オンライン勉強会の申し込みフォームで聞くことは、会場を借りる催しの項目をそのまま写すと、要らない欄が残り、要る欄が抜けます。 会場がない勉強会では、座席も弁当も名札も用意しません。 その代わりに、参加用のURLを確実に届けること、入室してきた人が誰なのかを見分けること、録画や発言にどう関わってもらうかを決めることが、受付の中心になります。 この記事では、主催する側が申し込みのあとに実際に使う情報から逆算して、フォームに置く項目と、置かなくてよい項目、答える人が迷わない並べ方を整理します。
会場のない勉強会の申し込みで、主催者が困るところ
オンライン勉強会の主催者は、本業のかたわら有志で運営していることが多い立場です。 社内の有志が開く技術勉強会、同じ職種の人が集まる業界の勉強会、資格の学習仲間で続けている読書会など、形はさまざまですが、受付を1人か2人で回している点はよく似ています。
会場型の催しでは、申し込みの情報は当日の受付台で名簿として使われます。 オンラインでは、その名簿を照らし合わせる場所が会議ツールの参加者一覧に移ります。 ここで最初につまずくのが名前です。 申し込みでは本名を書いてもらったのに、入室してきた人の表示名は「iPhone」やローマ字のあだ名になっていて、誰が申し込み済みなのか判断できない。 勉強会の主催者からは、この話が非常によく出ます。
2つ目は連絡先です。 参加用のURLはメールで送ることがほとんどなので、メールアドレスの打ち間違いは、そのまま「URLが届かない」という当日の問い合わせになります。 会社のアドレスで申し込んだ人の場合、社内の迷惑メールの仕分けに入って読まれないこともあります。
3つ目は、勉強会の中身に関わる項目の置き場所です。 事前の質問、話したいテーマ、自分の習熟度、登壇してみたいかどうか。 聞きたいことは次々に出てきますが、全部を必須にすると、無料で気軽に参加しようとしていた人が途中でフォームを閉じます。 申し込みが軽い催しほど、項目の多さがそのまま離脱につながります。
申し込みから終了までの連絡を並べて、項目を決める
項目を決める前に、申し込みから勉強会が終わるまでに、主催側が申込者に何を送るのかを時系列で書き出します。 オンライン勉強会なら、たいてい次のような流れになります。
・申し込み直後に、受け付けたことを知らせる控えのメール ・開催の数日前か前日に、参加用URLと当日の進め方を知らせる案内 ・当日、開始の少し前に入室を受け付け、名簿と照らし合わせる ・勉強会のあとに、資料や録画の置き場所とアンケートを送る ・次回の開催が決まったら、前回の参加者に知らせる
この一覧を見ると、どの連絡にもメールアドレスが使われ、当日の照合には表示名が使われることが分かります。 資料や録画を送るなら、送ってよいかどうかの確認も必要になります。 次回の案内を送るつもりがあるなら、その使い道を申し込みの時点で伝えておかなければなりません。
逆に、この流れのどこにも出てこない項目は、聞いても使いません。 住所はどの連絡にも出てこないので、郵送で教材を送る企画でない限り要りません。 電話番号も、当日に電話で連絡を取る運用をしていないなら使う場面がありません。 項目を増やしたくなったときは、この一覧のどこでその情報を使うのかを書けるかどうかで判断すると、迷いが減ります。
必ず聞く2つ：メールアドレスと、入室するときの名前
どのオンライン勉強会でも外せないのは、メールアドレスと、当日に表示される名前の2つです。
メールアドレスは、打ち間違いを減らす工夫をしておきます。 確認のためにもう一度入力してもらう欄を置く方法もありますが、答える側の手間が増えるので、控えのメールがすぐ届くかどうかで本人に気付いてもらうほうが負担は軽くなります。 控えのメールの冒頭に「このメールが届いていれば、参加用URLも同じアドレスに届きます」と書いておくと、届かなかった人が早めに連絡をくれます。
