歯科医院の問い合わせ窓口には、文章だけの質問はあまり届きません。診療時間や費用を聞いてくる問い合わせであっても、そこに口の中を写した画像や、他院でもらった書類の写真が添えられてきます。歯科医院 問い合わせ 写真 添付という組み合わせで調べる人が本当に困っているのは、写真をどう読むかではなく、届いてしまった画像を受付の端末のどこに置き、誰が見て、いつ消すのかが決まっていないことです。ここでは、受付をひとりで回している立場から、届いたファイルの流れを頭から終わりまで一本にそろえる手順を整理します。読み終わったときに、次に何を決めればよいのかがはっきりする形にしています。
歯科医院の窓口に届くファイルは写真だけではない
問い合わせフォームやメールの添付として届くものを並べてみると、種類は思ったよりも多く、しかも性質がまるで違います。まとめて添付ファイルと呼んで同じ箱に入れてしまうと、あとで探せなくなるのはここが理由です。何が届くのかを先に洗い出しておくと、置き場所の設計が一度で決まります。
患者や、これから来る人から届くもの
一番多いのは、口の中をスマートフォンで撮った写真です。前歯の欠けが写っているもの、奥歯の詰め物が外れた状態のもの、歯ぐきが腫れている部分を接写したもの。撮り方はばらばらで、ピントが合っていないものもあれば、逆に近すぎて口のどこなのか分からないものもあります。矯正の相談では、正面と横顔を並べて送ってくる人がいます。ホワイトニングの相談では、明るさの違う場所で撮った同じ歯の写真が何枚も連続で届きます。
次に多いのが書類の写真です。他の歯科医院で受け取った治療計画書や見積書を撮って送り、同じ内容がこちらでいくらになるのかを尋ねてくるものです。金額の書かれた紙が写っているため、扱いを間違えると他院の情報を持ったままになります。保険証をそのまま撮って送ってくる人もいます。これは尋ねてもいないのに届くことがあり、受け取った時点で気を使う対象が一つ増えます。
そのほか、通院中の人からは、指定された用紙を書いて撮った画像、職場や学校に出す診断書の様式、装置が外れた部分の写真などが届きます。予約の変更の連絡に写真が添えられていることもあり、用件と添付の中身が一致しません。届いたものを用件の見出しだけで仕分けると、こういうものが取りこぼされます。
医療機関や取引先から届くもの
紹介状や画像データが、他の医療機関からメールで届くことがあります。技工所とのやり取り、材料の卸業者からの見積書、保守を頼んでいる会社からの点検報告書も、たいていはPDFの添付です。求人に応募した人が履歴書のPDFを問い合わせフォームから送ってくることもあります。応募のページを別に作っていても、探すのが面倒だった人は目に付いた窓口に送ります。
業者からの営業のメールにも資料が添付されています。これは残す必要のないものですが、同じ受信箱に落ちてくるので、残すものと残さないものが混ざります。数が増えると、残すべきものを探す時間のほうが長くなります。
同じ窓口に、性質の違うものが混ざる
つまり、歯科医院の一つの窓口には、患者の体に関する画像と、取引先との事務書類と、応募者の個人情報が、同じ受信箱に混ざって落ちてきます。この三つは、見てよい人の範囲も、残す期間も、消し方も違います。混ざったまま置いておくと、一番慎重に扱うべきものに合わせて全部を慎重に扱うか、一番軽いものに合わせて全部を雑に扱うかの、どちらかになります。実際に起きているのは後者です。
送信されたあとの道具がそろっているかどうかで受付の負担が変わるのは、この混ざり方をあとから分けられるかどうかに直結するからです。届いた時点で用件の種類が分かれていて、それぞれに置き場所が決まっているなら、仕分けは受け取りと同時に終わります。分かれていないなら、受け取ったあとに人が一つずつ見て分けることになります。
受け取る経路がばらけると、置き場所もばらける
ファイルが散らかる原因は、保存の仕方より前の段階、つまり受け取る入口が複数あることにあります。入口の数だけ置き場所が生まれます。入口を一つに絞れないなら、せめてどの入口が何のためにあるのかを決めておく必要があります。
メールの添付
