オンライン勉強会の参加者名簿の扱いで運営が困るのは、名簿がどこにあるのかを誰も全部は把握していない状態になりやすいことです。申し込みの表のほかに、会議ツールが作る参加の記録、チャットの保存ファイル、録画、運営の誰かがダウンロードした写しが、それぞれ別の場所に残ります。有志で回している会ほど、それらが個人の端末や個人のアカウントに置かれたままになります。この記事では、画面越しの会で名簿がどこに生まれるのかを洗い出し、置き場所を1つに寄せる方法と、用途ごとに消す時期を決める手順を整理します。
オンライン勉強会の名簿は、1枚の表ではなく何か所にも散らばる
会場で開く勉強会の名簿は、申し込みの表と、当日の受付で印を付けた紙の2つにほぼ収まります。オンライン勉強会では、同じ参加者の情報が、会の準備から終了後までの間に、次のような場所に生まれます。
1つ目は、申し込みの表です。フォームの回答が集まる表計算ソフトや、イベントの告知サービスの管理画面にあります。氏名、メールアドレス、所属などが入ります。
2つ目は、会議ツールの参加の記録です。ツールや契約の種類によっては、参加者の表示名、メールアドレス、入室と退室の時刻を一覧にして出力できます。事前登録の機能を使った場合は、登録者の一覧も会議ツールの側に残ります。
3つ目は、チャットの記録です。質問や感想と一緒に、書き込んだ人の表示名が残ります。
4つ目は、録画です。登壇者だけでなく、カメラをつけていた参加者の顔や、画面に表示された名前、質問した人の声が記録されます。
5つ目は、ダウンロードした写しです。URLを一斉に送るために書き出したファイル、出欠を確かめるために保存した参加の記録などが、運営それぞれの端末に残ります。
6つ目は、送ったメールの履歴です。宛先に参加者のアドレスが並んだメールが、送った人の送信済みの箱に残ります。
名簿の扱いを考えるとき、多くの運営は1つ目の申し込みの表だけを思い浮かべます。しかし実際に消し忘れや漏れの原因になるのは、2つ目から6つ目です。まずは自分たちの会で、この6か所のどこに何が残っているかを書き出すところから始めます。
置き場所は、個人ではなく会のアカウントに1つ
有志のオンライン勉強会では、会を立ち上げた人の個人のアカウントで、フォームも表も会議ツールも作られていることがよくあります。立ち上げの時点ではそれで困りませんが、会が続き、運営の人数が増えると、いくつもの問題が出てきます。
立ち上げた人が運営を離れると、その人のアカウントに名簿が残ったままになります。本人も消し方が分からないまま放置し、何年も前の参加者の情報が個人のアカウントに眠り続けます。運営のほかの人は、その名簿にアクセスできないので、参加者から「自分の情報を消してほしい」と言われても対応できません。
置き場所は、会のために作ったアカウントか、会の運営用に共有されたフォルダに1つだけ置き、個人のアカウントには置かないと決めます。フォームも会議ツールも、可能なら会のアカウントで作ります。無料の範囲で運営している会では、アカウントを分けることが負担になる場合もありますが、少なくとも名簿の表だけは、共有のフォルダに置き、運営の誰が見られるかを設定で絞っておきます。
見られる人の範囲は、名簿を使う作業をする人に限ります。URLを送る担当、受付の照合をする担当、会計の担当です。登壇者や、告知だけを手伝う人には、名簿の表そのものを見せる必要はありません。共有の設定を「リンクを知っている人は誰でも閲覧可」にしてしまうと、リンクが転送された先で誰でも見られるので、個別に招待する設定にします。
ダウンロードした写しが、いちばん消し忘れられる
オンライン勉強会の名簿の扱いで、最も見落とされやすいのが、ダウンロードした写しです。
