オンライン勉強会の申し込みを数えようとすると、同じ回について運営の中で違う数字が飛び交います。告知サービスの画面では85件、会議ツールの参加の記録では61件、終わりの挨拶のときに画面にいたのは40人ほど、といった具合です。どれも間違いではなく、数えている対象が違うだけです。この記事では、画面越しの会で生まれる数字を呼び分け、連続講座の回ごとに、初参加か常連かといった区分ごとに数える表の形と、その数字を次の判断にどうつなげるかを整理します。
オンライン勉強会の「何人来たか」が、人によって違う数字になる
会場で開く勉強会なら、「何人来たか」は受付で印を付けた人数でほぼ決まります。部屋に入った人は受付を通っているので、来た人数と受付の人数が一致します。
オンライン勉強会では、この一致が崩れます。申し込んだ人と、実際に接続した人と、最後まで画面の前にいた人が、それぞれ別の数字になります。しかも、接続した人の数は、会議ツールの記録の上では「接続の回数」で残るため、途中で回線が切れて入り直した人は2回と数えられます。
運営の中で数字が食い違うと、判断もぶれます。登壇者に「85人の前で話していただきました」と伝えたあとで、会議ツールの記録を見た別の運営が「実際は60人くらいだった」と言えば、登壇者は戸惑います。次の回で有料の会議ツールのプランに切り替えるかどうかを決めるとき、申し込みの数を見るか、同時に接続していた数を見るかで、結論が変わります。
オンライン勉強会の参加者は、仕事が長引けば接続しない、家の用事ができれば途中で抜ける、という形で出入りします。会場まで足を運ぶ手間がないぶん、申し込みと参加の差は、会場の会より大きくなりやすいと言われています。この差を前提に、数字を分けて持つことが、数える作業の出発点になります。
数える対象を5つに分けて、呼び方をそろえる
最初に、運営の中で数字の呼び方をそろえます。オンライン勉強会で使う数字は、次の5つに分けておくと混乱しません。
1つ目は「申し込み数」です。申し込みのフォームや告知サービスで受け付けた件数から、取り消しと重複を除いたものです。
2つ目は「確定数」です。参加費を取る会なら支払いが済んだ件数、無料の会なら前日の確認に返事をした件数など、会ごとに条件を決めて数えます。無料で確認も取らない会では、申し込み数と同じになります。
3つ目は「接続人数」です。会議ツールの記録から、同じ人の重複を除いて、一度でも接続した人の数です。
4つ目は「完走人数」です。終了の時点、または講義の終わりの時点で接続していた人の数です。
5つ目は「録画視聴数」です。録画を配る会で、視聴用のURLを案内した件数か、視聴の記録が取れるなら実際に視聴した件数です。
呼び方を決めたら、運営の中で数字を伝えるときは必ず呼び方を付けて伝える、と約束します。「今回は70」ではなく「今回は申し込み70、接続52」と言うだけで、食い違いの大半はなくなります。登壇者や外部に伝える数字も、どの呼び方の数字を出すかを決めておきます。
1件の申し込みに1人が原則、1つの画面を複数人で見る場合
オンライン勉強会の数え方で、会場の会にはない悩みが、1つの接続を複数人で見る参加です。
会社の会議室で、チームの5人が1台の大きな画面を囲んで見る、学校の教室で先生が生徒と一緒に見る、といった参加がこれに当たります。申し込みは代表の1人だけ、接続も1つだけですが、実際に講義を聞いているのは5人です。
この参加を数に入れるかどうかは、数字を何に使うかで決めます。登壇者に講義が届いた範囲を伝えたいなら、実際に聞いた人の数を知りたくなります。会議ツールの人数の上限を気にするなら、接続の数だけを見れば足ります。参加費を1人ずつ取る会なら、複数人での視聴を認めるかどうか自体を決める必要があります。
数に入れたいなら、申し込みのフォームに「一緒に視聴する人数」の欄を置きます。この欄の合計を「視聴見込み人数」として、申し込み数とは別の列で持ちます。申し込み数に足してしまうと、接続人数との比が崩れ、次の回の見込みに使えなくなります。
複数人で見る参加を認めない会では、フォームや案内に「お一人ずつお申し込みください」と書いておきます。書いていない会で、あとから人数分の参加費を求めると、参加者との間で揉めます。
連続講座では、申し込みの表と回ごとの表を分ける
全5回や全8回といった連続講座のオンライン勉強会では、申し込みの単位と、参加の単位がずれます。全回を通して申し込む人と、特定の回だけ申し込む人が混じるからです。
1つの表に「第1回」「第2回」と列を並べ、参加する回に印を付ける形は、回数が少ないうちは回ります。回数が増えると列が横に伸び、途中の回から申し込んだ人や、ある回だけ取り消した人の扱いで表が崩れます。