名前の欄は、会場型の催しとは聞き方を変えます。 氏名を1つだけ聞くのではなく、「当日の会議ツールで表示する名前」を別に聞くのが、オンライン勉強会ならではの工夫です。 氏名の欄は、社内勉強会のように本名での参加が前提なら必須にし、公開のコミュニティ勉強会のようにハンドルネームでの参加を認めるなら任意にします。 表示名の欄の説明には「当日、この名前で入室してください。名簿との照合に使います」と書いておくと、答える人は何のための欄なのかが分かり、当日の表示名もそろいやすくなります。
この2つがあれば、URLを届けることと、入ってきた人を見分けることはできます。 ほかの項目は、ここから先の判断で足していきます。
所属と職種は、聞く理由を書けるときだけ
勉強会の主催者がつい足したくなるのが、会社名、部署、職種、経験年数といった所属の項目です。 これらは、聞く理由を申し込み画面に書けるときだけ置きます。
社内勉強会なら、部署を聞く理由ははっきりしています。 部署ごとの参加状況を報告する必要があったり、特定の部署向けに内容を調整したりするからです。 この場合も、社員名簿から分かる情報を重ねて聞く必要はなく、選択式で部署を選んでもらえば足ります。
公開の勉強会で会社名を必須にすると、所属を明かしたくない人が申し込みをやめます。 転職を考えている人、副業として参加している人、競合他社の人など、名前を出しにくい事情はいろいろあります。 会社名は任意にし、「懇親の時間に名前を表示してよい場合だけ記入してください」のように、書いた場合の使われ方を添えます。
職種や経験年数は、内容の水準を合わせるために聞くことが多い項目です。 この目的なら、自由記述ではなく「これから学び始める」「業務で使い始めた」「人に教えられる」のような3択から4択の選択式にすると、答える人は数秒で選べ、主催側も集計しやすくなります。 経験年数を数字で書かせると、同じ3年でも中身がばらばらで、水準を合わせる材料になりません。
視聴だけか、話す場に入るかを聞く
オンライン勉強会の申し込みで、会場型の催しにない大事な項目が、参加の形です。 講師の話を聞くだけで帰りたい人と、少人数に分かれて話し合う時間にも入りたい人とでは、主催側の準備が変わります。
少人数の話し合いを会議ツールの小部屋に分けて行う場合、何人が入るかで部屋の数と進行役の人数が決まります。 視聴だけの人を小部屋に割り振ってしまうと、カメラもマイクも切ったまま無言の部屋ができ、話したくて参加した人の時間が失われます。
聞き方は、次のような選択式が答えやすくなります。
・話を聞くだけ（カメラとマイクは切ったままで構いません） ・話し合いの時間にも参加する（マイクで発言します。カメラは任意です） ・当日決めたい
「当日決めたい」を置くかどうかは、小部屋の数を事前に決める必要があるかどうかで判断します。 進行役が足りない勉強会では、この選択肢を外し、事前に決めてもらったほうが当日の段取りが崩れません。
カメラをつけるかどうかを必須で聞くのは避けます。 自宅から参加する人にとって、映る背景や家族の出入りは申し込みの時点で約束しにくいことだからです。 話し合いにカメラが要るなら、フォームで聞くより、勉強会の説明文に「話し合いの時間はできればカメラをつけてください」と書いておくほうが角が立ちません。
この項目の答えは、当日の段取りにそのまま使います。 話し合いに入ると答えた人の数を、1部屋に入れたい人数で割れば、必要な部屋の数と進行役の数が出ます。 たとえば1部屋を4人から5人にすると決めた場合、話し合いに入る人が20人なら部屋は4つか5つです。 進行役が足りないと分かった時点で、常連の参加者に進行を頼むか、話し合いに入れる人数を絞るかを、開催の前に決められます。
録画と公開の扱いは、聞くより先に知らせる