医院の代表アドレスに直接届く形です。受け取る側は何もしなくてよいので入口としては楽ですが、ファイルは受信箱の中に残り続けます。受信箱は検索はできても整理はされません。数か月たつと、どの人の写真がどのメールに付いていたのかを思い出せなくなります。さらに、返信するときに元のメールを引用すると、画像が付いたまま相手に返っていくことがあります。宛先を間違えたときの影響も、添付が付いている分だけ大きくなります。
添付できる容量にも上限があり、写真を数枚まとめて送ろうとした人が送れずに諦める、あるいは圧縮して画質を落として送ってくる、といったことが起きます。送れなかった人は電話をかけ直してくるので、結局は電話の応対が増えます。窓口をメールに寄せたつもりでも、電話の件数は減りません。
メッセージアプリやSNSのやり取り
写真を送るのに一番慣れている経路なので、患者側は自然に使います。ただ受け取る側から見ると、履歴の中に画像が埋まり、端末を変えると見えなくなり、誰が対応したのかも残りません。返信したかどうかも履歴を遡らないと分かりません。
スタッフの私物の端末で受け取っている場合、その端末の中に患者の口の中の写真が残ります。退職したあとにその画像がどうなるのかを説明できる医院は多くありません。ここは道具の設定でどうにかなる話ではなく、受け取る経路として使わないと決めるかどうかの話です。すでに使っている場合は、医院の保存先に移してから端末の側を消す手順を作るところから始めます。
フォームからのファイルの受け取り
問い合わせフォームにファイルの欄を用意しておくと、入口が一つにそろいます。名前や連絡先と写真が最初から結び付いた状態で届くので、どの人の写真かを探す作業が消えます。用件の種類を選ぶ欄を置いておけば、届いた時点で仕分けも半分終わります。
注意したいのは、受け取ったファイルがどこに保存され、誰がその保存先を開けるのかを、道具を選ぶ段階で確かめておくことです。フォームを作る道具と、届いたものを置く場所が別々になっていると、結局は人が移し替える作業が残ります。
フォームの入口を作るときには、回答する側にアカウント登録を求めない形にしておくのが無難です。歯が痛くて調べている人に会員登録をさせると、そこで手が止まります。他のサービスとの違いを整理したGoogleフォームとの比較では、フォームを配って回答を集めたあと、返信の担当や状況をどこで持つのかという観点で違いを並べています。入口だけでなく、届いたあとの置き場所まで含めて比べる材料になります。
電話で送り先を口頭で伝えたとき
見落とされがちなのがこの経路です。電話で問い合わせを受けたときに、その場で口頭でメールアドレスを伝えて送ってもらう。伝えるアドレスが担当者ごとに違うと、届く先がばらけます。個人のアドレス宛に届いた画像は、その人が休んだ日には誰も見られません。口頭で伝える先は一つに決めて、紙に書いて電話機の横に貼っておきます。
届いたファイルをどこに置くかを先に決める
置き場所は、ファイルが届いてから考えると必ず散ります。届く前に一か所を決めて、そこ以外には置かないと決めるほうが早いです。決めるべきことは四つあります。
受信箱とデスクトップに置いたままにしない
受付の端末のデスクトップに、日付だけの名前が付いた画像がいくつも並んでいる医院は珍しくありません。これは一時的に置いたものが、そのまま残ったものです。デスクトップは誰でも見える場所で、しかも画面を他の人に見せる場面が多い場所です。診療の合間に画面を患者に向けて説明することがあるなら、その画面に別の人の口の中の写真が並んでいることになります。
受信箱に置いたままにするのも同じです。検索で引けるうちは困りませんが、担当が変わった瞬間に引けなくなります。前任者しか知らない検索語で管理されている状態は、管理されていないのと同じです。引き継ぎのときに「このアドレスの中に全部あります」と伝えるのは、引き継いでいないのと変わりません。
置き場所は一つに決めて、階層を浅くする
保存先は、共有フォルダでもクラウドでも構いませんが、一か所に決めます。そして階層を深くしないことです。年ごと、月ごと、種類ごと、患者ごとと切っていくと、保存するときに毎回どこに入れるか迷い、迷った結果として一つ上の階層に置かれます。実際に散らかっている医院のフォルダを開くと、深い階層の途中に置き場所を外れたファイルが溜まっています。
階層で分ける代わりに、名前で分けるほうが実務では続きます。名前に日付と用件が入っていれば、一つの階層に並んでいても並べ替えと検索で足ります。階層は受付の担当が増えるほど守られなくなりますが、名前の型は貼り紙で共有できます。
