アイ クラウド メール 開封 確認で調べている人は、たいてい2つのうちどちらかの立場にいます。自分が送ったメールを相手が読んだか知りたい立場か、自分が受け取ったメールで読んだことが相手に伝わっているのか気になっている立場かです。この2つは答えが違います。前者については公開されている資料の中に該当する機能の案内が見当たらず、後者については読まれたことを送り主に伝えない仕組みが公式に用意されています。以下、確認できた内容だけで順に整理します。
質問を2つに分けると答えが出る
同じ「開封確認」という言葉で聞かれていることが、実際には2つに分かれています。ここを分けないと、調べても答えらしいものにたどり着けません。
1つ目は、送る側の機能としての開封確認です。自分が出したメールに「読んだら知らせてください」という依頼を付けて、相手のメールソフトから通知を返してもらう仕組みを指します。ビジネスメールで開封確認をつけると言うとき、多くの場合はこれです。
2つ目は、受け取る側から見た話です。自分がメールを開いたことが、送り主に伝わっているのかという疑問です。こちらは開封確認の依頼だけでなく、本文に埋め込まれた画像で開封を数える仕組みも関わってきます。案内やお知らせのメールに使われている方式で、受け取る側には何も表示されません。
この2つは、仕組みも違えば、設定する場所も違います。そして、Appleの環境ではそれぞれの答えの向きが逆になります。送る側としては該当する機能の案内が見当たらず、受け取る側としては伝わらないようにする仕組みが用意されている、という構図です。どちらの立場で調べているのかを決めてから読み進めてください。仕事の受付でこの疑問が出るのは、たいてい応募者や問い合わせ主に送った案内が読まれているか分からない、という場面です。その場合に本当に必要なものは記事の後半で扱います。
送る側の機能としては案内が見当たらない
まず、送る側の話です。iCloudのメールで開封確認を求める機能があるかどうかを、公式の案内の中で探すと、該当する項目は見当たりませんでした。iCloudのメールについて説明している公式のユーザガイドには、メールアドレスとエイリアスの管理、送受信、添付ファイル、署名、自動返信、迷惑メールの扱い、フォルダの整理、VIPの設定、印刷といった項目が並んでいますが、開封確認に関する記述は確認できませんでした。
ここで言葉を正確にしておきます。これは機能が存在しないという断定ではありません。今回確認した公開資料の中に記載が見当たらなかった、という意味です。仕様は変わりますし、確認していない資料に書かれている可能性もあります。ただ、業務で使う道具として考えるなら、公式の案内に載っていない機能を前提に運用を組むのは避けたほうが無難です。手順が公開されていないということは、変更されたときに気づく手段も無いということだからです。
同じことは、機能を追加すると称する外部の道具についても言えます。メールソフトに後から組み込んで開封を計測する仕組みは世の中にありますが、それを業務のやり取りに入れる場合、送受信するメールの内容がその道具を通ることになります。取引先の個人情報や、応募者の書類に関するやり取りを扱う窓口では、導入の前に社内の規程を確認してください。取り扱いの判断に迷う場合は、所管の窓口や専門家に確かめるのが安全です。
現実的な判断としては、iCloudのメールから開封確認を求める運用は組まない、という前提で考えるのが安全です。確認が必要な連絡があるなら、別の手段を用意します。この記事の後半で、開封確認に頼らずに確認を取る方法を扱います。
なお、通信事業者や勤務先から配られたメールアドレスを、Appleの標準のメールアプリで読んでいるという構成もよくあります。この場合、使っているアプリと、メールを預かっているサービスは別物です。開封確認の機能があるかどうかは、アプリではなく、メールを預かっている側のサービスの仕様で決まる部分があります。自分がどのサービスのアドレスを使っているのかを、まず確認してください。
受け取る側には止める仕組みが用意されている
立場を変えて、受け取る側の話に移ります。こちらには、はっきりした答えがあります。Appleは、送り主が開封を知ることを防ぐ仕組みを公式に用意しています。
Mail Privacy Protection hides your IP address so senders can't link it to your other online activity or determine your exact location. It also prevents senders from seeing if you've opened the email they sent you. 出典: support.apple.com
