見学の申し込みが届くたびに、園長が同じような文面を一から打っている。似た問い合わせなのに、返す人によって案内する内容が微妙に違う。保育園の受付では、こうした状態が長く続いていることがよくあります。問い合わせの中身は驚くほど似ているのに、返信だけが毎回手作りになっている。この記事では、保育園の見学と入園の問い合わせに対する返信を型にする方法を、部品の分け方から場面別の文面、そして古くなったひな形の直し方まで順に書きます。文面をきれいにする話ではなく、返す作業にかかる時間と判断を減らす話です。
保育園の返信が毎回書き直しになる理由
ひな形が無い園には、無いなりの理由があります。そこを見ずに文面だけ作っても、使われずに終わります。
返す人が保育に入っている
保育園の受付を担当しているのは、多くの場合、園長か主任です。どちらも保育に入る時間があり、事務室に座っていられる時間は細切れです。問い合わせに気づくのが夕方で、返すのは子どもたちが帰ったあと。この時間帯に一から文章を組み立てるのは、単純にしんどい作業です。
疲れた時間帯に書くと、文面が短くなります。短くなると必要な案内が抜け、抜けたぶんだけ追加の質問が返ってきます。往復が増えて、また時間が取られる。ひな形が無いことの負担は、最初の一通ではなく往復の回数に出ます。
答える内容が日によって変わる
空き状況は動きます。今週は一歳児に空きがあっても、来週には埋まっているかもしれません。見学の受け入れ枠も、行事や職員の配置で変わります。文面を固定すると事実とずれるのではないかという不安が、ひな形を作らせない理由になっています。
これは実は分けられる問題です。変わるのは数字と日付だけで、案内の骨組みは変わりません。骨組みを固定して、変わる部分だけ差し込む形にすれば、事実とずれる心配は消えます。
誰が返すか決まっていない
代表アドレスを複数人で見ている園では、誰が返すかがその場の判断になります。手が空いた人が返すという運用は、一見効率的に見えますが、返す人によって内容が変わる原因になります。ひな形はこの揺れを消す道具でもあります。
返信を型にする前に、問い合わせを種類で分ける
すべての問い合わせに一つのひな形で対応しようとすると、必ず無理が出ます。先にやるのは分類です。
保育園の受付に届くものは、おおむね次の種類に分かれます。見学をしたいという依頼。空き状況を知りたいという確認。入園の手続きについての質問。一時保育を使いたいという申込。保育士や調理員の採用に関する応募。実習や職場体験の受け入れ依頼。給食の食材や玩具の営業。
種類ごとに、答える内容も、答えられる人も、急ぎ具合も違います。見学の依頼は日程を決めれば済みますが、入園の手続きの質問は自治体の窓口を案内する必要があります。採用の応募は園長の判断が要ります。営業は返さないという判断もあり得ます。
分類ができていれば、ひな形は種類ごとに一つずつ作れば足ります。分類ができていないまま「保育園の返信のひな形」を一つ作ろうとするから、どの場面でも中途半端な文面になります。
分類の粒度は、園の規模で変えて構いません。件数が少ない園なら、見学とそれ以外の二つで足ります。件数が増えてきたら、空き状況の確認と採用を分けます。最初から細かく分けると、どれに当てはまるか迷う問い合わせが出てきて、分類そのものが手間になります。
分類を人の目でやるのか、入口で分けるのかも決めておきます。フォームに「お問い合わせの種類」の選択肢を置けば、届いた時点で分かれます。入口を分けるという考え方は問い合わせの受付と採用の応募受付の項に整理があり、同じ窓口で受けるか分けるかの判断材料になります。
ひな形の骨組みは四つの部品でできている
種類が分かれたら、次は文面の構造です。返信は四つの部品に分けられます。この分け方を知っておくと、どの場面のひな形も同じ手順で作れます。
一つ目は、受け取ったことの確認です。「お問い合わせありがとうございます」「見学のお申し込みを承りました」の部分にあたります。ここは種類が違ってもほとんど変わりません。
二つ目は、質問に対する答えです。空きがあるのか、見学ができるのか、いつなのか。ここが問い合わせごとに変わる中心の部分です。
三つ目は、次に何をしてほしいかです。「ご希望の日をお知らせください」「当日は上履きをお持ちください」「お申し込みは市の窓口へお願いします」。ここが抜けると、保護者は何をすればよいか分からず、もう一度質問してきます。往復が増えるのはたいていここが原因です。