案件ごとに一つの入れ物へ集約する
現実的なのは、受け付けた案件ごとに一つの入れ物を作り、その中に届いたものを全部入れる形です。問い合わせの内容と写真を別々に管理しないほうが、探す手数が減ります。同じ人から追加の写真が届いたときも、行き先を迷いません。
問い合わせの本文は道具の中、写真は共有フォルダ、返信の控えはメールの送信済み、という三か所に分かれている状態が一番探しにくい形です。あとから経緯を確かめる必要が出たとき、三か所を突き合わせることになります。片方が消えていれば経緯が追えません。
ファイル名は、あとで探す人のために付ける
スマートフォンから送られてきた画像は、機種が付けた文字列のままです。そのまま保存すると、中身を開かないと何か分かりません。付け直すときの型を決めておきます。受け付けた日、名字、内容の三つで足ります。日付を先頭に置くと、並べ替えただけで時系列になります。
型を決めたら、紙に書いて受付に貼ります。頭の中の型は共有されません。名前の付け方が人によって違うと、検索がまったく効かなくなります。同姓の人がいる医院では、名字だけでは足りないので、受付番号を足すなどの決めごとを一つ加えます。
見られる人の範囲を決める
歯科医院の端末は、受付、診療室、院長室で共有されていることがあります。共有されている端末に置いたファイルは、そこに座る全員が見られます。そこまでは避けようがないとしても、範囲を決めておくことはできます。
決めるのは三つだけ
誰が保存先を開けるのか。誰が中身を外に出せるのか。端末を離れるときにどうするのか。三つ目が一番おろそかになります。受付の端末を開いたまま診療室に呼ばれ、待合の患者から画面が見える、という状態は、機器の設定を変えるだけで避けられます。画面が自動で暗くなるまでの時間を短くしておくだけでも変わります。
パートやアルバイトのスタッフが受付に入る医院では、誰まで開けるのかを口頭で決めていることが多く、人が入れ替わるたびに曖昧になります。開ける人の一覧を紙にして、人が入れ替わったときに書き換える運用にしておくと、判断が残ります。
外に渡すときは、送る前に一度止まる
技工所や他の医療機関に画像を渡す場面があります。本人の了解を得ているか、送り先のアドレスが合っているか、送る前に確認する手順があるか。この確認を口頭でやっていると、忙しい日に飛びます。送信の前に一度止まる仕組みがあるほうが確実です。宛先を選ぶときに一覧から選ぶ形にしておくと、手打ちの誤りが減ります。
法令が求めているのは、措置を講じることまで
個人情報保護法は、事業者に対して安全管理のための措置を求めています。
個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
条文はここまでしか書いていません。何をすれば足りるのかは、扱っている情報の中身と規模によって変わります。歯科医院が受け取る画像や相談の内容は、体の状態に関わるものが混ざります。この扱いを自分の判断だけで決めず、所管の窓口や専門家に確かめてください。ここで書いているのは、法律の解釈ではなく、受付の手順の話です。
写真が届いても、その場で診療の判断はしない
届いた画像を見て、原因や治療の方法を返信で伝えるかどうかは、受付の判断で決める話ではありません。医院として方針を決めて、返信の文面を統一しておく対象です。
返信の型を三つ決めておく
窓口の担当者からしばしば出るのは、写真が来ると何か答えなければいけない気がして、返信の文面に困るという声です。ここは割り切って、受け取ったことと、次にどうするかだけを返す形にしておくと迷いません。画像を見ての説明は来院してからになること、費用は口の中を見てからでないと確定しないこと、緊急性が高いと感じる症状のときは電話をもらいたいこと。この三つを型にしておけば、写真が届いても返信の中身は揺れません。
型がないと、答えられる人が答えるまで返信が止まります。止まっている間に相手は他の医院に問い合わせます。受け取ったことだけでも先に返すほうが、結果として来院につながります。返信までの期限を1営業日と決めておくと、止まっているかどうかが自分で分かります。
費用の問い合わせに写真が付いてきたとき