オンライン勉強会は録画しやすいぶん、録画をどう扱うかを申し込みの時点で知らせておかないと、あとで揉めます。 録画を参加者に配るのか、あとから誰でも見られる場所に公開するのか、講師の話だけを残して質疑や話し合いの部分は切るのか。 これは項目として聞く前に、申し込み画面の説明として書いておくことです。
そのうえで、参加者が映り込む可能性がある場合だけ、確認の項目を置きます。 たとえば「質疑の時間に発言した場合、声と表示名が録画に残ります。公開する録画からは質疑を切り取ります」と説明し、それに同意したうえで申し込んでもらう形です。 チャット欄の書き込みも、会議ツールの設定によっては録画や保存されたログに名前付きで残ります。 チャットで質問を受ける運用なら、その扱いもあわせて書きます。
録画を公開しない勉強会でも、「録画はしません」と一文書いておくと、発言をためらう人が減ります。 何も書いていないと、話したい内容があっても、記録に残るかもしれないと考えて黙る人が出ます。
事前の質問は1つの自由記述にまとめる
勉強会の中身に関わる自由記述の欄は、1つにまとめます。 「今回聞きたいこと」「いま困っていること」「講師への質問」と3つに分けると、答える人はどこに何を書けばよいのか迷い、同じ内容を2か所に書いたり、全部を空欄で送ったりします。
1つにまとめた欄の説明は、答えの例を短く添えると書きやすくなります。 「例：自分の職場で導入するときに、最初に何を決めればよいか知りたい」のような一文です。 この欄は任意にします。 必須にすると「特になし」「なし」という答えが並ぶだけで、講師が準備に使える情報は増えません。
主催側は、届いた質問を講師にどう渡すかも決めておきます。 申し込みの一覧から質問の列だけを抜き出して送るのか、名前を伏せて渡すのか。 講師が外部の人なら、申込者の氏名やメールアドレスまで一緒に渡す必要はありません。 質問の欄に個人が特定できる内容を書く人もいるので、渡す前に目を通す手順を入れておくと安心です。
登壇したい人の募集は、フォームを分ける
コミュニティの勉強会では、参加の申し込みと同時に、短い発表をしたい人を募ることがよくあります。 これを同じフォームに入れると、参加者の大半には関係のない欄が並び、答える人の手が止まります。
登壇の希望は、別のフォームで受けるほうが回しやすくなります。 発表の題名、概要、持ち時間の希望、資料を公開してよいか、録画に残してよいか。 登壇者に聞くことは参加者に聞くこととまったく違い、選考や連絡の流れも別になるからです。
参加の申し込みフォームには、「発表してみたい人は、こちらから別に応募してください」とリンクを置くだけにします。 同じ人が両方に答えるので、参加の一覧と登壇の一覧はメールアドレスで突き合わせられるようにしておきます。 登壇が決まった人には、参加の申し込みも済んでいるかを確認し、済んでいなければ主催側で参加者の一覧に加えます。 これを忘れると、当日の入室確認で登壇者が名簿に見当たらないという事態が起きます。
聞かなくてよいこと、聞くと手間が増えること
ここまでの流れで使わない項目は、置かないほうが受付は軽くなります。 オンライン勉強会でよく見かける、聞かなくてよい項目を挙げます。
・住所：郵送するものがなければ使う場面がありません ・電話番号：当日電話をかける運用がなければ使いません。持っていると、漏れたときの影響だけが増えます ・生年月日と年齢：参加の条件に年齢の制限がない限り使いません ・性別：話し合いの組分けに使う理由がなければ要りません ・参加の動機を長文で：主催側が読み切れず、答える人の負担だけが大きくなります
持っている項目が多いほど、名簿の管理で気を配る範囲も広がります。 受付を有志の数人で回している勉強会では、使わない情報を最初から受け取らないことが、いちばん手間のかからない守り方です。
