行政書士事務所で問い合わせの返し忘れが起きるのは、担当者の注意力の問題ではありません。返していないものが一覧の上で目立たない形になっているからです。この記事では、返し忘れがどの瞬間に生まれるのかを分解したうえで、注意ではなく形で止める方法を整理します。読み終えたときに、いまの窓口のどこを変えれば返し忘れが減るのかが決められる状態を目指します。
返し忘れは「後回しにした瞬間」に生まれる
返し忘れた案件を後から振り返ると、共通する形があります。届いたときには気づいていて、開いて中身も読んでいる。そのうえで、いますぐ返せない理由があって後回しにした。その瞬間に消えています。
いますぐ返せない理由は、行政書士事務所では毎日発生します。要件を確かめる必要がある、役所に問い合わせる必要がある、有資格者の判断を仰ぐ必要がある、手が離せない書類作成の途中である。どれも正当な理由です。
問題は、後回しにしたという事実がどこにも残らないことです。メールの受信箱では、開いた時点で既読になります。既読は「誰かが開いた」を意味するだけで、「返した」も「あとで返す」も表しません。翌朝に受信箱を開くと、既読のメールは処理済みのものと同じ見た目で並んでいます。
つまり、返し忘れは忘れっぽさから生まれているのではなく、後回しにしたものと処理済みのものが見分けられない一覧から生まれています。ここを直さない限り、注意喚起を何回しても再発します。
行政書士事務所で返し忘れが重い理由
どの業種でも返し忘れは起きますが、行政書士事務所では結果が重くなります。扱う相談に期限があるからです。
許可の有効期限が近い更新の相談、届出の提出期限が決まっているもの、在留期限が迫っているもの。これらは、返信が数日遅れた時点で選べる選択肢が減ります。相談者が別の事務所に頼み直す時間も無くなります。
さらに、相談者は事業者であることが多く、その手続きが止まれば事業そのものが止まります。返し忘れた一件が、相手の営業に直接影響します。この重さがあるからこそ、注意ではなく仕組みで止める必要があります。
事務所として誠実に業務を行うことは、法律の上でも定められています。
行政書士は、誠実にその業務を行なうとともに、行政書士の信用又は品位を害するような行為をしてはならない。 出典: e-Gov法令検索
返し忘れを止める仕組みを作ることは、事務所の効率の話であると同時に、この責務を現実の運用に落とす作業でもあります。
入口が複数あると忘れが増える
もう一つの原因が、問い合わせの入口が複数あることです。ウェブサイトのフォーム、代表アドレスへの直接のメール、電話、来所、他の士業からの紹介、名刺交換の後の連絡。
入口ごとに残る場所が違うと、事務所全体でいま何件を抱えているのかが誰にも分かりません。分からない状態では、返し忘れが起きても気づけません。気づくのは、相談者から催促が来たときか、期限が過ぎたあとです。
入口を一つに絞ることは現実的ではないので、残る場所を一つに合流させます。合流させる方法は後で詳しく扱いますが、原則は、どの入口から来ても同じ一覧に載せることです。
返していないものだけが残る形にする
返し忘れを止める設計の原則は一つです。返していないものだけが一覧に残り、返し終わったものは自動的に消える形にすることです。
この形の重要な点は、探さなくてよいことです。全件が並んでいる一覧から未返信を探す形だと、探す作業が毎朝発生します。探す作業は、忙しい日に省かれます。省かれた日に、返し忘れが生まれます。
朝に一覧を開いて、残っているものがそのまま今日やること。この状態になっていれば、忘れるという行為そのものが成立しなくなります。忘れても、翌朝また同じものが目の前に出てくるからです。
「完了」の条件を先に決める
一覧から消える条件を決めなければ、この形は作れません。何をもって完了とするかを、事務所として決めます。
いちばん単純なのは、返信を送った時点で完了とする形です。ただし、これだと確認の返信を出した案件も完了になり、相手の答えを待っている状態が一覧から消えます。待っている案件は、相手が返してこなければそのまま消えます。
だから、完了の条件は二段階にします。一段階目は、こちらから何か返した状態。二段階目は、その相談について次にやることが無い状態。一覧に残すのは、二段階目に達していないものです。
具体的には、確認の返信を出した案件は「相手の答え待ち」として一覧に残します。見積もりを送って依頼するかどうかの返事を待っている案件も残します。振り分け先を案内して終わった案件は、次にやることが無いので消します。
