セミナーの事務局に届く問い合わせは、文章だけでは終わりません。参加の申し込みに名刺の画像が添えられ、請求書払いの依頼に社内の様式が付き、当日の朝には登壇者から差し替えの資料が飛んできます。受付をひとりで回している人が困るのは、ファイルが届くこと自体ではなく、届いたファイルがどの申し込みに紐づくのか分からなくなること、そして重い資料ほどメールの上限に引っかかって届かないことです。この記事では、セミナーの受付で実際に届くファイルを洗い出したうえで、メール添付をやめる判断がどこで必要になるのか、受け取り方を変えるときに何を決めればよいのかを順に整理します。
セミナーの受付には、申し込み以外のファイルが次々に届く
「申し込みフォームに添付欄は要らない」と決めている事務局でも、ファイルは届いています。添付欄が無いから届かないのではなく、添付欄が無いぶんメールやメッセージという別の経路に流れているだけです。まずは何が届いているのかを、参加の申し込み、支払いのやり取り、登壇者と協賛、当日の連絡という四つの場面に分けて洗い出します。ここを曖昧にしたまま受け取り方だけを変えると、必要なものが集まらない入口ができあがります。
参加の申し込みで添えられるもの
法人向けのセミナーで最も多いのは名刺の画像です。申し込みフォームに会社名や部署の欄があっても、正式な表記を打ち込むのが面倒なので、名刺を撮って送ってくる参加者がいます。事務局からすれば所属の確認が一度で済むありがたい情報ですが、受け取った側から見れば、氏名と勤務先と直通番号とメールアドレスが一枚に載った個人情報です。
次に多いのが、参加資格や割引の確認に使う書類です。学割のある講座では学生証の画像、会員価格を適用する場合は会員証や資格証の画像、業界団体の会員限定セミナーでは所属を示す証明の写しが届きます。自治体や公的機関の助成を使って参加する人からは、決定通知や受講の推薦状が送られてきます。これらは申し込みの受付と同時に確認しないと、当日の受付で価格の話になり、その場で判断できずに列が止まります。
事前アンケートや質問シートも、ファイルとして届く典型です。登壇者に事前に質問を渡す運びにしていると、参加者が箇条書きを書いた文書を添付してきます。手書きのメモを撮影した画像で届くこともあります。合理的配慮の申し出、たとえば車椅子での参加や手話通訳の希望に伴って、必要な事項を書いた文書が添えられることもあります。
支払いと請求のやり取りで届くもの
有料セミナーでは、参加費の支払い方法が申し込みと同じくらいの分量のやり取りを生みます。請求書払いを希望する企業からは、先方指定の請求書様式、発注書、支払依頼書、購買システムに登録するための取引先登録シートが送られてきます。押印が必要な様式では、記入して押印したものをスキャンした文書か、撮影した画像で返ってきます。
振込の控えを画像で送ってくる参加者もいます。入金の消し込みが済んでいない段階で「振り込みました」という連絡が画像で届くと、事務局は入金の記録と突き合わせる作業を抱えます。キャンセルと返金が発生すると、今度は返金先の口座情報が画像で届きます。通帳の見開きを撮影した画像が送られてくることもあり、これは受け取ったあとの置き場所を決めていないと最も扱いに困るものです。
領収書の再発行や宛名の修正依頼も、既に発行した領収書の画像を添えて届きます。どの回のどの参加者の話なのかが分からないと、探すところから始まります。参加費のやり取りは、参加の申し込みそのものより後工程が長く、届いたファイルを申し込みの1行に紐づけておく価値がいちばん高い場面です。
登壇者と協賛からの受け取り
外部から登壇者を招くセミナーでは、事務局が受け取るファイルの重さが一段変わります。プロフィール写真、経歴の原稿、講演資料の一式、当日投影するスライド、配布用に印刷する資料の入稿データなどです。協賛が付く場合は、ロゴデータ、掲載用のバナー画像、広告の原稿が加わります。
このうち講演資料と入稿データは容量が大きくなりがちです。写真を多く含むスライドや、動画を埋め込んだファイルは、一般的なメールの添付上限を軽く超えます。実務では、登壇者が自分の使っている共有ストレージのリンクを送ってくる、あるいは分割して複数のメールに分けて送ってくるという形で回避されていますが、どちらも事務局の手元でファイルが散らばる原因になります。