数えやすいのは、申し込みの表と、回ごとの参加の表を分ける形です。申し込みの表には、1人1行で、氏名、連絡先、区分、全回か単発か、を持たせます。回ごとの参加の表には、1回の参加につき1行で、申し込みの番号、回の番号、確定したか、接続したか、完走したか、を持たせます。
この形にすると、「第3回の申し込み数」は回ごとの表で回の番号が3の行を数えれば出ます。「全回を通して申し込んだ人のうち、第3回に接続した人」も、2つの表を番号でつなげば出せます。表計算ソフトでも、2つのシートと番号の列があれば実現できます。
連続講座では、回を追うごとに接続人数が減っていくのが普通です。回ごとの表があれば、何回目で大きく減ったかが分かり、その回の時間帯や内容を見直す手がかりになります。
区分は、判断に使うものだけを置く
区分ごとに数えたいとき、フォームに設問を増やしたくなりますが、区分は判断に使うものだけに絞ります。オンライン勉強会で判断に使いやすい区分は、次のようなものです。
最も役に立つのは、初めての参加か、以前にも参加したことがあるかの区分です。有志の勉強会は、常連の参加者に支えられている一方、新しい人が入ってこなければ、いずれ先細りします。回ごとに初参加の人の割合を数えておくと、告知が新しい層に届いているかが分かります。初参加の割合が回を追うごとに下がっているなら、告知の経路を変える時期です。
次に役立つのは、当日参加か、録画のみの視聴かの区分です。これは後の節で詳しく書きます。
職種や経験年数の区分は、テーマ選びや、少人数に分かれる時間のグループ分けに使うなら置きます。使う予定がないなら置きません。数えるためだけに聞いた区分は、名簿に余計な情報を増やすだけです。
オンラインの会は、住んでいる地域を問わず参加できるため、地域の区分を置く会もあります。地方の参加者が増えているなら、開く時間帯を見直す、地域ごとの会を別に開く、といった判断に使えます。海外から参加する人がいる会では、時差の関係で参加しやすい時間帯が違うので、地域と時間帯の希望を合わせて聞く意味があります。
仕事用と個人用のアドレスで、2回申し込む人
オンライン勉強会の申し込み数を膨らませる原因の1つが、同じ人による二重の申し込みです。会場の会でも起きますが、オンラインの会では、仕事用と個人用の2つのメールアドレスを持つ人が、それぞれから申し込むことがよくあります。
きっかけは、最初に申し込んだアドレスに控えのメールが届かなかった、どちらのアドレスで申し込んだか忘れた、会社の端末では会議ツールが使えないので個人のアドレスで取り直した、といったものです。アドレスが違うので、メールアドレスの重複を見るだけでは見つかりません。
見つけるには、氏名の表記をそろえてから重複を探します。全角と半角の空白、姓と名の間の空白の有無をそろえたうえで、同じ氏名の行を並べます。同じ氏名で所属も同じなら、二重の申し込みの可能性が高いので、どちらのアドレスに案内を送ればよいかを本人に確かめます。
同姓同名の別人である可能性もあるので、確かめずに片方を消すことはしません。確かめた結果、二重だった行は、消すのではなく「重複」の状態にして数から外します。行を消すと、本人から「前に申し込んだはずだ」と言われたときに、経緯が分からなくなります。
運営が動作の確認のために送った試しの申し込みも、申し込み数に紛れ込みます。試しの送信には、氏名の欄に「テスト」と入れる、運営の決まったアドレスを使う、と決めておき、数えるときに外します。
接続の記録から、実際に参加した人数を数える
接続人数と完走人数は、会議ツールの参加の記録から数えます。ツールや契約の種類によって、出力できる記録の中身や形式は違うので、自分たちのツールで何が取れるかを一度確かめておきます。
記録から人数を数えるときに注意したいのは、1人が複数の行になっていることです。途中で回線が切れて入り直した人、パソコンとスマートフォンの両方から入った人、待機室から一度出されてまた入った人は、それぞれ複数の行になります。行の数をそのまま数えると、接続人数が実際より多くなります。
重複を除く手がかりは、メールアドレスと表示名です。事前登録を使う会なら、登録したメールアドレスで同じ人をまとめられます。登録を使わない会では、表示名で合わせるしかありませんが、同じ人が端末ごとに違う表示名になっていることもあるので、完全には合いません。表示名の先頭に受付番号を付けてもらう運用にしておくと、ここでの突き合わせが大きく楽になります。