URLを一斉に送るとき、メールの送信ツールに読み込ませるために、申し込みの表を書き出したファイルを作ります。当日の出欠を確かめるために、会議ツールの参加の記録を保存します。こうしたファイルは、端末のダウンロードのフォルダに、日付のついた名前で溜まっていきます。作業が終われば用済みですが、消す手順を決めていないので、そのまま残ります。
運営の端末が私物のパソコンであることも、有志の会ではよくあります。家族と共用している端末や、仕事でも使っている端末に、参加者の名簿が何十件も残っている状態は、端末をなくしたときや、端末を譲るときに問題になります。
対策は、書き出したファイルを作業が終わったらその場で消す、と作業の手順の中に書き込むことです。「URLの一斉送信が終わったら、書き出したファイルを消す」「出欠の照合が終わったら、保存した参加の記録を共有のフォルダに移し、端末からは消す」といった形です。
そもそも書き出さずに済むなら、それが最もよい方法です。申し込みの表から直接メールを送れる仕組みを使う、会議ツールの参加の記録は管理画面で見るだけにして保存しない、といった工夫で、写しが生まれる回数を減らせます。
画面共有で名簿を映してしまう事故
オンライン勉強会ならではの事故に、運営が画面を共有しているときに、名簿の表を映してしまうものがあります。開始前に登壇者の資料を映す準備をしている間、待機室の照合のために名簿の表を開いていて、画面全体を共有した瞬間に、参加者全員の氏名とアドレスが映る、という流れです。録画をすでに始めていれば、その場面は録画にも残ります。
防ぐには、画面を共有するときは画面全体ではなく、資料のウィンドウだけを選んで共有する、と運営の手順に書いておきます。名簿の照合をする人と、画面を共有する人を別の運営にする分担も有効です。1人で回す会なら、名簿は別の端末やスマートフォンで開き、共有する端末では開かないようにします。
会議ツールが自動で作る参加の記録
会議ツールの参加の記録は、運営が意識して作ったものではないため、存在自体を忘れられがちです。
事前登録の機能を使うと、登録した人の氏名とメールアドレスが会議ツールの側に保存されます。会が終わったあとも、その会議の設定を消さない限り、登録者の一覧は残り続けます。同じ会議のURLを毎回使い回している会では、何回分もの登録者が1つの会議に積み重なっていることもあります。
参加の記録は、出欠の確認や、途中退出した人に録画を案内するために役立つ一方、使い終わったあとの扱いが決まっていないことが多いものです。会議ツールによっては、記録が管理画面に一定期間保存されるものや、契約の種類によって保存される範囲が違うものがあります。自分たちが使っているツールで、どの記録が、どこに、どれくらいの期間残るのかを、ツールの公式の案内で一度確かめておきます。
確かめたうえで、会が終わってから決まった時点で、会議の設定ごと消すか、登録者の一覧だけを消すかを決めます。毎回同じ会議のURLを使い回す運用をしているなら、回ごとに新しい会議を作る運用に変えると、記録が回ごとに区切られ、消すときにも迷いません。
録画に映る顔と名前も、名簿と同じ扱いになる
オンライン勉強会の録画は、登壇者の講義を残すためのものですが、実際には参加者の情報も多く含んでいます。ギャラリーの表示のまま録画すると、カメラをつけていた参加者の顔と表示名が並びます。質疑の場面では、質問した人の声と名前が記録されます。
個人情報保護委員会のガイドラインは、個人情報に当たる「個人に関する情報」について、映像や音声による情報も含まれると説明し、該当する事例を挙げています。
事例3）防犯カメラに記録された情報等本人が判別できる映像情報 事例4）本人の氏名が含まれる等の理由により、特定の個人を識別できる音声録音情報 出典: www.ppc.go.jp
録画が名簿と同じように扱う必要のある情報だと考えると、録画の段取りも変わります。録画を始める前に、録画することと、録画を誰にどう配るかを口頭で伝え、顔や名前を映したくない人がカメラを切ったり表示名を変えたりする時間を取ります。録画の設定を、登壇者の画面と共有資料だけが映る表示にできるなら、そちらを選びます。質疑の場面を配る録画から外す、という判断もあります。