差し替えも起きます。当日の朝に「最新版に差し替えてください」というメールが来て、その添付が正しい最新版なのか、その前に届いたものが最新版なのかが分からなくなる。登壇者が複数いるセミナーでは、この確認だけで開演前の時間が削られます。
当日の連絡で飛んでくる画像
開催当日は、受け取るファイルの性質がまた変わります。遅刻の連絡に交通機関の遅延証明書の画像が添えられ、会場にたどり着けない参加者から現在地の地図のスクリーンショットが届き、駐車券の精算の可否を尋ねる問い合わせに券面の写真が付きます。オンライン開催なら、接続できない参加者からエラー画面のスクリーンショットが送られてきます。
当日の連絡は、返信の速さがそのまま参加者の体験になります。ところが当日の事務局はほぼ全員が会場にいて、パソコンの前にいません。スマートフォンでメールを開き、添付の画像を開いて、状況を判断して返す。この一連の動作が重いと、返信が止まります。当日の受け取りは、保存の話より先に「その場で開けて、誰の連絡か分かる」ことが要件になります。
メール添付が回らなくなるのは、届いた瞬間ではなく後で
メールに添付されたファイルは、届いた瞬間は何の問題もありません。開けるし、読めるし、返信もできます。詰まるのはその後です。事務局の担当者からしばしば出るのは、届いたときは困っていないのに、翌週になると探せない、という話です。何が起きているのかを分けて見ます。
誰の申し込みなのかが本文の外に出てしまう
申し込みはフォームで受け、ファイルはメールで受ける形にすると、両者が別の場所に置かれます。フォームの回答一覧には申し込みの内容が並び、メールの受信箱には添付付きのメールが並びます。この二つを結ぶのは、担当者の記憶か、件名に書かれた氏名だけです。
同姓が複数いる回では、この結び付けが崩れます。件名が「Re: Re: セミナー参加について」になっていると、開くまで誰の話か分かりません。複数の回を並行して募集していると、どの回の話なのかも件名から落ちます。結果として、添付を探すために受信箱を全文検索する時間が積み上がります。回答の1行にファイルがぶら下がっている状態を作れるかどうかが、この問題の分かれ目です。
容量の上限で、いちばん重い資料ほど届かない
メールの添付には上限があります。Gmailのヘルプでは添付できるファイルの合計が25MBまでとされており、これを超える場合は共有ドライブのリンクに置き換えられる仕組みが用意されています。上限の値は利用しているサービスや、受信側の設定によって変わります。送る側が上限を超えていなくても、受け取る側の会社のメールサーバーで、より小さい上限が設定されていることがあります。
困るのは、上限に引っかかるファイルが、いちばん受け取りたいものだという点です。参加者の名刺画像は数百キロバイトで通りますが、登壇者の講演資料や印刷用の入稿データは通りません。上限を超えたメールは、送信者側でエラーになるか、受信側で黙って弾かれます。後者だと事務局は届かなかったことに気づけず、登壇者は送ったつもりでいるという状態が生まれます。
分割して送ってもらう回避策は、届いたファイルの数と順番の管理を事務局に押し付けます。共有ストレージのリンクで送ってもらう方法は、リンクの有効期限が切れる、権限の設定で開けない、リンクを含むメールが迷惑メールに振り分けられる、といった別の問題を持ち込みます。
個人のメールボックスにしか残らない
メールで受け取ったファイルは、受け取った担当者のメールボックスの中にあります。共有のアドレスで受けていれば複数人が見られますが、担当者個人のアドレスに直接届いたものは、その人にしか見えません。
これが表面化するのは、担当が変わるときです。異動や退職の引き継ぎで、「あの回の請求書の様式は前任者のメールの中にしかない」と気づく。あるいは当日に担当が休み、代わりに入った人が資料を探せない。セミナーの事務局は、一人が複数の回を掛け持ちしていることが多く、担当が一時的に不在になる場面が定期的に訪れます。ファイルの置き場所が個人のメールボックスだと、その不在がそのまま業務の停止になります。
逆に、共有アドレスにすべてを集めると、今度は全員が全部を見られる状態になります。名刺画像や口座情報まで、事務局に関わる全員が見られる必要はありません。見られる人を絞るという発想は、メールという道具の上では作りにくいものです。
消すという操作ができない
個人情報保護委員会は、安全管理措置について次のように示しています。