配慮が必要なことを聞く欄は、置き方に注意します。 字幕が必要か、画面の読み上げを使っているか、といった内容は、主催側が準備できることと結び付けて聞くと答えやすくなります。 「字幕の表示や資料の事前送付など、参加のために準備してほしいことがあれば書いてください」のように、準備の中身を聞く形にし、病名や障害の内容そのものは書かなくてよいと添えます。
有志の勉強会でも、個人情報の決まりから外れるわけではない
会社の業務ではない勉強会や、法人格のないコミュニティの集まりだから、個人情報の扱いは気にしなくてよい、と考える主催者もいます。 個人情報保護委員会が公開している質問と回答には、非営利の団体についての説明があります。
個人情報保護法における「事業」とは、一定の目的をもって反復継続して遂行される同種の行為であって、かつ社会通念上事業と認められるものをいい、営利・非営利の別は問いません。したがって、非営利の活動を行っている団体であっても、個人情報データベース等を事業の用に供している場合は、個人情報取扱事業者に該当します。NPO法人や自治会・町内会、同窓会、PTAのほか、サークルやマンション管理組合なども個人情報取扱事業者に該当し得ます。 出典: www.ppc.go.jp
毎月決まって開いている勉強会が、申し込みを一覧にして案内に使っているなら、この説明の範囲に入り得るということです。 自分たちの勉強会がどう扱われるか、何をしなければならないかは、ここでは断定しません。 申し込み画面には、受け取った情報を何に使うのかを具体的に書いておきます。 参加用URLと当日の案内を送るため、当日の入室確認のため、資料と録画の置き場所を知らせるため、次回の開催を知らせるため。 次回の案内を送るつもりがないなら、最後の1つは書きません。 配慮事項の欄のように、扱いに気を付けたい情報を受け取る場合も含めて、判断に迷うときは個人情報保護委員会の資料を確かめ、必要に応じて専門家に相談してください。
答えやすい並びは、必須から任意へ、短いものから長いものへ
項目が決まったら、並べ方を整えます。 オンライン勉強会の申し込みフォームは、次の順番にすると、答える人が途中で止まりにくくなります。
- メールアドレス（必須）
- 当日の表示名（必須）
- 氏名（勉強会の性格に応じて必須か任意）
- 参加の形：聞くだけか、話し合いにも入るか（必須、選択式）
- 所属や習熟度（任意、選択式）
- 事前の質問（任意、自由記述1つ）
- 配慮してほしいこと（任意、自由記述）
- 録画の扱いと利用目的を読んだうえでの同意（必須）
必須の項目を前にまとめるのは、必須だけ答えて送信したい人が、下までスクロールせずに済むようにするためです。 選択式を自由記述より前に置くのは、クリックで答えられる欄が続くと、最後の自由記述まで進んでもらいやすいからです。
画面の上には、日時、所要時間、使う会議ツール、参加費が無料かどうか、録画の有無を短く並べます。 使う会議ツールを書いておくと、会社の端末で特定のツールが使えない人が、申し込む前に気付けます。 申し込んだあとで「会社のパソコンではこのツールに入れない」と取り消しが来るのを防げます。
定期開催の勉強会は、回をまたいで同じ人を見分けられるようにする
毎月や隔週で続く勉強会では、同じ人が回ごとに申し込みます。 回ごとに新しいフォームを作ると、主催側の一覧は回の数だけ分かれ、誰が何回来ているのか、前回欠席した人が今回また申し込んでいるのかが追えなくなります。
回をまたいで同じ人を見分ける鍵になるのは、メールアドレスです。 表示名は回ごとに変わることがあり、氏名はハンドルネームで参加する勉強会では空欄のこともあるからです。 メールアドレスの欄の説明に「毎回同じアドレスで申し込んでください」と書いておくと、会社と個人のアドレスを行き来する人が減ります。