四つ目は、連絡先と対応できる時間です。電話がつながりやすい時間帯、返信にかかる目安の日数。これを書いておくと、催促の電話が減ります。
この四つのうち、二つ目だけが毎回変わります。残りの三つは固定できます。4つの部品のうち3つが固定できるという事実が、ひな形が効く根拠になります。
場面別のひな形
実際の文面を、場面ごとに見ていきます。園名や日付の部分はひな形として伏せてあります。
見学の日程を提示する
いちばん件数の多い場面です。候補日をこちらから出すか、相手に選んでもらうかで文面が変わります。園の側から出すほうが往復は少なくなります。
「〇〇様
このたびは〇〇保育園の見学にお申し込みいただき、ありがとうございます。
見学は下記のいずれかの日時でご案内できます。ご都合のよいものをお知らせください。
・△月△日（□） 午前10時から ・△月△日（□） 午前10時から
所要時間は30分程度です。お子さまとご一緒でも構いません。園庭を歩きますので、歩きやすい靴でお越しください。
ご不明な点がありましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。お電話は平日の午後1時から午後4時ごろがつながりやすい時間帯です。」
候補日を二つ出しているのは、一つだと合わなかったときに往復が発生するためです。三つ以上出すと、園の側で枠を押さえておく手間が増えます。
空きがないことを伝える
断りの返信は、書きにくいぶん後回しにされがちです。ひな形があると、後回しになりません。
「〇〇様
お問い合わせありがとうございます。
お尋ねいただいた〇歳児クラスにつきましては、現在空きがございません。今後の状況によっては変動する可能性がありますので、あらためてお問い合わせいただければ、その時点の状況をお伝えします。
なお、入園のお申し込みは市の窓口で受け付けております。園での受付は行っておりませんので、お手数ですが下記へお問い合わせください。」
断りの文面で大事なのは、次にどこへ行けばよいかを書くことです。空きがないという情報だけを返すと、保護者は行き止まりに立たされます。
自治体の窓口を案内する
認可の保育園では、入園の申し込みそのものを園が受け付けません。この案内は頻繁に必要になります。
「〇〇様
お問い合わせありがとうございます。
入園のお申し込みにつきましては、市の保育課で受け付けております。申込書の配布時期や締切につきましても、市の窓口でご確認ください。
園では、見学のご案内と、園の方針や日々の過ごし方についてのご説明を行っております。ご希望がありましたら、見学のお申し込みをお受けします。」
園ができることとできないことを、同じ文面の中に並べて書いています。断るだけで終わらせないための形です。
返事が遅れたとき
繁忙期には、どうしても返信が遅れます。遅れたことに触れずに本題から入ると、待たされた側には冷たく映ります。
「〇〇様
お返事が遅くなり申し訳ありません。
お問い合わせいただいた件について、下記のとおりご案内します。」
長い言い訳は要りません。一行だけ入れて本題に入る形にしておけば、書く側も気が重くなりません。
一時保育の問い合わせに答える
「〇〇様
一時保育についてのお問い合わせ、ありがとうございます。
ご利用には事前の登録が必要です。登録の手続きは平日の午後にお受けしております。ご希望の日をお知らせいただければ、こちらで枠をお取りします。
ご利用の当日に必要なものについては、登録の際にご案内します。」
一時保育は、利用の条件が園によって細かく違います。そのぶん説明が長くなりがちですが、最初の返信で全部を書く必要はありません。次の一手だけを伝える形にすると短くなります。
採用の応募に返す
保育士や調理員の応募は、返信の速さがそのまま結果に影響する場面です。応募した側は複数の園に同時に出していることが多く、最初に返ってきた園から面接が進みます。
「〇〇様
このたびは〇〇保育園の求人にご応募いただき、ありがとうございます。
書類を確認のうえ、あらためてご連絡します。おおむね1週間以内にはお返事しますので、少々お待ちください。
なお、園の見学をご希望の場合は、選考とは別にお受けしています。ご希望があればお知らせください。」