個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: 個人情報保護委員会
セミナーの受付に当てはめると、名刺画像や学生証の画像を、開催が終わったあともずっと持ち続ける理由は基本的にありません。ところがメールの添付は、消す操作が現実的にできません。メールを削除すれば本文も一緒に消え、やり取りの経緯が追えなくなります。転送していれば転送先にもコピーが残り、返信に引用されていれば返信のメールにも残ります。一つのファイルが何通にも複製された状態で、どこに何があるかを把握できません。
法律の解釈そのものは、所管の窓口や専門家に確かめてください。ここで言いたいのは運用の形の話です。受け取ったものを消す運用を作るなら、ファイルが一つの場所に一つだけ存在する形にしておく必要があります。保存の期間を決めても、消す操作ができない置き方をしていれば、決めた意味がありません。
受け取り方を変えるときに決めること
メール添付をやめる判断をしたあと、実際に決めるのは四つです。相手に何をさせないか、届いたものを何に紐づけるか、入口をどう分けるか、いつ消すか。順に見ます。
相手に登録をさせない
セミナーの申し込みは、思い立った瞬間に終わらないと消える行動です。告知ページを見て、日程と料金を確かめて、申し込みボタンを押すところまでが一続きになっています。その途中で「ファイルを送るにはアカウントにログインしてください」という画面が出ると、そこで手が止まります。パスワードを思い出せない、そもそもアカウントを持っていない、会社の端末で別のアカウントにログイン中で切り替えが面倒。理由はどれも相手の側にあって、事務局からは見えません。見えるのは申し込みが来なかったという結果だけです。
この条件は、広く使われているフォーム作成ツールでも仕様として公開されています。Googleフォームのファイルアップロード設問は、回答者がGoogleアカウントにログインしている必要があるとヘルプに記載されています。無料で使える範囲が広く、回答が表計算に流れるので、社内アンケートや既に名簿のある参加者への連絡には向いています。どこまでが得意で、どこから手当てが要るのかはGoogleフォームとの比較に整理されています。
組織の外にいる一般の参加者から受け取る場合は、条件がさらに変わります。Microsoft Formsのファイルアップロードは、回答者を組織内に限定する設定を選んでいるときに使えるものとして案内されています。社内研修の受講申し込みを社員から集める用途とは相性が良い一方、一般公開のセミナーで不特定多数から受け取る用途とは前提が違います。この線引きはMicrosoft Formsとの比較にまとまっています。
申し込みの1行にファイルをぶら下げる
受け取り方を変える目的は、ファイルを集めることではなく、申し込みとファイルを一緒に扱えるようにすることです。申し込みの一覧を開いたときに、その行から添付が開ける。この形になっていれば、誰の何なのかを探す作業が消えます。
紐づけの単位は、参加者ではなく申し込みにするのが実務的です。同じ人が複数の回に申し込むこともあれば、同じ会社から複数人が申し込むこともあります。参加者を単位にすると、どの回のどの申し込みに付いた書類なのかが再び曖昧になります。申し込み1件に対して、その申し込みで受け取ったファイルがぶら下がる形が、後から追える最小の形です。
受け取ったあとに担当を決め、返信の有無を追い、状況を更新していく使い方はイベントの申し込みにまとまっています。送信されたあとの道具がそろっているかどうかが、フォームを選ぶときの実質的な分かれ目になります。
何を受け取るかを入口ごとに分ける
参加の申し込み、請求のやり取り、登壇者からの入稿。この三つを同じ入口で受けると、必要な項目も、受け取るファイルの重さも噛み合いません。参加者に「講演資料をアップロードしてください」という欄を見せる必要はなく、登壇者に「学割の証明」を尋ねる必要もありません。
入口を分けると、受け取ったあとの扱いも分けやすくなります。参加者から受け取る名刺画像や学生証の画像は、開催後に消す対象です。登壇者から受け取る資料は、次回の打ち合わせまで残すものです。請求のやり取りで受け取る書類は、経理の保存期間に従います。同じ場所に混ぜて置くと、いちばん長い期間に全部が引きずられます。