1つのフォームを使い回す場合は、どの回の申し込みなのかを選ぶ欄を必ず置きます。 開催日を選択式で並べ、終わった回は選択肢から外します。 これを置かずにフォームだけ使い回すと、前回の案内を見て古い日付のつもりで申し込む人と、今回の申し込みとが1つの一覧に混ざり、送る案内を取り違えます。
初めて参加する人と、何度も来ている人とで案内の中身を変えたいこともあります。 初参加の人には会議ツールの入り方や勉強会の進め方を丁寧に書き、常連には要点だけを送る、といった分け方です。 これも、メールアドレスで過去の申し込みと照らし合わせられれば、フォームで「初めてですか」と聞かなくても判断できます。
海外や遠方から申し込む人がいるときの書き方
会場のない勉強会には、移動の制約がないぶん、地方や海外に住む人も申し込んできます。 これは会場型の催しではほとんど起きないことで、フォームの書き方に少し手を入れる必要があります。
まず、日時の表記です。 「9月20日 20:00から」とだけ書くと、海外に住む人は自分の国の時刻に直すときに、日本時間かどうかを確かめられません。 「日本時間」と明記し、日付が変わる地域の人がいそうなら、終了時刻もあわせて書いておきます。 開始だけでなく終了の時刻があれば、答える人は自分の予定に収まるかどうかをその場で判断できます。
次に、住んでいる地域を聞くかどうかです。 時差に配慮して開催時刻を決めたい、次回を別の時間帯で開くか検討したい、という目的があるなら、「日本国内」「日本国外」の2択で聞けば足ります。 国名や都市名まで聞く理由は、ほとんどの勉強会にはありません。
言語も確かめておきます。 日本語で進める勉強会なら、説明文に「日本語で進行します」と書くだけで、申し込んだあとに内容が分からなかったという行き違いは防げます。 資料だけでも英語で用意するなら、そのことも書いておくと、日本語が得意でない人が参加を判断しやすくなります。
参加用URLを完了画面に出すか、あとで送るか
項目とあわせて決めておきたいのが、送信したあとの画面に何を出すかです。 オンライン勉強会では、申し込みの完了画面や控えのメールに、参加用URLをそのまま載せてしまう主催者が少なくありません。 手間がいちばん少ない方法ですが、次のようなことが起きます。
・URLが申し込みをしていない人に転送され、名簿にない人が入室してくる ・定員を設けていても、URLを知った人が入れてしまい、数の管理が意味を持たなくなる ・開催日が変わったとき、古いURLを控えた人に新しい案内が届かない
こうした事態を避けたい勉強会では、完了画面と控えのメールには「参加用URLは開催の前日にお送りします」とだけ書き、URLは申し込みを確かめたあとに別に送ります。 取り消した人や、回を間違えて申し込んだ人を除いてから送れるので、案内の宛先が正確になります。
一方、誰でも歓迎の公開勉強会で、定員もなく、録画もそのまま公開するなら、完了画面にURLを出しても困ることは少ないはずです。 申し込みを受ける目的が「人数の見込みを知ること」だけなら、URLを別に送る手間はかけなくて構いません。 自分たちの勉強会がどちらに近いかを先に決め、それに合わせて控えのメールの文面を書き分けます。
公開する前に、別の端末から申し込んでみる
フォームができたら、公開する前に主催者自身が申し込み、届くものを確かめます。 自分のパソコンからだけでなく、スマートフォンから、会社のアドレスと個人のアドレスの両方で試すのが理想です。
確かめるのは次の点です。
・スマートフォンの画面で、選択肢の文字が途中で切れていないか ・控えのメールが何分で届くか、会社のアドレスで迷惑メールに振り分けられていないか ・控えのメールに、どの回に申し込んだのかが書かれているか ・申し込みの一覧に、表示名と参加の形が別の列として並んでいるか ・テストで送った申し込みを、本番の一覧から消せるか