この文面の要点は、いつ返すかを約束していることと、見学を別に受けると書いていることの二つです。保育士の応募では、園の雰囲気を先に見たいという希望が多くあります。選考と切り離して見学を受けると伝えておくと、応募の段階で辞退する人が減ります。
応募への返信は、園長が判断してから返そうとして遅れがちです。受け取ったことだけを先に返す文面を用意しておけば、判断を待たずに送れます。
実習や職場体験の受け入れ依頼に返す
養成校や中学校から、実習や職場体験の受け入れ依頼が届きます。これは日程と人数の調整が中心で、園の年間の予定と突き合わせる必要があります。
「〇〇様
ご依頼ありがとうございます。
受け入れの可否につきましては、園の行事の予定と職員の配置を確認したうえでご回答します。おおむね2週間以内にご連絡します。
ご希望の期間と人数について、変更が可能な範囲がありましたらあわせてお知らせください。」
即答できない問い合わせでは、いつ答えるかを先に伝える形が効きます。回答が遅いこと自体より、いつ来るか分からないことのほうが相手には負担です。
見学の枠を先に決めておくと、返信が短くなる
ひな形の中身を考える前に、園の側の枠を決めておくと文面が一気に短くなります。
保育園には、見学に向く時間帯とそうでない時間帯があります。登園の受け入れが続く朝の時間帯は、職員の手が完全にふさがります。午睡の時間帯は静かにする必要があり、活動の様子を見てもらえません。夕方は延長の対応が始まります。実際に案内しやすいのは、午前の活動が始まってから昼食までのあいだに限られる園がほとんどです。
この事情を毎回文章で説明していると、返信が長くなります。あらかじめ「見学は火曜と木曜の午前10時から」と枠を決めておけば、返信は候補日を挙げるだけで済みます。保護者にとっても、選択肢が絞られているほうが決めやすくなります。
枠を決めるときは、園の行事と重ならないかを年間の予定で確認します。運動会の準備期間、健康診断の日、避難訓練の日。これらを外しておくと、受け入れてから断り直す事態を避けられます。
枠を公開する方法も決めます。ホームページに書いておくか、フォームの選択肢にするか。フォームの選択肢にすると、届いた時点で候補日が決まっているため、返信で日程を調整する往復が消えます。往復が一回減るだけで、園の側の作業は目に見えて軽くなります。
見学の枠を公開すると、押さえられた枠を管理する必要が出てきます。同じ枠に二組が申し込んだときにどう扱うかを決めておいてください。先着で受けるのか、両方を受けて一緒に案内するのか。園の方針によって変わりますが、決めておかないとその場で判断することになります。
差し込む欄と、書き換えてはいけない部分
ひな形を職員に渡すとき、どこを書き換えてよいかを明示しておかないと、使う人によって変わります。
書き換えてよいのは、宛名、日付、クラスの年齢、担当者の名前、候補日といった、事実として変わる部分です。ここは書き換えないと使えません。
書き換えないでほしいのは、園としての方針にあたる部分です。入園の申し込みを園では受け付けないという説明、見学の所要時間、連絡がつきやすい時間帯。ここを職員が個別に判断して書き換えると、案内する内容が人によって変わります。
ひな形のファイルの中で、変える部分を角かっこで囲む、色を変えるといった目印を付けておくと迷いません。目印がないと、丁寧な職員ほど全体を書き直してしまい、ひな形の意味が消えます。
もう一つ決めておきたいのが、書き足してよい範囲です。園の中で「ひな形のままではそっけない」と感じる職員は必ず出ます。書き足すこと自体は悪くありませんが、書き足す位置を決めておかないと、案内の途中に個人的な一文が入り込み、読みにくくなります。書き足すなら冒頭か末尾、という形にしておくと崩れません。
宛名の敬称も揃えます。保護者に対して「様」で統一するのか、子どもの名前を出すのか。きょうだいが在園している家庭に対して、下の子の見学の返信で上の子の名前に触れるかどうかも、判断が分かれる部分です。園として決めておけば、返す人によって印象が変わりません。
ひな形が古くなる仕組みと、更新の担当
作ったひな形は必ず古くなります。古いまま使われるほうが、ひな形が無いより危険です。
古くなる原因は決まっています。園の受け入れ体制が変わった。自治体の窓口の名前や締切が変わった。見学の所要時間や受け入れ方を変えた。電話がつながる時間帯を変えた。連絡先のアドレスを変えた。