連続講座のように複数回にまたがる申し込みを受ける場合は、回ごとの入口を分けたうえで、参加者を横断して追える形にしておくと、途中回からの参加や振替の相談に対応しやすくなります。
入口を分けるときに迷いやすいのが、分けすぎて管理が増える点です。目安としては、受け取るファイルの保存期間が違うなら分ける、返信する担当が違うなら分ける、この二つに当てはまらないなら同じ入口にまとめる、という順で考えると数が増えすぎません。参加の申し込みと請求のやり取りは、保存期間も担当も違うことが多いので、分けたほうが後の作業が減ります。一方で、参加の申し込みと事前質問は、担当も期間も同じことが多いので、一つの入口の中の項目として持ったほうが扱いやすくなります。
保存の期間と、消す担当を先に決める
受け取ったファイルをいつまで持つのかは、受け取り方を変えるのと同時に決めます。後で決めようとすると、決めないまま溜まります。決め方の順番は、まず何のために受け取ったのかを書き出し、その目的が終わる時点を保存期間の終わりにする、という形が扱いやすいはずです。
たとえば名刺画像は、参加者の所属を確認するために受け取ります。確認が済んで参加者名簿に反映したら、画像そのものを持つ理由は無くなります。学生証の画像は、割引の適用を確認するために受け取ります。当日の受付が終われば役目は終わります。返金用の口座情報は、返金が完了すれば不要です。開催から3か月で一律に消す、といった形で期間をそろえるやり方もありますが、経理に関わる書類は保存年限が別に定まっているので、混ぜずに分けておく必要があります。
消す担当も決めます。「気づいた人が消す」は、誰も消しません。開催後の締めの作業に「受付で受け取った画像の削除」を1項目として入れてしまうのが、いちばん続く形です。
他のフォームで足りる場合と、手当てが要る場合
いま使っている道具を替える必要が本当にあるのかは、先に確かめる価値があります。替えなくてよい場合を先に置きます。
社内の受付なら組織のフォームで足りる
社内研修や社内向けの勉強会で、参加者が全員自社の社員なら、組織のアカウントを前提としたフォームがそのまま使えます。回答者は既にログインしている状態で告知を開くので、ログインを求める一段が体感の障害になりません。組織の管理下でファイルが保管されるので、置き場所の話も社内の規定に乗ります。この条件がそろっているなら、受け取り方を変える理由はほとんどありません。
一般参加者を集めるときに出てくる条件
外部の人を集めるセミナーになると、条件が変わります。回答者にアカウントを作らせない、スマートフォンだけで申し込みが完結する、届いたファイルが申し込みの1行にぶら下がる、返信したかどうかが一覧に残る。この四つのうち、どれが欠けても受付の手作業が残ります。
とくに最後の一つは見落とされがちです。返信したかどうかが表に残らないと、二重返信と返し忘れは必ず起きます。事務局が複数人いる回では、同じ問い合わせに二人が別々の内容で返してしまう事故が起きます。ファイルの受け取りだけを直しても、この部分は直りません。フォームで集めたあとに何ができるのかはできることにまとまっています。
自社サイトに埋めたい場合
告知ページと申し込みを同じサイトの中に置きたい場合は、サイトの作り方によって選択肢が変わります。WordPressで告知ページを作っているなら、プラグインで申し込みフォームを設置する形が手早く、送信された内容をメールで受けるところまでは追加の費用なく組めます。受け取ったあとを一覧で追う仕組みを足すかどうかが判断の分かれ目になります。送信された内容がメールでしか残らない構成だと、この記事で挙げた詰まりがそのまま残るため、送信の記録が一覧として蓄積される形にできるかどうかを先に確かめておく価値があります。
サイトの外に申し込みページを置く選択肢もあります。告知は自社サイト、申し込みは外部のページ、という分け方は、告知ページの更新と申し込みの仕組みを切り離せるので、複数の回を並行して募集するときに管理が軽くなります。どちらを選ぶ場合でも、参加者から見て申し込みの流れが途切れないこと、スマートフォンで最後まで進めることの二つは共通の条件になります。
送る側はスマートフォンで撮って送っている