状態は三つか四つに絞る
状態を細かく分けたくなりますが、増やすほど更新されなくなります。未着手、対応中、相手待ち、完了。この四つで足ります。
「役所に確認中」「見積もり送付済み」「書類受領待ち」といった状態を作ると、状況が変わるたびに更新が必要になり、忙しい日に省かれます。省かれた状態表示は、誤った情報として残ります。誤った情報は、無い情報より危険です。
詳しい状況は、その相談へのメモとして自由に書けるようにします。決まった選択肢にすると更新が義務になり、メモにすると必要なときだけ書けます。
期限があるものを先に見つける
一覧が未返信だけになっても、件数が多ければ、その中でどれを先に返すかという問題が残ります。行政書士事務所では、この順番を間違えると事故になります。
順番を決める材料は、相談者側の期限です。許可の有効期限、届出の期限、在留期限。これらが一覧の上に見えていれば、開かずに順番が決まります。
見えるようにするには、受付の設問で期限を日付として受け取っておく必要があります。自由記述で「来月末くらい」と書かれたものは、一覧に並べられません。設問を日付の入力欄にして、「お手元の許可証に書かれている有効期限を、そのまま入力してください」と指示します。どの設問を並べるかについては問い合わせの受付で受付側の考え方が整理されています。
期限で色を変えるより、順番を変える
期限の近いものを目立たせる方法として、色を変えるやり方があります。ただし色は、件数が増えると効かなくなります。赤い行が20件並べば、赤は目印として機能しません。
有効なのは、並び順そのものを期限の近い順にすることです。上から順に処理すれば、自然と急ぐものから片付きます。判断が要らないので、疲れている日でも間違いません。
期限が入っていない相談は、期限のあるものの下に置きます。期限が無いということは、数日の遅れが致命傷にならないということなので、この扱いで問題ありません。
期限が入っていない相談の期限を推定しない
日付の欄が空のまま届いた相談について、本文から期限を推測して一覧に入れるのは避けます。推測した日付は事実として扱われ、あとから誰も検証しません。
空のまま置いておき、返信の一往復目で「お手元の許可証に記載された有効期限をお知らせください」と確かめます。確かめるまでは、期限のない相談として扱います。分からないものを分からないまま扱うほうが、誤った日付で並べるより安全です。
期限が近いものだけを別に通知する
一覧を見る習慣がつくまでは、期限が近いものだけを別に知らせる仕組みを併用します。全件の通知を増やすのではなく、期限まで14日を切ったものだけを、朝に一度まとめて知らせる形です。
通知を全件に広げると、通知そのものが背景音になり、本当に急ぐものも見落とされます。通知は絞るほど効きます。
忘れやすい相談には共通の型がある
返し忘れた案件を集めて眺めると、忘れやすいものには型があります。型が分かっていれば、届いた時点で警戒できます。
一つ目は、返信を急がなくてよいと判断したものです。これから事業を始めるための相談、期限が半年先の更新、まだ検討段階だと本人が書いてきたもの。急がなくてよいという判断は正しいのですが、急がないものは後ろに回り、後ろに回ったものは視界から消えます。
二つ目は、こちらで扱わない手続きの相談です。誰の担当でもないので一覧に残り続け、期限が近いわけでもないので後回しにされ、最後まで誰も手を付けません。これは振り分ける人がその場で定型文を送って処理すると決めておけば消えます。
三つ目は、既存の依頼者からの追加の連絡です。すでに関係ができているので急がないと思われがちですが、相手は待っています。進行中の案件に紛れて、その一通だけが返されないことがあります。
四つ目は、返信を書いている途中で中断したものです。書きかけの下書きが残っていると、書いた本人は返した気になります。下書きは送信済みではありません。
忙しい時期ほど型どおりに落ちる
四つの型は、忙しい時期に一斉に落ちます。年度末や決算期のように処理が集中する時期は、急ぐものを優先するぶん、急がないものが後ろに積み上がります。
積み上がったものは、忙しさが収まったころには存在自体が忘れられています。相談者から催促が来て初めて気づく形になり、そのときには数週間が過ぎています。
対策は、忙しい時期こそ棚卸しを飛ばさないことです。予定に入れていた棚卸しを、忙しいという理由で飛ばすと、その週に積み上がったものが翌週も見られません。15分だけは死守してください。
