。URLが広まっても困らず、録画を配らず、人数も気にしない交流型の会なら、終わったあとに決済のリンクを案内する形でも回ります。どちらにするかは、払わない人が入ったときの損失の大きさで決めます。
Q2. 事前払いにしたら、参加用のURLはいつ送ればよいですか？
支払いの控えにURLを載せたうえで、前日か当日の昼に改めて送る形が、送り忘れと見失いの両方を防げます。前日にまとめて送る場合は、送る直前に支払いの状態を確かめて宛先を作り、それ以降に払った人には個別に送ります。案内には、転送しないでほしいことと、表示名を申し込みの氏名にしてほしいことを書いておきます。
Q3. 接続できなかった参加者から返金を求められたら、どうすればよいですか？
申し込みの時点で、主催者側の不調、参加者側の環境、途中退出のそれぞれについて扱いを書いておき、それに沿って対応します。録画を用意できるなら、録画の提供で代えると決めておくと返金の手続きが減ります。返金や録画の提供をしたときは、日付と内容を申し込みの行に残し、同じ人への対応が重ならないようにします。
Q4. スマートフォンの送金アプリで参加費を受け取っても問題ありませんか？
使ってよいかどうかは、各サービスの規約で決まります。個人どうしの立替を想定したサービスでは、催しの代金の継続的な受け取りに向かない場合があるため、先に規約を確かめてください。使う場合は、送金のメッセージ欄に受付番号を書いてもらい、誰の支払いかを申し込みの行に結び付けられるようにしておきます。