完走人数は、講義の終了時刻に接続していた人の数です。記録に退出の時刻が残っていれば、その時刻より後に退出した人を数えます。記録が取れない場合は、終わりの挨拶のときに参加者の一覧の人数を控えておくだけでも、回ごとの比較には使えます。数え方を毎回同じにしておくことが、数字の精度より大切です。
数分だけのぞいた人を、接続人数に入れるか
接続の記録を見ると、開始から3分で退出した人、終了の10分前に入ってきた人など、ごく短い時間だけ接続していた人が必ずいます。オンライン勉強会では、仕事の合間に様子を見に入る、URLが正しいかを確かめるために一度だけ開く、といった接続が起きるからです。
こうした接続を接続人数に入れるかどうかで、数字は数人から十数人ほど変わります。どちらが正しいということはありませんが、回によって入れたり外したりすると、回ごとの比較ができなくなります。
扱いやすいのは、接続時間の下限を決めて、それより短い接続は「短時間の接続」として別に数える方法です。たとえば講義が90分の会なら、合計の接続時間が15分に満たない人は接続人数から外し、短時間の接続として件数だけ控えます。途中で入り直した人は、複数の行の接続時間を足してから判定します。
短時間の接続が多い回は、開始の時刻が参加者の生活に合っていない、冒頭の数分で内容が期待と違うと判断された、URLの案内が分かりにくかった、といった原因が考えられます。件数を控えておけば、この手がかりを失いません。
接続しなかった人の理由を、数字に添える
申し込み数と接続人数の差を見て、「今回は来ない人が多かった」で終わらせると、次の回で手を打てません。接続しなかった人の理由が分かれば、数字の意味が変わります。
理由を聞くには、録画の案内やお礼のメールに、接続しなかった人向けの短い設問を1つだけ添えます。「当日参加できなかった理由に近いものを選んでください」として、「仕事や用事が入った」「開催日を忘れていた」「URLが見つからなかった」「接続がうまくいかなかった」「録画で見るつもりだった」の中から選んでもらいます。
「開催日を忘れていた」「URLが見つからなかった」が多いなら、前日や当日の案内の送り方を見直す余地があります。「接続がうまくいかなかった」が多いなら、使っている会議ツールや、事前の接続確認の案内を見直します。「録画で見るつもりだった」が多いなら、当日参加と録画のみの区分を申し込みの時点で選んでもらう形に変えると、当日の申し込み数と接続人数の差が縮まります。
答えの件数は、回ごとの数字の記録に、理由ごとの件数として加えておきます。理由の答えは個人を特定しない形で残せるので、名簿を消したあとも回をまたいで比べられます。
開催前の数字は、決まった時刻に1回だけ見る
申し込みの受け付けを始めると、運営は申し込みの数が気になり、1日に何度も告知サービスの画面を開きます。数字を見るたびに運営のチャットに流していると、「さっきは42だったのに、いまは41」と、取り消し1件の増減で議論が起き、運営の時間が削られます。
開催前の数字は、毎日決まった時刻に1回だけ確認し、その時刻の申し込み数と確定数を運営の中で共有する、と決めます。日ごとの数字を並べておけば、告知のあとにどれくらい伸びたか、伸びが止まった時期はいつか、が回ごとに見えてきます。
あわせて、数字を見て手を打つ線を先に決めておきます。「開催の1週間前の時点で申し込みが20件に届いていなければ、前回の参加者にもう一度案内を送る」といった形です。線が決まっていれば、数字を見るたびに何をするか議論する必要がありません。
録画の申し込みは、当日の数とは別の列で数える
録画を配るオンライン勉強会では、当日は参加できないが録画を見たい、という申し込みが一定数入ります。この申し込みを当日の申し込み数に混ぜると、接続人数との比が実際より悪く見えます。
申し込みのフォームで、「当日参加する」「録画のみで視聴する」を選んでもらい、区分ごとに数えます。当日参加を選んだ人の申し込み数と接続人数を比べれば、当日参加の予定だった人がどれくらい接続したかが分かります。
当日参加を選んだのに接続しなかった人にも、録画を案内する会は多いものです。この人たちは、当日参加の申し込み数には入り、接続人数には入らず、録画視聴数には入ります。回ごとの参加の表に、接続したかどうかの列と、録画を案内したかどうかの列を別々に持っておくと、この流れを1行で追えます。
録画のみの申し込みは、開催日を過ぎてから入ってくることもあります。何日まで受け付けるかを決め、その期日で録画視聴数を締めます。締めないと、回ごとの数字がいつまでも確定しません。
開始直前と開催後の申し込みの扱い
オンライン勉強会は、開始の数分前まで申し込みを受け付けられるのが利点です。仕事が早く終わった人が、始まる直前に申し込んで接続する、ということが普通に起きます。