型ごとに置き場所を決める
四つの型が分かったら、それぞれに置き場所を決めます。
急がない相談は、期限の入っていないものとして一覧の下に置きますが、週に一度の棚卸しの対象に必ず入れます。扱わない相談は、振り分けの時点で処理して一覧に載せません。既存の依頼者からの連絡は、新規の相談とは別の並びにして、担当に直行させます。書きかけのものは、対応中の状態にして一覧に残したままにします。
置き場所が決まっていれば、届いた時点で振り分ける人が迷いません。迷いが無いことが、仕組みが続くかどうかを分けます。
相手の返事待ちで止まったものを追う
返し忘れと並んでよくあるのが、こちらが返したあと、相手からの答えが来ないまま止まる案件です。これは厳密には返し忘れではありませんが、結果としては同じで、相談が消えます。
止まった案件の扱いは、二つ決めます。何日返事がなければ一度だけ確認の連絡を入れるか。その連絡にも返事がなければ、いつ一覧から外すか。
前者は7日、後者は30日あたりが扱いやすい目安になります。行政書士事務所の場合、相談者が書類を集めている最中で時間がかかっていることも多いので、短すぎる間隔で催促すると急かしている印象になります。
外すといっても記録を消すわけではありません。対応中の一覧から外し、記録としては残します。同じ相談者から数か月後に改めて連絡が来ることがあり、そのときに前回のやり取りが残っていれば、一から聞き直さずに済みます。
確認の連絡は定型文にする
一度だけ入れる確認の連絡は、定型文にしておきます。そのつど文面を考えていると、この作業自体が後回しになります。
書く内容は三つです。前回いつ何を送ったか、いま何を待っているか、進める場合はいつまでに連絡してほしいか。催促の色を薄くしたいなら、「その後の状況はいかがでしょうか」から始めて、待っている内容を淡々と書きます。
この連絡を入れると、一定の割合で返事が戻ってきます。戻ってこなければ、こちらの一覧から外す根拠になります。何もせずに外すのと、一度確かめてから外すのとでは、あとで再開したときの印象が変わります。
一件ごとに「次にやること」を書いておく
未返信だけが残る一覧を作っても、残っている一件を開いたときに、自分が何をしようとしていたか思い出せないことがあります。思い出すのに時間がかかると、また後回しにされます。
対策は、後回しにした時点で、次にやることを一行だけ書いておくことです。「役所に架電して補正の要否を確認」「有資格者に見積もりの可否を確認」「相談者に許可証の写しを依頼」。これだけで、翌日の自分が迷いません。
書く手間は20秒です。この二十秒を惜しむと、翌日に数分をかけて内容を読み直すことになります。読み直す気力が無い日は、そのまま次の日に送られます。
一行を書く場所は、その相談と同じ場所です。別のメモ帳や個人のタスク管理の道具に書くと、相談を開いたときにその一行が見えません。見えない情報は、無いのと同じです。
期限のある「次にやること」には日付を付ける
次にやることに期限がある場合は、日付も一緒に書きます。「3日以内に架電」ではなく、具体的な日付です。相対的な書き方は、書いた日を覚えていないと意味が取れません。
日付が入っていれば、棚卸しのときに過ぎているものが一目で分かります。過ぎているものだけを拾って処理すれば、棚卸しの時間そのものも短くなります。
日付を入れる習慣が根付くまでは、書かなくても構わないという運用にしておきます。義務にすると、書くこと自体が面倒になって一行のメモごと省かれます。省かれるくらいなら、日付なしのメモが残っているほうがましです。
忘れない仕組みを作るときの落とし穴
返し忘れを止める仕組みを作ろうとして、かえって続かなくなる形がいくつかあります。
一つ目は、紙のチェックリストです。書く場所と実際の相談が別なので、書き写す手間が発生します。手間は忙しい日に省かれ、省かれたリストは信用できなくなります。
二つ目は、個人のカレンダーやタスク管理の道具に予定として入れる形です。本人しか見えないので、その人が休んだ日にまるごと止まります。担当を決めた意味も薄れます。
三つ目は、通知を増やす形です。通知は気づくためのもので、管理するためのものではありません。件数の多い事務所では、通知が日常の背景音になります。
四つ目は、状態の選択肢を増やす形です。前に書いたとおり、増やすほど更新されなくなります。
表計算で作ろうとすると詰まる場所