IPアドレスを隠すことで、送り主が他のオンラインの行動と結び付けたり、正確な位置を特定したりできないようにする。そして、送り主が、送ったメールを開いたかどうかを見られないようにする。この2つが明記されています。
仕組みとしては、本文に含まれる外部の画像を、利用者が本文を開いた瞬間ではなく、メールを受け取った時点で読み込む形になっています。送り主のサーバーから見ると、実際に読んだかどうかとは関係のないタイミングで画像が取りにこられることになり、開封という記録の意味が失われます。読んでいない人の分まで開封として記録され、開いた時刻も本当の時刻ではなくなります。
つまり、iPhoneやMacの標準のメールアプリでメールマガジンや案内を読んでいる人は、この保護が有効であれば、開封の記録から実態が読み取れない状態になっています。受け取る側として「読んだことが相手に伝わっているのか」を気にしているなら、この設定を確認するのが答えになります。
設定を確認する場所
メールプライバシー保護の設定は、機器ごとに場所が違います。公式の案内によると、Macでは、メールのアプリの設定を開いてプライバシーの項目を選び、「メールでの行動を保護」を選ぶ形です。iPhoneでは、設定からメールのアプリの項目に入り、プライバシー保護から「メールでの行動を保護」をオンにします。
この項目を選ばない場合でも、別々に指定できる選択肢が用意されています。IPアドレスだけを隠す設定と、すべてのリモートコンテンツを遮断する設定です。すべてのリモートコンテンツを遮断する設定を選んだ場合、リモートコンテンツを含むメッセージを表示したときに、その旨を知らせる表示が出ます。
機器を複数持っている場合は、それぞれで設定が要ることにも注意してください。iPhoneで有効にしていても、仕事で使っているMacの側で有効になっているとは限りません。同じアドレスのメールを2台で読んでいる場合、どちらで開いたかによって送り主に見える情報が変わります。自分の環境を確かめるときは、普段いちばん多く開いている機器の設定から見るのが手早い方法です。
実務の観点で押さえておくべきなのは、この設定が利用者の手元にあるということです。送る側は、相手がどの設定にしているかを知る方法がありません。同じ内容のメールを100人に送っても、開封として記録される条件が人によって違うということです。開封率という数字が実態を表さない理由の1つがここにあります。
なお、リモートコンテンツをどうしても読み込めない場合に、その旨の表示が出て、利用者が明示的に読み込みを選べる場面もあります。案内が正しく表示されないという相談を受けたときは、この設定を確認してもらうと解決することがあります。画像を多用したメールを送っている場合、この可能性を頭に入れておいてください。
開封確認は規格の上でも確実なものではない
送る側の話に戻ります。仮に開封確認を求められる環境を使っていたとしても、それが確実に返ってくるわけではありません。これは製品の出来の問題ではなく、規格そのものがそう定めています。
The presence of a Disposition-Notification-To header field in a message is merely a request for an MDN. The recipients' user agents are always free to silently ignore such a request. 出典: rfc-editor.org
依頼にすぎず、受け取った側のソフトはその依頼を黙って無視してよい、と書かれています。同じ文書には、この通知が読まれたことの保証にはならないという趣旨の記述もあります。「MDNs cannot be relied upon as a guarantee that a message was or was not seen by the recipient.」という一文です。送った側が期待する「読んだ証拠」としては、規格の側が使えないと言っているわけです。
さらに、プライバシーへの配慮として、受け取った人が自分の読んだ事実を知られたくない場合に、依頼を黙って無視することが許容される旨も書かれています。つまり、返ってこないことは異常ではなく、規格が想定している通常の動きです。開封確認が返ってこないことを理由に、相手が無視していると判断するのは誤りだということになります。
相手のサービスによって条件が違う
開封確認が使えるかどうかは、送る側だけでなく、受け取る相手の環境にも左右されます。主要なサービスで、公開されている条件を並べておきます。