これらは年に何度か起きます。起きたときにひな形を直す担当が決まっていないと、誰も直しません。作った人が異動したあとは特にそうです。
対策は二つあります。一つは、ひな形を置く場所を一か所に決めることです。職員それぞれのパソコンに保存されていると、直しても全員に届きません。もう一つは、見直す日を年間の予定に入れることです。年度の切り替えの前と、見学が増える時期の前の二回で足ります。
自治体の窓口に関する記述は、ひな形の中でも特に古くなりやすい部分です。締切の日付をひな形に直接書き込むと、翌年には必ずずれます。日付を書かずに「市の窓口でご確認ください」と書いておくほうが、長く使えます。
自動返信とひな形は別のもの
ここを混同すると、どちらも中途半端になります。
自動返信は、フォームが送信された瞬間に自動で送られる文面です。中身は誰に対しても同じで、受け取ったことを知らせるのが役目です。「お問い合わせを受け付けました。〇日以内にご返信します」という内容が中心になります。
ひな形は、人が返すときに使う下書きです。相手の質問に応じて中身が変わります。
自動返信があるだけで、催促の連絡はかなり減ります。届いたかどうか分からない状態が、催促を生むからです。自動返信に返信までの目安を書いておけば、その日数のあいだは待ってもらえます。逆に、自動返信だけで人からの返信が来ないと、送りっぱなしの印象を与えます。
自動返信の設定を含めた受付の作りは、無料で広く使われている道具でもある程度できます。違いは、その後の対応を追えるかどうかにあります。Contact Form 7との比較には、送信のあとに何が残るかという観点での違いが整理されています。
返す速さと、返す時間帯を決める
ひな形があると、返信の速さが上がります。上がったところで、いつ返すかという別の決めごとが必要になります。
保育園の受付では、返信が翌日以降になることが珍しくありません。園長が夕方にまとめて処理するためです。この形自体は悪くありませんが、待つ側にとっては、いつ返ってくるか分からない時間が発生します。自動返信で「〇日以内にご返信します」と伝えておけば、この不安は消えます。
返す時間帯にも配慮が要ります。夜遅くに送られた返信は、受け取る側に「この園は遅くまで働いている」という印象を与えます。実際に園長が夜に処理しているとしても、送信の時間を翌朝にずらす選択肢はあります。下書きとして保存しておき、翌朝に送る形にすれば、印象と実務を両立できます。
土日に届いた問い合わせをどう扱うかも決めます。土曜に保育を行っている園でも、事務の対応まではしていないことが多くあります。「土日祝日にいただいたお問い合わせは、翌開園日のご返信となります」の一行を自動返信に入れておけば、月曜の朝に催促の電話が入ることが減ります。
急ぎの用件と、そうでない用件の区別も伝えておきます。当日の欠席連絡のような急ぎのものが問い合わせフォームに入ってくると、気づくのが遅れます。フォームの説明に「当日のご連絡はお電話でお願いします」と書いておくのが確実です。
文面の言葉づかいで気をつけること
ひな形は使い回すぶん、言葉づかいの影響が大きくなります。一度作った文面が何百通も送られるためです。
まず、園の内部の言葉をそのまま使わないことです。クラスの呼び名、書類の略称、行事の通称。園の中では通じても、初めて問い合わせた保護者には伝わりません。クラスを「ひよこ組」と書くより「0歳児クラス」と書くほうが、外から見て分かります。
次に、断定を避けすぎないことです。「かもしれません」「場合がございます」を重ねると、結局どうなのかが伝わりません。決まっていることは決まっていると書き、変わる可能性がある部分だけをその表現にします。
三つ目に、指示の形を揃えることです。「お知らせください」「ご連絡ください」「お伝えください」が混在すると、読む側は違う動作を求められていると感じます。一つのひな形の中では表現を統一してください。
四つ目に、専門的な判断に踏み込む表現を入れないことです。アレルギーや発達についての問い合わせに対して、園の受付の文面で見通しを述べることは避けます。「入園が決まりましたら、あらためて詳しくうかがいます」といった形で、受け止めたことだけを伝えるほうが安全です。
電話で受けたぶんをひな形に乗せる
保育園の問い合わせは電話が多く、ひな形の話をメールだけで完結させると半分しか改善しません。