回答を表計算に書き出して、返信済みの行を手で色分けしている事務所は少なくありません。件数が少ないうちは、これで足ります。
回らなくなるのは二つの場面です。一つは、行が増えて画面に収まらなくなったとき。色は検索できないので、未返信だけを抜き出せません。もう一つは、担当が二人以上になったとき。同時に開いて編集すると、どちらの色分けが最新か分からなくなります。
表計算に流れる形の得手不得手はGoogleフォームとの比較で整理されています。サイトに埋め込んだフォームからメールで飛んでくる形の課題はContact Form 7との比較にまとまっています。いま詰まっているのがどちらの場面なのかを確かめてから、道具を替えるかどうかを決めてください。
記録は返信と同じ場所に置く
記録を別のファイルに置くと、返信を書いたあとに記録を更新する手間が増えます。増えた手間は、急いでいるときに省かれます。省かれた瞬間に、記録は信用できないものになります。
だから、返信を書く操作と、返したという記録が残る操作は、同じ場所で完結する形が望ましくなります。返信を送った時点で自動的に状態が変わる形であれば、更新を忘れることがありません。集めたあとに何ができるかはできることのページで機能ごとに整理されています。
入口を合流させる
仕組みを作っても、そこに載らない相談があれば、そこから漏れます。電話、来所、直接のメール、紹介。これらを同じ一覧に合流させます。
電話で受けた相談は、切った直後に受けた側が同じフォームから代理入力します。設問の先頭に受付経路の項目を置き、本人からの入力なのか職員が入力したのかを選べるようにしておくと、あとで区別できます。入力にかかるのは2分ほどです。
代理入力の手間を惜しむと、あとで探す手間に変わります。電話の内容を紙のメモや個人の手帳に残すと、その案件だけが一覧から抜け落ちます。抜け落ちた案件が、数週間後に返し忘れとして出てきます。
来所での相談も同じです。その場で話が済んだように見えても、次に何をするかが決まっているなら記録が要ります。「書類がそろったらご連絡ください」で終わった相談は、こちらから追いかけるべきものかどうかを、記録がなければ判断できません。
紹介で来た相談を落とさない
他の士業や既存の依頼者からの紹介で来る相談は、いちばん落としやすい経路です。最初の連絡が電話や口頭で、しかも「近いうちに連絡が行くと思います」という形で始まるからです。
連絡が行くと言われた時点で、一覧に仮の一件を作ります。分かっているのは紹介元と、おおよその相談内容だけで構いません。相手から連絡が来たら、その一件に情報を足していきます。
仮の一件を作らないと、相手から連絡が来なかったときに気づけません。紹介してくれた側から後日「あの件どうなりましたか」と聞かれて、初めて連絡が来ていなかったことが分かる、という形になります。
直接届いたメールの扱い
事務所の代表アドレスに直接届いたメールは、フォームを通っていないので設問がそろっていません。これをそのまま受信箱に置いておくと、フォームからの相談と二つの場所を見ることになります。
扱い方は二つあります。受けた側が中身を読んで代理入力する方法と、返信で「詳しい内容はこちらのフォームからお送りください」と案内する方法です。
前者は手間がかかりますが、相談者に負担をかけません。後者は楽ですが、そこで離脱する人が出ます。急ぎの相談は前者、そうでないものは後者、という使い分けが現実的です。
週に一度の棚卸しを入れる
日々の仕組みを整えても、抜けるものは出ます。抜けを見つけるために、週に一度の棚卸しを入れます。
やることは単純です。一覧に残っているものを上から順に眺めて、動いていないものに印を付けます。動いていないとは、7日以上状態が変わっていないという意味です。
動いていないものは、三つのどれかです。返すのを忘れているか、相手の答えを待っているか、こちらが何を待っているか分からなくなっているか。三つ目がいちばん危険で、放っておくと期限が過ぎます。
棚卸しにかかる時間は、件数にもよりますが15分ほどです。週の始めか終わりに固定し、事務所の予定として押さえておきます。予定に入っていないと、忙しい週に飛びます。
棚卸しで見つかったことを記録する
棚卸しで見つかった漏れは、その場で処理して終わりにせず、なぜ漏れたかを一行で残します。届いたことに気づいていなかったのか、後回しにして忘れたのか、担当が決まっていなかったのか。