Gmailの場合、公式ヘルプには「Read receipts are only available to work or school accounts. They don't work with personal Gmail (@gmail.com) accounts.」と書かれています。仕事や学校のアカウントでのみ使え、個人の無料のアカウントでは動きません。加えて「You won't get a read receipt if: You send a message to a group mailing list or alias.」という制限もあります。問い合わせ窓口のように共有のアドレスで運用している宛先には、そもそも返りません。受け取る側の承認が必要な場合があることも、同じヘルプに書かれています。
Outlookのサポート文書には、受信者が開封確認の送信を断れることが書かれています。「In Outlook, the message recipient can decline to send read receipts.」という記述です。続けて「There is no way to force a recipient to send a read receipt.」ともあり、強制する手段は無いと明記されています。
この3つを並べると、開封確認が確実に返ってくる組み合わせがほとんど無いことが分かります。個人のGmail宛には返らず、Outlook宛は相手が断れて、Appleの標準のメールでは送る側の機能の案内が見当たらない。業務の連絡先は、この3つのどれかであることが大半です。開封確認を運用の前提に置くのは、現実には無理があります。
画像で数える方式もiCloudの利用者には効きにくい
配信の道具が出す開封率は、本文に埋め込んだ小さな画像が読み込まれたことを開封として数えています。この方式についても、Appleの環境では前提が崩れます。
前に挙げたとおり、メールプライバシー保護が有効な場合、画像はメールを受け取った時点で読み込まれます。開いていなくても開封として記録され、時刻も実際に読んだ時刻ではありません。この保護が広く使われている以上、開封率という数字には、実態と無関係な記録が一定量まぎれ込んでいることになります。
崩れるのは開封率そのものだけではありません。配信の道具は、開封の時刻をもとに「何時台に読まれているか」「開封から次の操作までにどれくらい空いたか」といった数字も出します。受け取った時点で画像が読み込まれてしまえば、これらの時刻はすべて配信した直後に寄ります。時間帯の傾向を見て配信時刻を決めている場合、その判断の材料が、Appleの標準のメールで読んでいる人の分だけ実態から離れていることになります。開封率という1つの数字だけでなく、そこから派生した指標も一緒に疑ってください。
さらに、外部の画像を自動で表示しない設定を選んでいる人もいます。Gmailであれば「外部画像を表示する前に確認する」という設定です。この場合、読んでいても開封の記録は残りません。数字は2方向にずれていて、送る側にはどちらがどれだけ混ざっているか分かりません。
開封確認を求められた側はどう振る舞えばよいか
立場が逆のときの話もしておきます。取引先から、開封確認を求めるメールが届くことがあります。確認のダイアログが出て、送るかどうかを選ばされる場面です。
規格の上では、返すか返さないかは受け取った側の自由です。前に引用したとおり、依頼を黙って無視してよいと明記されています。プライバシーへの配慮として、自分の読んだ事実を知られたくない場合に無視することが許容される旨も書かれています。返さなかったからといって、規約違反やマナー違反になる性質のものではありません。
そのうえで、実務的な判断としては、相手との関係と用件で決めるのが現実的です。期限のある書類の受け渡しで、相手が確認を取りたがっている場面なら、返しておいたほうが後の話が早く進みます。逆に、日常のやり取りに一律で開封確認が付いてくる相手であれば、毎回返す必要はありません。返さない場合も、用件そのものに対しては本文で返事をするのが筋です。開封確認を返さないことと、連絡を無視することは別の話です。
もう1つ、組織として決めておくと楽になることがあります。開封確認を返すかどうかを、個人の判断に任せるか、窓口として統一するかです。問い合わせ窓口のように複数人で受けている場合、人によって返したり返さなかったりすると、相手から見て挙動が読めなくなります。返さない方針にするなら、その代わりに「受領しました」という一言を必ず返す、といった運用を決めておくと、相手も安心します。仕組みで自動的に取れないものを、運用の約束で埋めるという発想です。
なお、こちらが確認を返したかどうかは、相手のメールソフトに記録として残る場合があります。返した事実は相手に伝わる前提で扱ってください。返す返さないを内容によって使い分けていると、相手には一貫性の無い対応に見えることがあります。
エイリアスや転送が挟まると、さらに見えなくなる
もう1つ、受付の側から見て効いてくる事情があります。相手が使っているアドレスが、そのまま相手の受信箱を指しているとは限らないことです。