費用の問い合わせに写真が添えられている場合は、特に注意が必要です。写真だけで金額を答えると、来院後に金額が変わったときに必ずもめます。答えられる範囲を決めておき、そこから出ないようにします。
範囲の決め方は、あらかじめ決まっている金額かどうかで分けるのが単純です。初診の費用や、内容が固定されている処置の費用は、そのまま伝えられます。口の中の状態によって変わるものは、幅で伝えるか、来院してから確定すると伝えます。この線引きを紙に書いておけば、受付の誰が返しても同じ答えになります。
いつ消すかを、受け取るときに決める
置き場所と同じくらい抜けやすいのが、消す時期です。消す時期を決めていないファイルは、永久に残ります。残っているだけなら害はないように見えますが、端末を入れ替えるとき、スタッフが入れ替わるとき、外部の業者が保守に入るときに、そのつど判断が必要な荷物になります。
決め方は難しくありません。来院につながらなかった問い合わせの添付は、返信を終えてから一定の期間を過ぎたら消す。来院につながったものは、診療の記録の側に必要な形で残し、受付の置き場からは消す。この二本立てで足ります。期間は医院の運用で決めるものですが、決めた期間を紙に書いて貼っておくことが大事です。書いていない期間は守られません。
消す作業は、月に一度、曜日を決めて行うほうが続きます。月1回と決めて当番を回すだけで、放置は止まります。消したことを記録に残しておくと、あとから聞かれたときに答えられます。記録といっても、いつ、どの範囲を消したのかを一行書けば十分です。
消す作業で一番危ないのは、まとめて消すときに残すべきものを巻き込むことです。だからこそ、置き場所を分けておく意味があります。残すものと消すものが同じフォルダに混ざっていると、消す作業のたびに中身を一つずつ確かめることになり、確かめるのが面倒になって作業自体が止まります。
なお、診療の記録そのものには法令で決まった保存期間があります。問い合わせの段階で受け取った画像がそれに当たるのかどうかは、内容によって変わります。ここも自己判断で消してしまう前に、所管の窓口や専門家に確かめてください。
受け取る前の一手間で、届くファイルは減らせる
届いたものをどう置くかの前に、そもそも何を送ってもらうかを整えておくと、後ろの作業が軽くなります。受付の負担は、届いた数ではなく、判断が必要な数で決まります。
送ってほしいものを、案内に書く
問い合わせのページに、どういうときに写真を送ってほしいのかを一行書いておきます。書いていないと、送る必要のない場面でも送られますし、逆に送ってほしい場面で文章だけが届きます。文章だけで届くと、状況を確かめるためのやり取りが一往復増えます。
保険証の画像のように、こちらから求めていないものは送らないでほしいと明記しておくと、受け取ってしまう場面が減ります。受け取ってしまったものは、受け取らなかったことにはできません。入口で止めるのが一番手数が少ない方法です。
送る枚数と形式に目安を書く
枚数の目安と、動画ではなく静止画で送ってほしいことを書いておくと、受け取る側の負担が変わります。動画は容量が大きく、置き場所を圧迫し、開くのにも時間がかかります。3枚程度と書いておけば、十数枚が連続で届く事態は避けられます。
撮り方の目安も一行あると助かります。口全体が入るように、明るい場所で、というだけで、届く写真の使えなさが変わります。細かく指示すると読まれないので、一行に収めます。
誰の分か分かる形で受け取る
写真だけが単独で届くと、送信元のアドレスから人を特定する作業が発生します。名前と連絡先が同じ画面に並んで届く形にしておけば、この作業は消えます。フォームの欄に名前と連絡先を必須で置くのは、返信のためだけでなく、届いたものを結び付けるためでもあります。
家族の分をまとめて問い合わせてくる場合もあるので、誰についての相談なのかを書く欄を一つ足しておくと、あとで混乱しません。
送れなかった人の受け皿を用意する
容量の上限や形式の制限で送れなかった人は、そのまま離れるか、電話をかけてきます。送れなかったときにどうすればよいのかを、その場に一行書いておきます。受け皿がないと、問い合わせそのものが消えます。窓口を作った意味が薄れるのはこの場面です。
受け取ってから消すまでを、一本の流れとして書き出す
ここまでの決めごとを、届いた一件がたどる順番に並べ直します。順番にしておくと、どの段で止まっているのかが分かります。段は六つです。