主催者が個人情報保護法の上でどういう立場になり、何をしなければならないかは、会の形によって変わるため、ここでは断定しません。判断に迷う場合は、委員会の資料を確かめ、必要に応じて専門家に相談してください。いずれにしても、録画の置き場所と配る期間、配り終えたあとに消す時期は、申し込みの表と同じように決めておきます。
画面の集合写真を撮って発信するとき
オンライン勉強会の終わりに、参加者全員でカメラをつけて画面の写真を撮り、会の報告としてSNSに載せる、という習慣を持つコミュニティがあります。会の雰囲気が伝わり、次の参加者を呼ぶ効果もありますが、名簿の扱いという点では、参加者の顔と表示名を不特定多数に公開することになります。
撮る前には、撮ること、どこに載せるかを伝え、載りたくない人がカメラを切るか、表示名を変えるための時間を取ります。「いまから10秒後に撮ります。載りたくない方はカメラをオフにしてください」と、実際に操作できるだけの間を置きます。一瞬で撮ってしまうと、断る機会がなかったことになります。
表示名は、写真に写ると顔以上に人を特定しやすい情報です。本名のフルネームで参加している人も多いので、載せる前に表示名の部分をぼかすか、表示名を隠す設定にしてから撮ります。
撮った写真を運営の個人の端末に残したままにしないことも大切です。載せ終わったら、元の画像は共有のフォルダに移すか、消します。載せた投稿について、あとから「消してほしい」という依頼が来たときに、誰が対応するかも決めておきます。
告知サービスに残る名簿と、手元の名簿の関係
オンライン勉強会では、イベントの告知サービスで申し込みを受けることもよくあります。この場合、参加者の情報は告知サービスの側にも残り、運営が書き出した手元の名簿とは別に存在します。
注意したいのは、手元の名簿を消しても、告知サービスの側の情報は消えないことです。逆に、告知サービスで参加者が自分の申し込みを取り消しても、運営が以前に書き出した手元の名簿には、その人の情報が残ります。取り消した人にURLやアンケートの依頼が届いてしまうのは、この食い違いが原因です。
告知サービスを使う場合は、名簿の正本をどちらに置くかを決めます。告知サービスの管理画面を正本とし、手元には書き出さない運用にできれば、食い違いは起きません。書き出しが必要なら、書き出した日を名簿のファイル名に入れ、使う直前に書き出し直すと決めておきます。
告知サービス自体が参加者の情報をどう扱い、どれくらい保存するかは、サービスの規約やプライバシーに関する方針で決まっています。運営の側で消せる範囲と、サービスの側に残る範囲を、方針を読んで確かめておくと、参加者から問い合わせがあったときに正しく答えられます。
一斉メールの宛先欄に、名簿を作らない
オンライン勉強会の運営で、名簿が意図せず参加者どうしに見えてしまう典型的な場面が、URLや変更の案内を一斉にメールで送るときです。宛先の欄や写しの欄に全員のアドレスを並べて送ると、受け取った全員が、ほかの参加者のアドレスを見られる状態になります。
これは、参加者の名簿をメールの形で全員に配ったのと同じことです。所属の会社が分かるアドレスや、本名を含むアドレスから、誰がこの勉強会に参加しているのかが分かってしまいます。同業者が集まる勉強会では、参加していることを職場に知られたくない人もいます。
一斉に送るときは、アドレスが互いに見えない送り方をします。メールソフトの非表示の宛先の欄を使う方法もありますが、入れる欄を間違える事故が繰り返し起きています。申し込みの表から1人ずつ個別のメールとして送れる仕組みを使うほうが、欄の選び間違いそのものが起きません。