電話にもひな形は作れます。話す順番を決めておく形です。名前を聞く、用件を聞く、月齢を聞く、希望の日を聞く、折り返しの要否を確認する。この順番をメモ用紙の形にしておけば、誰が電話を取っても同じ内容を聞けます。
保育園の電話は、保育中に鳴ります。手が離せない時間帯に取ると、聞くべきことが抜けます。メモ用紙の順番が決まっていると、抜けが減ります。
抜けやすいのは、折り返し先の確認です。かけてきた番号がそのまま連絡先とは限りません。勤務先から掛けている場合や、家族の端末を借りている場合があります。「折り返しはこちらの番号でよろしいですか」の一言をメモ用紙の項目に入れておくと、折り返しが届かない事態を防げます。
もう一つ抜けやすいのが、いつ折り返すかの約束です。「のちほどご連絡します」だけだと、相手は待ち続けます。「本日の午後にご連絡します」と時間帯まで伝えておけば、相手は電話の前で待たずに済みます。園の側も、その時間帯までに返せばよいことが決まります。
電話で受けたあとに、メールで確認を送る形も有効です。口頭で伝えた日時が食い違うことを防げます。この確認の文面も、ひな形にしておけます。
「〇〇様
先ほどはお電話ありがとうございました。お話しした内容を確認のためお送りします。
・見学日時 △月△日（□） 午前10時から ・所要時間 30分程度 ・お持ちいただくもの 特にございません
変更がありましたら、下記までご連絡ください。」
誰が返すかを決める
ひな形があっても、誰が返すか決まっていないと二重返信が起きます。
代表アドレスを園長と主任と事務が同時に見ている園では、朝に園長が返した内容と、昼に事務が返した内容が食い違うことがあります。保護者は二つの案内を受け取り、どちらが正しいか分かりません。
決め方は二つあります。種類で決めるか、時間で決めるか。見学は事務、採用は園長、といった種類での割り振りが分かりやすい形です。あるいは、午前は事務、午後は主任という時間での割り振りもあります。
どちらの決め方でも、返信したという事実が記録に残る必要があります。記録が無いと、決めた本人以外には対応済みかどうかが分かりません。誰が、いつ、何を返したかが一覧で見える状態になっていれば、二重返信は起きません。送信されたあとを回す道具がそろっていることが、ひな形を実際に機能させる土台になります。
ひな形を置く場所
作ったひな形をどこに置くかで、使われるかどうかが決まります。
紙に印刷して事務室に貼る形は、電話の対応には向いています。手元を見ながら話せるためです。一方で、メールに貼り付けるには打ち直しが要ります。
表計算やワープロのファイルにまとめる形は、探すのに時間がかかります。ファイルを開いて、該当の場面を探して、コピーして、メールに貼る。この手数が一日に何度も発生すると、そのうち使われなくなります。
メールソフトの署名や定型文の機能を使う形は、貼り付けが速くなります。ただし、職員それぞれの端末に設定するため、内容が揃いません。一人が直しても、他の人の設定は古いままです。
返信する画面の中でひな形を選べる形が、いちばん手数が少なくなります。問い合わせを開いて、種類に応じたひな形を選んで、変わる部分だけ書き換えて送る。この形なら、内容が一か所で管理され、全員が同じものを使えます。実際の画面の動きは動くところを見るから確認できます。
ひな形を作るときにやりがちな失敗
最後に、作る段階で避けたい形を挙げます。
一つ目は、丁寧すぎて長い文面を作ることです。長い文面は、書き換える箇所も多くなり、結局使われません。必要なことだけを書いた短い文面のほうが、実際に使われます。
二つ目は、園の事情を書きすぎることです。「職員の配置の都合で」「行事の準備のため」といった説明を細かく書くと、保護者にとっては読む負担になります。結論と次にすることが伝われば足ります。
三つ目は、断りの文面を作らないことです。作りにくいからこそ、ひな形の効果がいちばん大きい場面です。断りの文面が無いと、返信そのものが後回しになります。
四つ目は、一人で作って共有しないことです。ひな形は現場で使われて初めて意味を持ちます。作ったら、実際に返す職員に一度使ってもらい、使いにくい部分を直してください。
五つ目は、最初から完成品を目指すことです。全種類のひな形を揃えてから運用を始めようとすると、いつまでも始まりません。件数の多い見学と空き状況の二つだけ作って、使いながら足していく形のほうが早く効きます。