受け取り方を決めるとき、送る側の動作を具体的に思い浮かべておくと、条件の抜けが減ります。セミナーの申し込みでファイルを送る人の多くは、パソコンでスキャンした文書を用意しているのではなく、その場でスマートフォンのカメラを起動して撮り、そのまま送っています。この前提が抜けると、実際には使われない受け取り方を選ぶことになります。
撮った画像は、読めないことがある
その場で撮られた画像は、条件が整っていません。斜めから撮られていて台形にゆがんでいる、手元の影が落ちて文字が読めない、蛍光灯が反射して一部が白く飛んでいる、ピントが合っていない。名刺のように文字が小さいものほど、この影響が出ます。受付の側から見ると、届いた画像が読めなかった場合に「撮り直してもらう」というやり取りが一往復増えます。
対策として実務的なのは、送信の前に本人がその画像を確認できる形にしておくことです。送信ボタンを押す前に添付したものが小さく表示されるだけでも、明らかに読めない画像の送信は減ります。もう一つは、画像で受け取らずに済む項目を分けることです。会社名や部署は文字で入力してもらい、名刺の画像は必要な場合だけにする。全部を画像で受けようとしないほうが、結果として確認の手間が減ります。
複数枚に分かれて届く
書類の撮影は、1枚で終わりません。両面のあるものは表と裏、複数ページのものはページごと、通帳のようなものは見開きごとに撮られます。送る側はそれを何枚かの画像として送るので、受け取る側には順不同の画像が並びます。どれが何ページ目なのかは、開いて見るまで分かりません。
複数のファイルを1件の申し込みにまとめて紐づけられるかどうかは、ここで効いてきます。1件に1ファイルしか付けられない形だと、送る側は複数回に分けて送信することになり、受け取る側は同じ人の申し込みが複数行に分かれた状態を突き合わせる作業を抱えます。何枚まで添付できるのかは、道具を選ぶときに確かめておく項目です。
端末によってファイルの形式が変わる
スマートフォンで撮影した画像は、端末の設定によって保存形式が変わります。従来から広く使われている形式のほかに、圧縮効率の高い新しい形式で保存されることがあり、この形式は環境によっては開けません。受け取ったファイルが開けないという問い合わせは、送る側にも受け取る側にも原因が見えにくく、解決までに時間がかかります。
受け取る側でできるのは、受け付ける形式を明示しておくことと、開けなかった場合の案内文をあらかじめ用意しておくことです。「開けませんでした。お手数ですが別の形式で送り直してください」と毎回書くのではなく、どう操作すれば別の形式で送れるのかまで書いた文面を持っておくと、そのやり取りが一往復で終わります。当日の連絡でこれが起きると開演に間に合わないので、当日用の案内は特に先に用意しておく価値があります。
受け取ったあとを回すために、どこを見て決めるか
受け取り方の話は、突き詰めると「集めたあとに自分が回せるか」に行き着きます。集める部分はどの道具でもだいたい似ていて、差が出るのは送信されたあとです。判断のために見る場所を三つ挙げます。
一覧に残る状態を作れているか
申し込みの一覧を開いたときに、その1行から何が分かるかを確かめます。申し込みの内容、添付されたファイル、担当者、返信したかどうか、いまどの段階か。この五つが同じ画面で見えていれば、探す作業がほぼ消えます。逆に、どれか一つでも別の場所を開かないと分からないなら、その分だけ受付の時間が伸びます。
セミナーの受付は、開催日という締切に向かって件数が一気に増えます。締切の前日に届いた申し込みへの返信が漏れると、当日その人が会場に来て初めて発覚します。件数が増えたときにこそ、一覧が判断の基盤になります。
見られる人を絞れるか
名刺画像、学生証、口座情報。これらを事務局の全員が見られる必要はありません。誰がどこまで見られるのかを設定できるかどうかは、受け取り方を選ぶときの条件に入れておく価値があります。ここを見ずに決めると、後から「全員が全部見える」状態を運用の注意だけで抑えることになり、続きません。
外部に業務を委託している場合はさらに条件が増えます。当日の受付だけを外部のスタッフに任せる運びなら、そのスタッフに見せる範囲をどう区切るかを先に決めておきます。当日の受付に必要なのは、氏名と申し込み内容と支払いの状況までで、名刺画像や口座情報まで見える必要はありません。範囲を区切れない道具を選ぶと、当日だけ手作業で名簿を書き出すという別の作業が生まれ、その書き出したファイルがまた管理の対象になります。