数える側から見ると、開始直前の申し込みは、URLの送付や確認の手順を経ていないため、確定数の条件を満たさないまま接続人数に入ることがあります。無料の会で確定の手順を取っていないならそのまま数えればよいのですが、参加費を取る会では、支払いの確認が終わっていない人が接続人数に入ります。
扱いを分けるには、数字を固める時点を決めておきます。たとえば「前日の18時時点の申し込み数」を事前の見込みに使う数字として固め、それ以降の申し込みは「直前申し込み」として別に数えます。当日の申し込み数は、会の終了時点で締めます。
開催後に入る申し込みは、録画のみの申し込みか、次の回の申し込みの取り違えです。取り違えは、告知サービスで過去の回のページが残っていると起きます。終わった回の申し込みの受け付けは、終了と同時に止めておきます。
経路を数えて、告知の手を決める
オンライン勉強会の告知は、告知サービス、SNS、コミュニティのチャット、前回の参加者へのメール、登壇者自身の発信など、いくつもの経路で行われます。どこから申し込みが来ているかを数えておくと、限られた運営の時間をどの告知に割くかを決められます。
経路の数え方は2つあります。1つは、フォームに「この勉強会を何で知りましたか」という選択式の設問を置く方法です。もう1つは、経路ごとに申し込みのURLに目印の文字列を付け、どのURLから申し込まれたかを記録する方法です。前者は参加者の記憶に頼るので不正確になりやすく、後者は目印を付け忘れた経路が数えられません。どちらか一方に決め、毎回同じ方法で数えます。
経路は、初参加か常連かの区分と組み合わせて見ると、意味がはっきりします。前回の参加者へのメールからの申し込みは、ほとんどが常連です。新しい人を呼べている経路はどれかを知りたいなら、初参加の人に絞って経路を数えます。
登壇者自身の発信からの申し込みが多い回は、その登壇者に関心のある人が集まっているので、次の回に同じ数字を期待すると外れます。回ごとの数字を比べるときは、登壇者の発信による上乗せを分けて見ます。
過去の回から、申し込みと参加の比を自分たちで持つ
回ごとに申し込み数と接続人数を記録していくと、自分たちの会で、申し込んだ人のうちどれくらいが接続するかの比が見えてきます。この比は、会のテーマ、開く時間帯、有料か無料か、前日の案内を送っているかによって大きく変わるので、一般的な数字を借りるより、自分たちの記録から持つほうが役に立ちます。
比が分かると、申し込み数から当日の接続人数を見込めます。無料の会で比が60%程度なら、申し込みが100件あっても、同時に接続するのは60人前後と見込めます。会議ツールの人数の上限に近いかどうか、少人数に分かれる時間のグループをいくつ用意するか、手伝いの運営を何人置くかを、この見込みから決めます。
比は、無料の回と有料の回、平日の夜の回と休日の回、というように条件を分けて持ちます。条件を混ぜた平均は、どの回にも当てはまりません。記録が3回分ほど溜まるまでは、見込みには幅を持たせて使います。
完走人数と接続人数の比も記録しておくと、講義の長さや内容の見直しに使えます。完走の比が特定の回だけ低いなら、その回の時間の長さか、途中の構成に原因があった可能性があります。
数を登壇者や共催の相手に伝えるときは、表を渡さない
オンライン勉強会では、登壇者に参加者の数を伝える、共催のコミュニティや協力企業に報告する、といった場面があります。このとき、手っ取り早く申し込みの表そのものを共有してしまうと、数字だけを伝えたかったのに、参加者の氏名や連絡先まで渡すことになります。
表を共有するのではなく、必要な数字を抜き出して伝えます。個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データの安全管理のために講じる措置のうち、技術的な措置の例として次のものを挙げています。
（技術的安全管理措置） 事例1）アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定 出典: www.ppc.go.jp
数を伝えたい相手に表の閲覧権を与えるのは、この考え方とは逆の方向です。有志の勉強会の運営がどの程度の措置を求められるかは会の形によって異なるため、ここでは断定しませんが、数字を知るだけでよい相手には数字だけを渡す、という線は、どの会でも引けます。自分たちの扱いに迷う場合は、委員会の資料を確かめてください。