六つ目は、ひな形をそのまま送ることを禁じてしまうことです。「必ず一言添えること」といった決めごとを足すと、結局その一言を考える時間が発生します。そのまま送ってよい場面と、書き足すべき場面を分けておくほうが現実的です。
返信のひな形と受付の記録が同じ場所にあると、何が変わるか
ここまで書いてきた困りごとは、突き詰めると一つの形をしています。問い合わせは受信箱にあり、ひな形は別のファイルにあり、対応済みかどうかは誰かの頭の中にある。この三つを人がつないでいるから、探す時間と、二重返信と、返し忘れが起きます。
問い合わせの一覧と、ひな形と、返信の記録が同じ場所にあると、このつなぎが消えます。届いた問い合わせを開き、種類に応じたひな形を選び、変わる部分を書き換えて送る。送った時点で記録が残り、次に開いた人には対応済みだと分かる。この流れが一続きになるかどうかが、受付にかかる時間を決めます。
ひな形の更新も同じです。一か所にあれば、直した瞬間に全員が新しいものを使います。職員それぞれの端末に散っていると、古い文面がいつまでも生き残ります。園の案内が人によって違うという状態は、たいていここから生まれています。
導入を検討する場合は、繁忙期を避けて切り替えてください。見学が集中する時期に新しい形に慣れようとすると、現場に負担が集中します。落ち着いた時期に決めて、山が来る前に慣れておく。この順番を守れるかどうかで、定着するかが決まります。条件や上限を先に確かめたい場合は料金に整理があります。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。 出典: 個人情報の保護に関する法律 e-Gov
返信のひな形を作るときは、この点にも触れておくと親切です。預かった連絡先を何に使うのかを一行入れておけば、保護者は情報の行き先を把握できます。どこまで書くべきかの判断に迷う部分は、所管の窓口や専門家に確かめてください。
Q1. 空き状況が日々変わるので、ひな形にすると事実とずれませんか？
変わるのは数字と日付だけで、案内の骨組みは変わりません。返信は四つの部品に分けられます。受け取った確認、質問への答え、次にしてほしいこと、連絡先と対応時間です。このうち毎回変わるのは二つ目だけで、残りの三つは固定できます。骨組みを固定して、変わる部分を差し込む形にすれば、事実とずれる心配は消えます。差し込む箇所に目印を付けておくと、書き換え忘れも防げます。
Q2. ひな形はいくつ作ればよいですか？
問い合わせの種類ごとに一つずつです。保育園であれば、見学の依頼、空き状況の確認、入園手続きの質問、一時保育の申込、採用の応募、実習の受け入れ依頼あたりに分かれます。種類ごとに答える内容も答えられる人も違うため、一つのひな形で全部を賄おうとすると、どの場面でも中途半端な文面になります。まずは件数の多い見学と空き状況の二つから作ると、負担がすぐ減ります。
Q3. 断りの返信もひな形にしてよいのでしょうか？
断りこそ、ひな形の効果がいちばん大きい場面です。書きにくいから後回しになり、後回しになるから待たせてしまうという流れが起きています。文面を用意しておけば、その場で返せます。大事なのは、空きがないという情報だけで終わらせず、次にどこへ行けばよいかを書くことです。市の窓口や、状況が変わったら再度問い合わせてよいことを添えると、行き止まりになりません。
Q4. 自動返信があれば、ひな形は要りませんか？
役目が違うので、両方あるほうが機能します。自動返信は送信された瞬間に届くもので、受け取ったことと返信までの目安を伝えるのが役目です。これがあるだけで催促は減ります。ひな形は、人が返すときに使う下書きで、相手の質問に応じて中身が変わります。自動返信だけで人からの返信が来ないと、送りっぱなしの印象を与えるため、両方を用意してください。
Q5. ひな形が古くなって使えなくなるのを防ぐには？
置き場を一か所に決めることと、見直す日を年間の予定に入れることの二つです。職員それぞれのパソコンに保存されていると、直しても全員に届きません。見直しは年度の切り替えの前と、見学が増える時期の前の二回で足ります。あわせて、自治体の締切のような変わりやすい日付はひな形に直接書かず、窓口で確認してもらう案内にしておくと、翌年もそのまま使えます。