一つ目は受け取りです。どの入口から来ても、同じ置き場所に入る形にします。入口が複数あるなら、受け取ったあとに置き場所へ移す担当を決めます。二つ目は中身の確認です。誰についての相談なのか、何の用件なのか、添付が本人のものなのかを見ます。ここで、求めていないものが届いていないかも確かめます。
三つ目は仕分けです。患者の相談、求人の応募、業者からの連絡のどれなのかで、置き場所と残す期間が変わります。仕分けを後回しにすると、後ろの段が全部止まります。四つ目は返信です。答えられる範囲の型に沿って返し、返した記録を残します。返信の控えが個人のメールの中にしか無いと、他の人が状況を確かめられません。
五つ目は来院につながったかどうかの確認です。ここは受付の窓口だけでは分からないので、予約の台帳と突き合わせる作業が要ります。突き合わせないと、消してよいものかどうかの判断が付きません。六つ目が消去です。決めた期間を過ぎたものを、決めた日にまとめて消します。
この六つのうち、どこで止まっているかを一度書き出してみると、道具を替えるべきなのか、決めごとを足すべきなのかが分かれます。多くの窓口で止まっているのは三つ目と五つ目です。仕分けの基準がなく、来院につながったかどうかが受付側から見えないため、消してよいものが判断できず、全部が残り続けます。
受付がひとりのときに起きる詰まり
歯科医院の受付は、診療の時間帯に窓口の応対と電話と会計を同時に受け持つことが多く、届いたファイルを扱う時間はその隙間にしかありません。この前提を無視した手順は、作っても回りません。
昼休みと診療後にまとめて処理する運用になっている医院では、朝に届いた写真が夕方まで触られません。触られない間に追加の写真が届き、同じ人の分が二か所に分かれます。案件ごとに一つの入れ物を作る形にしておくと、あとから届いた分も同じところに入るので、この分裂が起きません。
担当が休んだ日の扱いも決めておきます。個人のアドレス宛に届く運用のままだと、休んだ日の分は翌日まで誰も見られません。緊急性のある相談が混ざっていた場合、これは医院にとって痛い遅れになります。窓口を共有の場所に置き、誰でも状況を見られるようにしておくのが、休みを取りやすくする条件でもあります。
紙に出す場面も決めておきます。届いた写真を印刷して診療室に持っていく運用は、その場では速いのですが、印刷した紙の行き先が決まっていません。診療室の台の上に置かれたまま次の患者が入ってくる、という状態が起きます。印刷するのは診療の直前だけにして、使い終わった紙はその日のうちに処分する。処分する場所を一か所に決めて、そこに入れたものは開かないと決める。これだけで、紙経由で外に出る道はほぼ塞がります。逆に、印刷しなくても画面で確認できる状態にしておけば、そもそも紙を作らずに済みます。
もう一つ、受付がひとりだと、二重に返信したかどうかが分かりません。院長が直接返信して、受付も返信する。同じ内容が二通届いた相手は、医院の中で情報が共有されていないと受け取ります。返信したかどうかが同じ画面に残る形にしておけば、これは起きません。
詰まっているのが手順なのか道具なのかを見分ける
ここまでを踏まえて、いまの受付のどこが詰まっているのかを分けます。分けずに道具を替えると、同じ散らかり方を新しい場所で繰り返します。
道具の側で解けるのは、入口を一つにすること、届いたものと送り主の情報を結び付けること、誰が対応中なのかを画面に残すこと、返信したかどうかを残すことです。これらは手順を頑張っても揺れます。人の記憶と善意で支えている限り、忙しい日に必ず落ちます。
逆に、送ってほしいものの案内、消す時期、見せてよい範囲、答えてよい費用の範囲は、道具を替えても医院で決めるしかありません。ここを決めないまま道具だけ替えると、新しい画面の中で同じ迷いが起きます。決めごとが先、道具はあとです。
見分けるための問いは一つで足ります。同じことが二回起きたときに、二回とも同じ結果になるか。ならないなら、それは人の判断に頼っている部分です。頼ってよい部分と、そうでない部分を分けます。判断に頼ってよいのは、相手ごとに答えを変える必要がある部分だけです。置き場所や、返信したかどうかの記録は、誰がやっても同じ結果になるべきところなので、道具の側に持たせます。