送信済みの箱に残ったメールも、名簿の写しの1つです。運営の個人のメールアドレスから送っていると、運営を離れたあとも、その人の送信済みの箱に参加者のアドレスが残ります。案内のメールは会のアドレスから送る運用にしておくと、この写しも会の側にまとまります。
登壇者に渡すのは、名簿ではなくチャットの質問
オンライン勉強会の登壇者から、「参加者の一覧を見せてほしい」と頼まれることがあります。どんな人が聞きに来ているのかを知りたい、あとで質問に答えたい、といった理由です。
登壇者が本当に必要としているのは、多くの場合、名簿そのものではありません。どんな立場の人がどれくらい来ていたかなら、職種や経験年数の区分ごとの人数で足ります。質問に答えたいなら、チャットに残った質問の本文があれば足ります。
チャットの質問を渡すときは、書き込んだ人の表示名を外します。登壇者が個別に答えたい質問があれば、運営が質問した本人に「登壇者が回答をお送りしたいそうです。連絡先をお伝えしてよいですか」と確かめてから、つなぎます。
登壇者が勉強会の外の企業に所属していて、その企業の営業に参加者の名簿を使いたい、という意図がうかがえる場合もあります。有志の会では断りにくいこともありますが、参加者が申し込みのときに想定していなかった使い方になるため、名簿は渡さないと、登壇を頼む時点で伝えておきます。
少人数に分ける割り振りの表も、名簿の1つ
参加者を少人数のグループに分けて話し合う時間を設けるオンライン勉強会では、誰をどのグループに入れるかの割り振りの表を事前に作ることがあります。経験年数や職種が偏らないように分けるため、申し込みの表から氏名と区分を抜き出して並べ替えた表です。
この表は、当日の進行を手伝う運営全員に配られることが多く、名簿の写しの中でも広い範囲に行き渡ります。進行役を参加者の中から頼んでいる会では、参加者の一部にも渡ります。
割り振りの表には、グループ分けに必要な情報だけを載せます。会議ツールで割り振るときに要るのは表示名とグループの番号で、メールアドレスや所属の詳細は要りません。経験年数でばらつかせたいなら、並べ替えに使ったあと、配る版からは経験年数の列を外します。
当日が終われば、割り振りの表は用済みです。次の回に同じ割り振りを使い回すことはほとんどないので、会の終了と同時に、配った先にも消してもらうよう一言添えます。
参加者どうしの交流の場に招くとき
オンライン勉強会の多くは、会のあとも参加者どうしがやり取りできるよう、チャットのコミュニティや交流用のグループを持っています。申し込んだ人をそこに招くために、名簿のメールアドレスを使って招待を送る運用は、名簿の使い道として見落とされがちです。
交流の場に入ると、参加者の表示名やプロフィール、場合によってはメールアドレスが、ほかの参加者から見える状態になります。勉強会に申し込んだことと、参加者どうしのコミュニティに名前を出すことは、本人にとって別の判断です。
招待を送るのは、申し込みの画面で「交流の場への招待を希望する」を選んだ人に限ります。全員に招待を送り、入りたくない人は無視してください、という形にすると、招待のメールそのものが望まない連絡になります。
交流の場の側のメンバーの一覧は、勉強会の回ごとの名簿とは別に管理されます。回ごとの名簿を消しても、交流の場のメンバーは残ります。交流の場から抜ける方法と、抜けたあとに書き込みがどう扱われるかを、招待の案内に書いておきます。
自分の情報を消してほしいと言われたとき
参加者から「前に申し込んだときの情報を消してほしい」と連絡が来ることがあります。このときに、先に書き出した置き場所の一覧が役に立ちます。
一覧がないと、申し込みの表からその人の行を消しただけで対応を終えてしまいがちです。実際には、会議ツールの登録者の一覧、チャットの記録、案内用の名簿、交流の場のメンバー、運営の端末に残った写しにも、その人の情報が残っています。
依頼を受けたら、置き場所の一覧を上から順に確かめ、その人の情報がある場所ごとに対応します。録画に映っている場合は、録画を編集し直すのか、配信を止めるのかを運営で判断し、対応した内容を本人に伝えます。