iCloudのメールには、エイリアスを作って管理する機能があります。公式のユーザガイドにも、メールアドレスとエイリアスの管理という項目が置かれています。エイリアスを使うと、申し込みや問い合わせのたびに別のアドレスを使い分けられます。受け取る側にとっては便利な仕組みですが、送る側から見ると、同じ人が別のアドレスで複数回申し込んでいても、名簿の上では別人に見えます。
転送が挟まっている場合はさらに複雑です。申し込みフォームに書かれたアドレスから、実際に読まれている受信箱まで、1回か2回の転送を経ていることがあります。転送の途中で本文の形式が変わることもあり、HTMLで送ったメールがテキストとして届く場合もあります。そうなると、画像による開封の計測は成立しません。相手は普通に読んでいるのに、こちらの記録には何も残らない、という状態です。
受付の実務としては、アドレスを個人の識別子として使いすぎないことが対策になります。同じ人からの2回目の問い合わせを見つけたいなら、アドレスだけでなく氏名と電話番号でも突き合わせられるようにしておく。名簿を1本にまとめておくと、この照合が一度で済みます。届いた問い合わせを1か所に集めて扱う考え方は、できることにまとまっています。
一斉配信と1対1で扱いを分ける
開封の話がややこしくなるのは、性質の違う2種類の連絡を同じ物差しで測ろうとするからです。分けて考えると、扱いが決まります。
一斉配信、つまりお知らせやメールマガジンのように、同じ内容を多数に送る連絡では、開封を集計として使うのは妥当です。個人が読んだかどうかではなく、件名を変えたときに数字がどう動くかを見る用途だからです。全員に同じ歪みが乗るので、比較の向きは壊れません。ここで見るべきは絶対値ではなく差です。
1対1の連絡、つまり応募者への案内や、問い合わせへの返信では、開封の記録はほとんど役に立ちません。母数が1件しかないため、統計として均されず、受信環境の癖がそのまま出ます。開封が付いていないという1件の事実から、読んでいないという結論を出すのは無理があります。逆に開封が付いていても、受信時に自動で読み込まれただけかもしれません。
この線引きをしておくと、迷いが減ります。一斉配信の数字は施策の判断に使い、個別の連絡は開封を見ないで期限で管理する。実務ではこれで十分に回ります。個別の連絡について開封を追いかけ始めると、判断できない情報を眺める時間だけが増えていきます。
相手の環境を前提にしない連絡の作り方
最後に、送る側として実際にできることを整理します。相手の受信環境は選べません。だからこそ、環境に依存しない形で連絡を組み立てるのが確実です。
まず、大事な情報を画像の中に入れないことです。会場の地図や、日時の案内を画像にして送ると、画像を表示しない設定の相手には何も伝わりません。文字で書いて、補助として画像を添える順番にしてください。この配慮は、開封の計測とは関係なく、単に伝わる確率を上げます。
次に、件名で用件が分かるようにすることです。本文を開かなくても、何の連絡かが分かる件名にしておくと、相手が見落としません。「面接日程のご案内（9月10日までにご返信ください）」のように、用件と期限を件名に入れてしまう形が有効です。開封されるかどうかを心配するより、開封されなくても最低限が伝わる件名にするほうが、結果的に返事が早く来ます。
3つ目は、連絡の手段を1本に絞らないことです。メールだけで完結させようとすると、届かなかったときに手が無くなります。申し込みの段階で電話番号を取っておく、送信完了の画面に問い合わせ先を書いておく、といった手当てをしておけば、メールが届かなかった場合の逃げ道になります。控えのメールだけを唯一の確認手段にしないという設計は、どの受付でも共通して効きます。
開封を確かめたいときの現実的な代わり
ここまでで、開封を仕組みで確実に取る手段が無いことがはっきりしました。では、確認が必要な連絡はどう扱えばよいのか。実務で機能する方法は3つあります。
1つ目は、本文の中で明示的に返事を求めることです。「ご確認いただけましたら、一言ご返信ください」と書くほうが、開封確認の依頼より確実に返ってきます。返ってきた文面は、相手が読んだうえで意思を示した記録として、受信環境の設定に一切左右されません。設定次第で消えたり増えたりする数字とは、証拠としての強さが違います。
2つ目は、次の行動を用意しておくことです。案内の中に、相手が押して進める行き先を1つだけ置きます。押された記録はこちら側に残るので、相手がどの機器で読んでいるかとは関係なく残ります。ここで気をつけたいのは、その行き先をボタンの画像にしないことです。画像を読み込まない設定の相手には、押す場所そのものが表示されません。文字のリンクとして置き、同じ行き先を本文にも書いておけば、どの環境からでも進めます。押していない人が読んでいないとは限りませんが、まだ進んでいない人の一覧としては正確で、催促の相手を決める根拠になります。