共有の仕方も同じ考え方で決めます。「必要な人に、必要な期間だけ」を守ろうとすると、共有のリンクを配る方式は期限の管理が難しく、時間が経つほど誰が持っているか分からなくなります。最初から見られる人を設定する形のほうが、後から絞り直せるぶん扱いやすくなります。
動くところを確かめてから決める
仕様の一覧を読み比べても、受付の手触りは分かりません。申し込みが届いてから返信するまでの動きを一度なぞってみると、判断が早くなります。実際の画面で流れを追えるものは動くところを見るから確かめられます。費用の見当を先に付けたい場合は料金を見ておくと、比較の土俵がそろいます。
判断の順番としては、まず現在の受付で何がどれだけ届いているかを1か月分書き出し、そのうちメール添付で届いているものを数え、そのファイルを後から探した回数を思い出す。この三つの数字が出れば、変えるべきかどうかはほぼ決まります。数えていない段階で道具を替えても、替えたことの効果が分からず、次の判断ができません。
数え方は簡単で構いません。受信箱を開催回ごとに絞り込み、添付の付いたメールの数を数える。それだけでも、月に何十件が別々の場所に散らばっているのかが見えます。あわせて、その添付が何のために届いたのかを種類で分けておくと、どの入口を先に直せばよいかが決まります。多くの事務局では、参加者からの証明の画像と、請求に関わる書類の二つで大半を占めるので、まずそこだけを新しい受け取り方に寄せて、登壇者からの入稿は当面いまのまま残す、という順で移すのが現実的です。
一度にすべてを切り替えようとすると、案内文の書き換え、告知ページの差し替え、事務局内の手順の共有が同時に発生して、開催準備と重なった時点で止まります。次の回で参加者からの受け取りだけを変え、その回で困った点を洗い出してから請求のやり取りに広げる。この刻み方であれば、開催そのものに影響を出さずに移せます。
Q1. 申し込みフォームに添付欄を作ると、迷惑な送信が増えませんか？
入口を公開している以上、意図しない送信は一定数入ります。対策としては、受け取るファイルの種類と1件あたりの容量に上限を設けること、添付欄を必須にせず必要な入口だけに置くこと、送信の前に確認画面を挟むことが基本になります。届いたものを一覧で確認してから開ける形にしておけば、開かずに処理を止める判断もできます。ファイルの種類や容量の指定ができるかどうかは、道具を選ぶときに確かめておく項目です。
Q2. 登壇者の講演資料もフォームで受け取るべきですか？
参加者の申し込みとは入口を分けたうえで、受け取り方をそろえておくと管理が楽になります。講演資料は容量が大きく、差し替えも起きるため、どれが最新版かが一覧で分かる形が向いています。ただし相手が外部の講師で、既に共有ストレージでのやり取りに慣れている場合は、無理に方式を変えると先方の手間が増えます。誰の負担が増えるのかを見て決めてください。
Q3. 受け取った名刺の画像は、いつまで持っていてよいですか？
何のために受け取ったのかで決まります。所属の確認のために受け取ったなら、確認して名簿に反映した時点で画像を持つ理由は無くなります。開催後に一律で消す運びにする場合は、経理の書類など保存年限が別に定まっているものを混ぜないように分けておきます。法律上の解釈が関わる部分は、所管の窓口や専門家に確かめてください。運用として大事なのは、消す担当と消す時点を先に決めておくことです。
Q4. メールでの受け取りを完全にやめる必要がありますか？
やめる必要はありません。相手がメールで送ってくること自体は止められないので、届いたものを申し込みの1行に紐づけ直せる形を用意しておくのが現実的です。案内の文面で送り先を1か所に寄せていくと、時間をかけて比率が変わります。当日の連絡のように速さが最優先の場面では、メールやメッセージのまま受けて、あとで記録に残す運用にしている事務局もあります。
Q5. 事務局が一人でも、受け取り方を変える意味はありますか？
一人で回している場合ほど、探す時間の削減が効きます。担当が一人だと、その人が休んだ日に受付が完全に止まります。ファイルが個人のメールボックスにしか無い状態は、その停止をより深刻にします。一覧に申し込みとファイルが並んでいれば、代わりに入った人がその場で状況を把握できます。件数が少ないうちに形を作っておくほうが、増えてからの移行より手間がかかりません。