対応を終えたら、どこから消したかを本人に返し、消した記録にも残します。本人にとっては、どこに何が残っていたかを知ること自体が、運営を信頼する材料になります。個人情報保護法に基づく請求として扱う必要があるかどうかに迷う場合は、委員会の資料や専門家に確かめてください。
運営が交代するときの引き継ぎ
有志のオンライン勉強会では、運営が数年のうちに入れ替わります。名簿の扱いで問題が表に出るのは、たいていこの交代のときです。
引き継ぐ側が知っておくべきなのは、名簿がどこにあり、誰が見られるか、どの用途のためにいつまで残すと決めているか、です。先に書き出した6か所ごとに、この3つを一覧にしておきます。この一覧自体が、名簿の扱いの決まりの役目を果たします。
離れる側がすべきことは、自分の個人のアカウントや端末に残っている名簿を、会の置き場所に移すか、消すことです。作ったフォーム、会議ツールの会議、共有のフォルダの持ち主が離れる人になっている場合は、持ち主を会のアカウントか、残る運営に移します。持ち主のまま離れると、その人がアカウントを整理したときに、会の名簿がまとめて消えることがあります。
引き継ぎの場で、「どこかにまだ残っているかもしれない」という曖昧な答えしか出ないなら、それは名簿の置き場所が散らばっている証拠です。交代の機会に、置き場所を1つに寄せる作業をまとめて済ませます。
用途ごとに、名簿を使い終わる時点を決める
名簿をいつ消すかについて、何日以内に消さなければならないという一律の日数は決まっていません。そのため、会の運営の流れに沿って、用途ごとに使い終わる時点を自分たちで決める必要があります。
オンライン勉強会の名簿の用途を、時間の流れに沿って並べると、次のようになります。開催前は、URLや前日の案内を送るため。当日は、待機室での照合と出欠の確認のため。開催後は、アンケートの依頼、録画の案内、参加費の返金や領収書の対応のため。
最後の用途が終わる時点が、その回の名簿を使い終わる時点です。録画を2週間配る会なら、配信期間が終わり、問い合わせが落ち着く1か月後あたりが目安になります。参加費の領収書や返金の記録は、会計の記録として別に残す必要があるかもしれないので、名簿から会計に必要な列だけを切り離して、会計の記録として持ちます。
決めた時点は、申し込みの画面か控えのメールに書いておくと、参加者にとっても分かりやすくなります。「いただいた情報は、録画の配信期間が終わった翌月末に削除します」といった一文です。
次回の案内を希望する人の名簿は、分けて持つ
オンライン勉強会の運営は、回ごとの名簿を消すとき、「次回の案内を送れなくなる」という理由でためらいます。その結果、すべての回の名簿を残し続け、何年も前に一度だけ参加した人にも案内を送り続けることになります。
これを避けるには、回ごとの名簿と、次回以降の案内を希望する人の名簿を分けて持ちます。申し込みの画面に「次回以降の開催案内を受け取る」という任意の欄を置き、選んだ人だけを案内用の名簿に移します。回ごとの名簿は、決めた時点で消します。
案内用の名簿は、回をまたいで残すものなので、案内の停止を求められたら、すぐにその人を外せるようにしておきます。案内のメールの末尾に、停止の方法を書いておきます。
案内用の名簿に持たせる情報は、メールアドレスと、呼びかけに使う名前程度に絞ります。所属や経験年数など、回の申し込みで聞いた情報まで持ち越す必要はありません。持つ情報が少ないほど、万一のときの影響も小さくなります。
消した記録を、1行ずつ残す
名簿を消すことに決めたら、消した事実を記録しておきます。何を、いつ、誰が消したかを1行で残すだけです。
記録があると、参加者から「自分の情報はまだ残っていますか」と聞かれたときに、はっきり答えられます。運営が交代したときにも、どの回の名簿が片付いていて、どの回が残っているかがすぐに分かります。