3つ目は、期限を先に書いておくことです。5営業日以内にご返信ください、と書いてあれば、期限を過ぎた時点で追いかける判断ができます。期限を決めておくと、相手の環境がどうであれ、こちらが動く日は自分の側で確定します。その日が来たら、開封が付いているかどうかを見ずに連絡してください。記録を見てから決めようとすると、そこで手が止まります。
受付の仕事で本当に見るべき場所
採用の窓口や問い合わせの受付で開封を気にする理由をたどると、ほとんどが「こちらの連絡が相手に届いて、次に進んでいるかを知りたい」という一点に行き着きます。この目的なら、開封という不確かな数字を追う必要はありません。
必要なのは、案件ごとに「いつまで待つか」をこちら側で決めきってしまうことです。相手の受信環境は選べませんが、待つ期限を決めるのはこちらの裁量です。件ごとに期限を入れておけば、その日が来た件だけが一覧に浮かび上がります。開封が付いたかどうかで並べ替える必要はありません。逆に、この期限が個人の受信箱の中にしか無いと、返し忘れと二重連絡が起きます。人が2人以上で受付を回している場合、この2つは必ず起きます。
道具を選ぶときに効いてくるのは、フォームを作る機能の差ではなく、送信されたあとの道具がそろっているかどうかのほうです。相手がアドレスを使い分けていても同じ人の件として追えること、そして誰がいつ何を返したかがその件の下に残ること。この2つが揃っていれば、開封に頼る場面はほとんど無くなります。
比較するときの見方も変わります。送信されたあとに何が残るかまで含めて並べた表を見ると、判断が早くなります。Googleフォームとの比較には、無料で使える範囲と、その先で人の手作業になる部分が並べてあります。自分のサイトに埋め込む形との違いはContact Form 7との比較、社内の環境で完結させたい場合はMicrosoft Formsとの比較が同じ観点でまとまっています。
応募者への連絡が読まれているか気になる場面は、採用の受付でとくに多く出ます。採用の応募受付には、応募から選考の間で止まりやすい場所と、そこで何を記録しておくかがまとまっています。問い合わせの窓口で同じ問題が出ている場合は、問い合わせの受付が近い内容です。実際の画面での見え方はできることと動くところを見るから、費用の考え方は料金から、判断のときによく出る疑問はよくある質問から確認できます。
受付の道具を入れ替えるかどうかを決めるとき、開封を測れるかどうかを比較の軸に置く必要はありません。測れたとしても、受信側の設定で数字が上下する以上、判断の根拠にはならないからです。軸に置くべきなのは、届いた件がどこで止まっているかを、担当者が誰であっても同じように見られるかどうかです。
まずは直近1か月を振り返って、返事が来ていない相手を何人取りこぼしたかを数えてみてください。その数が0であれば、開封を測る必要はありません。数が出るようなら、必要なのは開封の計測ではなく、止まっている案件が見える状態のほうです。
Q1. iCloudのメールから開封確認を求めることはできますか？
公式のユーザガイドの中に、開封確認を求める機能についての記述は見当たりませんでした。機能が無いという意味ではなく、確認した公開資料に記載が見当たらないという意味です。業務で使うなら、公式に手順が案内されていない機能を前提に運用を組まないほうが安全です。確認が必要な連絡には、本文で返信を求める方法をおすすめします。
Q2. 自分がメールを開いたことは送り主に伝わっていますか？
メールプライバシー保護が有効であれば伝わりません。Appleの公式説明には、送り主が、送ったメールを開いたかどうかを見られないようにすると明記されています。設定はMacではメールの設定のプライバシーから、iPhoneでは設定のメールのプライバシー保護から確認できます。IPアドレスだけを隠す設定や、リモートコンテンツを遮断する設定も選べます。
Q3. 開封確認が返ってこないのは、相手が無視しているからですか？
そうとは限りません。返ってこない理由は、相手の意思ではなく環境の側にあることが多くあります。個人のGmail宛には返らず、グループのアドレスやエイリアス宛にも返りません。Outlookでは受信者が送信を断ることができ、強制する手段は無いと明記されています。規格の上でも、依頼を無視する動作は認められています。返事が欲しい場合は、本文で明示的に依頼してください。
Q4. 開封率が低いのは配信の内容が悪いからですか？
内容以外の要因が多く混ざります。受信側が外部の画像を自動表示しない設定なら、読んでいても記録は残りません。逆に受信時点で自動的に読み込む仕組みが働いていると、開いていなくても記録されます。同じ道具で同じ条件で送った配信どうしを比べるなら差に意味がありますが、絶対値を実際に読んだ人の割合として読むのは無理があります。