この見分けをせずに新しい道具を入れると、最初の一か月は整いますが、忙しい時期が来ると元の場所に戻ります。戻る理由は、道具の使い方を覚えていないからではなく、決めごとがないまま画面だけ変わったからです。順番を逆にしないでください。
受付の道具を見直すときに確かめるところ
決めごとを整えたうえで、それでも人の手が足りないと分かったら、道具の側を見ます。確かめる順番は、入口、置き場所、返信の記録の三つです。
受付の道具が実際にどう動くのかは、説明を読むより一度触ってみるほうが早く分かります。動くところを見るでは、届いた回答に担当と状況を持たせて返信するまでの流れをそのまま追えます。機能の一覧はできることにまとまっており、ファイルの受け取りや、届いたあとの絞り込みがどこまでできるのかを確かめられます。
窓口の性質によって必要なものは変わります。問い合わせを受けて返す場面での使われ方は問い合わせの受付に、応募書類を受け取る場面は採用の応募受付に整理されています。歯科医院の場合、患者からの問い合わせとスタッフの求人応募が同じ窓口に届くことが多いので、両方を見ておくと運用の形を決めやすくなります。
既存の環境を大きく変えずに続けたい場合は、いま使っているものとの違いを先に押さえます。サイトに埋め込んで使うフォームとの違いはContact Form 7との比較に、業務で使う環境に組み込む形の違いは業務で使う環境に組み込むかたちのフォームに整理されています。いま使っているもので足りているなら、無理に替える理由はありません。替える理由になるのは、届いたあとの作業が人の記憶で回っているときだけです。
費用の見当を先に付けておきたい場合は料金のページに条件が出ています。窓口が一つで、届く件数がそれほど多くないうちは、置き場所と消す時期を決めるだけで詰まりが解けることもあります。道具を替えるのは、決めごとを整えたうえで、それでも足りないと分かってからで遅くありません。判断に迷う点が残っているなら、先によくある質問のページを読んでおくと、確かめるべきことがはっきりします。
Q1. 問い合わせフォームで写真の添付を受け取るべきでしょうか？
症状の相談や矯正の相談を受けている医院なら、受け取れる形にしておいたほうが電話の応対が減ります。ただし、受け取ると決めた時点で、保存先と消す時期を一緒に決めてください。送ってほしい場面と枚数の目安を問い合わせのページに書いておくと、必要のない画像が届く場面も減ります。求めていない保険証の画像などは送らないよう明記しておくと安全です。
Q2. スタッフの私物のスマートフォンで患者の写真を受け取っても問題ないですか？
私物の端末で受け取ると、その端末の中に患者の情報が残り、退職後にどうなるのかを説明できなくなります。受け取る入口は医院の窓口に一本化して、私物の端末を経路にしないほうが確実です。すでに受け取ってしまったものがあるなら、医院の保存先に移してから端末の側を消す手順を決めてください。扱いの判断に迷うときは所管の窓口や専門家に確かめてください。
Q3. 届いた写真のファイル名はどう付ければよいですか？
受け付けた日、名字、内容の三つで足ります。日付を先頭に置くと、並べ替えただけで時系列になります。大事なのは型を決めることではなく、決めた型を紙に書いて受付に貼ることです。名前の付け方が人によって違うと検索が効かなくなり、結局は一枚ずつ開いて確かめる作業に戻ります。同姓の人がいる医院では受付番号を足してください。
Q4. 送られてきた写真を見て、費用や治療方針を返信で答えてよいですか？
受付の判断で決める話ではなく、医院として方針を決めておく対象です。写真だけで金額を答えると、来院後に金額が変わったときにもめます。受け取ったことと、次にどうするかだけを返す型にしておくと迷いません。画像を見ての説明は来院してからになること、費用は口の中を見てからでないと確定しないことを、あらかじめ文面に入れておきます。
Q5. 受け取った画像はいつ消せばよいですか？
来院につながらなかった問い合わせの添付は、返信を終えてから一定の期間を過ぎたら消す。来院につながったものは診療の記録の側に必要な形で残し、受付の置き場からは消す。この二本立てで足ります。期間は医院で決めて紙に書いて貼ってください。診療の記録そのものには法令で決まった保存期間があるため、消す前に所管の窓口や専門家に確かめてください。