伝える数字の形も工夫します。区分を細かく切ると、少人数の会では1人しかいない区分が出てきます。「海外から参加、経験10年以上」が1人だけなら、その数字から誰のことか分かってしまう場合があります。外部に出す数字は、区分を粗くして、人数の少ない区分は「その他」にまとめてから伝えます。
回ごとの数字を、1行にまとめて残す
回が終わったら、その回の数字を1行にまとめて、回をまたいだ記録の表に書き込みます。申し込みの表や参加の表は、名簿として決めた時点で消すものですが、数字の記録は個人の情報を含まないので、回をまたいで残せます。
1行に持たせるのは、回の番号、開催日、曜日と時間帯、テーマ、有料か無料か、申し込み数、確定数、接続人数、完走人数、録画視聴数、初参加の人数、主な経路です。区分ごとの人数も、判断に使う区分だけを加えます。
この表があると、名簿を消したあとでも、会の推移を振り返れます。運営が交代しても、次の運営が過去の回の数字を見て、時間帯やテーマを決められます。
記録を書き込む人と時期も決めます。録画の視聴の受け付けを締めた日に、会計の担当が書き込む、といった形です。書き込みが回をまたいで溜まると、あとから数え直すことになり、その頃には元の表が消えていて数え直せない、ということが起きます。
数える道具を見直すときに比べるところ
オンライン勉強会の申し込みを数える作業のうち、道具に任せやすいのは、申し込みを1か所に集めること、取り消しや重複を状態として持つこと、区分ごとに件数を出すことです。任せにくいのは、会議ツールの接続の記録と申し込みを突き合わせること、1つの画面を複数人で見る参加を数えること、回をまたいだ推移を残すことです。
いまの形で足りるのは、単発の会で、申し込みが数十件以内、区分も当日参加か録画のみかの1つ程度という場合です。連続講座で回ごとの数字が要る、初参加の割合を追いたい、共催の相手に定期的に報告する、といった状況になると、表計算ソフトのシートが増え、数字を出すたびに数え直す手間が出ます。
無料のフォームで申し込みを受けているなら、Googleフォームとの比較で、回答を表に集めて数える形と、申し込みの1件ごとに状態を持たせる形の違いを確かめられます。職場のMicrosoftの環境で運営している会はMicrosoft Formsとの比較、自分たちのWordPressのサイトで申し込みを受けている会はContact Form 7との比較が、数える作業の置き場所を考える材料になります。
単発の催しの申し込みの流れはイベントの申し込みに、同じ人が複数回にわたって受講する形は講座の受講申し込みにまとまっています。申し込みを1件ごとに状態付きで持ち、取り消しや重複を消さずに扱える機能はできることで、画面の動きは動くところを見るで見られます。
数字が食い違わない会に共通するのは、集計の工夫より、取り消しや重複や確定の状態が申し込みの1件ごとに残っていること、つまり送信されたあとの道具がそろっていることです。費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にまとまっています。
Q1. オンライン勉強会の参加人数は、申し込み数と接続人数のどちらで伝えればよいですか？
使い道によって分けます。会の関心の広さを伝えるなら申し込み数、実際に講義を聞いた人数を伝えるなら重複を除いた接続人数が合います。どちらを伝える場合も、「申し込み70、接続52」のように呼び方を付けて伝えると、運営の中や登壇者との間で数字が食い違いません。
Q2. 会議ツールの参加の記録で、同じ人が何行も出てきます。どう数えればよいですか？
回線が切れて入り直した人や、複数の端末から入った人は、複数の行になります。事前登録を使う会ならメールアドレスで、使わない会なら表示名でまとめます。表示名の先頭に受付番号を付けてもらう運用にしておくと、突き合わせが確実になります。数え方を毎回同じにしておけば、回ごとの比較にも使えます。
Q3. 会議室から複数人で見ている参加は、人数に入れるべきですか？
数字を何に使うかで決めます。登壇者に講義が届いた範囲を伝えたいなら、フォームに一緒に視聴する人数の欄を置き、申し込み数とは別の列で数えます。会議ツールの人数の上限を気にするだけなら、接続の数で足ります。参加費を1人ずつ取る会では、複数人での視聴を認めるかどうかを案内に書いておきます。
Q4. 連続講座の申し込みは、どういう表で数えればよいですか？
1人1行の申し込みの表と、1回の参加につき1行の回ごとの表に分けるのが扱いやすい形です。回ごとの表には、申し込みの番号、回の番号、確定したか、接続したか、完走したかを持たせます。2つの表を番号でつなげば、回ごとの申し込み数や、全回申し込んだ人のうち各回に接続した人数を出せます。