特に最後の点は忘れがちです。 テストの申し込みが一覧に残ったまま案内を送ると、主催者自身に参加用URLが届くだけでなく、人数の集計も1件ずつずれます。 複数の主催者で試したなら、その人数分ずれます。 テストに使ったメールアドレスを控えておき、公開の直前にまとめて消すところまでを、公開前の作業に含めておきます。
申し込みのあとに回す作業から、受付の道具を考える
ここまでの項目を並べると、オンライン勉強会の受付で本当に手間がかかるのは、フォームを作ることよりも、届いた申し込みを回ごとに分け、参加の形で振り分け、URLを送ったかどうかを記録し、当日の入室と突き合わせることだと分かります。 フォームの項目を整えるのは、この後ろの作業を軽くするための下準備です。
参加者が数十人で、主催者が1人なら、無料のフォームと表計算ソフトで十分に回ります。 回の列と、参加の形の列と、案内を送ったかどうかの列を足せば、必要な判断はできます。 主催者が2人以上になり、1人がURLを送り、もう1人が当日の入室を確認する、といった分担が始まると、誰がどこまで済ませたかが表の上で見えにくくなります。
いま無料のフォームで受け付けているなら、Googleフォームとの比較で、回答を集める部分と、集めたあとの連絡や状態の管理をどこで補うかの違いを確かめられます。 社内勉強会でMicrosoftの環境を使っている組織ならMicrosoft Formsとの比較が、勉強会の告知ページをWordPressで作っているならContact Form 7との比較が、それぞれの環境での受け方を考える材料になります。
催しの申し込みを受けてから当日までの流れはイベントの申し込みに、同じ人が回を重ねて参加する形は講座の受講申し込みにまとめられています。 申し込みごとに状態と担当者を持たせ、返信まで同じ画面で扱う機能の一覧はできることにあり、実際の画面の動きは動くところを見るで確かめられます。
有志で回す勉強会ほど、受付に割ける時間は限られています。 項目を減らし、並びを整え、送信されたあとの道具がそろっているかどうかで受け方を選ぶと、勉強会そのものの準備に時間を回せます。 費用は料金に、よく出る疑問はよくある質問にまとまっています。
Q1. オンライン勉強会の申し込みで、氏名は必須にしたほうがよいですか？
勉強会の性格で決めます。社内勉強会のように本名での参加が前提なら必須にします。公開のコミュニティ勉強会でハンドルネームの参加を認めるなら任意にし、代わりに当日の会議ツールで表示する名前を必須で聞きます。入室確認で照らし合わせるのは表示名なので、こちらのほうが当日の受付では役に立ちます。
Q2. 電話番号は聞いておいたほうが安心ではありませんか？
当日に電話で連絡を取る運用をしていないなら、聞いても使う場面がありません。オンライン勉強会の連絡は、控えのメールと参加用URLの案内でほぼ完結します。使わない情報を持つと、管理で気を配る範囲だけが広がります。入室できない人のための連絡先は、主催側の窓口を案内メールに書いておくほうが確実です。
Q3. 録画を配る予定があるとき、申し込みフォームで何を伝えればよいですか？
録画を参加者だけに配るのか、誰でも見られる場所に公開するのか、質疑や話し合いの部分を残すのかを、申し込み画面の説明に書きます。発言した人の声や表示名が残る可能性があるなら、それを読んだうえで申し込んでもらう同意の欄を置きます。録画しない場合も、その旨を一文書くと発言をためらう人が減ります。
Q4. 定期開催の勉強会では、回ごとにフォームを作るべきですか？
1つのフォームを使い回すなら、どの回に申し込むのかを選ぶ欄を必ず置き、終わった回は選択肢から外します。回をまたいで同じ人を見分けるにはメールアドレスが鍵になるので、毎回同じアドレスで申し込むよう説明に書いておきます。回ごとに別のフォームにすると、一覧が分かれて参加の履歴を追いにくくなります。