記録には、名簿の中身を書かないように注意します。「第12回の申し込みの表、会議ツールの登録者の一覧、チャットの記録を削除」とだけ書き、参加者の名前や人数の内訳は書きません。
消し忘れを防ぐには、回が終わるたびに、先に書き出した6か所を順に確かめる点検の表を作っておくと便利です。申し込みの表、会議ツールの記録、チャットの記録、録画、書き出したファイル、送信済みのメールの6行に、確かめた日を書き込んでいきます。
名簿を扱う道具を見直すときに比べるところ
オンライン勉強会の名簿で、道具に任せやすいのは、申し込みを1か所に集めること、見られる人を絞ること、申し込みの表から直接メールを送ることです。任せにくいのは、会議ツールの記録やチャット、録画といった、別の道具に生まれる情報まで含めて消す時期を管理すること、運営の交代で持ち主を移すことです。
いまの形で足りるのは、運営が1人か2人で、申し込みの表を会の共有のフォルダに置き、書き出しをほとんどしていない場合です。運営が増えて端末ごとに写しが生まれている、案内の一斉メールを個人のアドレスから送っている、何年分もの名簿が残っている、といった状況なら、置き場所の見直しを優先します。
無料のフォームで申し込みを受けている場合は、Googleフォームとの比較で、回答を表計算ソフトに集める形と、申し込みを1件ずつ管理する形の違いを確かめられます。職場のMicrosoftの環境で運営している会はMicrosoft Formsとの比較、自分たちのWordPressのサイトで申し込みを受けている会はContact Form 7との比較が、名簿の置き場所を考える材料になります。
催しの申し込みから開催後の対応までの流れはイベントの申し込みに、継続して参加する会員を受け付ける形は会員の入会申し込みにまとまっています。申し込みを1か所に集め、1件ごとに状態を持たせ、送った連絡を同じ画面に残す機能はできることで、画面の動きは動くところを見るで見られます。
名簿の扱いを楽にするのは、名簿を守る仕組みの多さではなく、写しを作らなくても申し込みのあとの作業が回るかどうか、つまり送信されたあとの道具がそろっているかどうかです。費用は料金に、よく寄せられる疑問はよくある質問にまとまっています。
Q1. オンライン勉強会の参加者名簿は、どこに置けばよいですか？
運営の個人のアカウントや私物の端末ではなく、会のアカウントか運営用の共有フォルダに1つだけ置きます。見られる人は、URLの送付や出欠の照合、会計など、名簿を使う作業をする人に限り、リンクを知っていれば誰でも見られる設定は避けます。フォームや会議ツールも、可能なら会のアカウントで作ります。
Q2. 参加者名簿は、勉強会が終わってからいつ消せばよいですか？
一律の日数が決まっているわけではないので、名簿を使う用途が終わる時点を自分たちで決めます。アンケートの依頼、録画の案内、返金や領収書の対応がすべて終わった時点が目安です。決めた時点は申し込みの画面や控えのメールに書き、会計に必要な記録だけは名簿から切り離して残します。
Q3. 録画に参加者の顔や名前が映っていても、そのまま配ってよいですか？
録画を始める前に、録画することと配る範囲を伝え、映りたくない人がカメラを切ったり表示名を変えたりする時間を取ります。登壇者と共有資料だけが映る表示で録画できるなら、そちらを選びます。自分たちの会で何をすべきかに迷う場合は、個人情報保護委員会の資料を確かめ、必要に応じて専門家に相談してください。
Q4. 登壇者から参加者の一覧がほしいと言われたら、渡してよいですか？
多くの場合、登壇者に必要なのは名簿ではなく、区分ごとの人数やチャットに残った質問の本文です。質問は表示名を外して渡し、個別に回答したい場合は、運営が質問した本人に連絡先を伝えてよいかを確かめてからつなぎます。営業に使う意図がうかがえる場合は、登壇を頼む時点で名簿は渡さないと伝えておきます。