この記録が、次に直す場所の一覧そのものになります。同じ理由が三回続いたら、注意ではなく仕組みを変える合図です。記録を取らずに数か月が過ぎると、漏れた事実だけが残って原因が分からなくなります。
返し忘れが起きてしまったときの扱い
仕組みを整えても、ゼロにはなりません。起きたときにどう扱うかも、あらかじめ決めておきます。決めていないと、気づいた人が気まずさを抱えたまま処理し、事務所の中で共有されません。共有されなければ、原因も直りません。
まずやるのは、相談者への連絡です。遅れた事実をそのまま書き、いま何ができるかを続けます。言い訳を長く書くほど、相手は不安になります。期限に間に合う可能性が残っているなら、そのために何をいつまでにしてほしいかを具体的に書きます。間に合わない可能性があるなら、それも隠さずに書きます。
次にやるのが、原因の記録です。届いたことに気づいていなかったのか、後回しにして忘れたのか、担当が決まっていなかったのか、状態の更新が漏れていたのか。四つのどれかに切り分けて、一行だけ残します。
切り分けずに「気をつけよう」で終わらせると、同じ事故が同じ形で戻ってきます。同じ原因が三回続いたら、注意ではなく仕組みを変える合図です。
期限を過ぎてしまった場合に決めておくこと
相談の期限を過ぎてしまった場合、事務所として何をするかを先に決めておきます。判断が要る場面で判断の基準が無いと、対応が人によって変わります。
決めておく項目は、誰が相談者に連絡するか、その連絡をいつまでに入れるか、事務所として費用の扱いをどうするか、同じ相談を別の方法で進められないかを誰が検討するかの四つです。
これらを個別の事案ごとに考えると、動き出しが遅れます。遅れるほど選べる手が減るので、基準を先に決めておくこと自体が対応の速さになります。
人が増えたときに壊れる場所
返し忘れを止める仕組みは、人数が変わると壊れます。壊れる場所は決まっているので、先に知っておくと備えられます。
一人で回している事務所の仕組みは、その人の頭の中と一体になっています。一覧の見方、状態の付け方、後回しにする基準。どれも本人には自明なので、文章になっていません。二人目が入った瞬間に、この暗黙の部分が全部あらわになります。
二人目が入るときにやるのは、状態の意味を文章にすることです。対応中とは何をしている状態か、相手待ちとは何を待っている状態か、完了とはどうなった状態か。この三つを書けば、二人が同じ一覧を同じ意味で読めます。
もう一つ壊れるのが、一覧を見る習慣です。一人のときは自分の仕事だから必ず見ますが、二人になると相手が見ているだろうという前提が生まれます。担当を明示することと、朝に一覧を開く時間を決めることの二つで防げます。
人が抜けるときに残すもの
補助者が辞めるときや、担当が長期に不在になるときにも、同じ問題が起きます。その人が抱えていた案件が、どこまで進んでいたのか分からなくなります。
抜ける前にやるのは、抱えている案件それぞれについて、次にやることを一行ずつ書き残すことです。引き継ぐ相手が決まっていなくても書きます。書いてあれば、誰が引き継いでも動けます。
書き残す作業は、抜ける当日ではなく、決まった時点から始めます。当日にまとめてやろうとすると、件数が多い場合に終わりません。1日に数件ずつ書けば、負担になりません。
効果をどう確かめるか
仕組みを変えたら、効果を確かめます。見る数字は三つです。
一つ目は、棚卸しで見つかる漏れの件数です。これが減っていれば、日々の仕組みが効いています。減っていなければ、一覧が未返信だけになっていないか、完了の条件が曖昧です。
二つ目は、相談者から催促が来た件数です。催促は、こちらが気づく前に相手が気づいたということなので、いちばん分かりやすい失敗の指標になります。
三つ目は、届いてから最初の返信までの時間の中央値です。平均ではなく中央値で見ます。平均は、たまたま長引いた一件に引きずられます。
催促が来た件は必ず理由を書く
三つの数字のうち、いちばん扱いを決めておきたいのが催促です。催促が来るということは、相手に不安を与えたということなので、件数を数えるだけでなく理由を残します。
理由は四つに分かれます。返信を忘れていた、返信は出したが届いていなかった、返信は出したが内容が不足していた、こちらの想定より相手が急いでいた。
一つ目なら仕組みの問題です。二つ目は連絡先の誤りか迷惑メールなので、自動返信の設計を見直します。三つ目は返信の中身の問題で、次に何をするかが書かれていなかった可能性があります。四つ目は受付の設問で希望時期を聞いていれば防げます。
四つのどれかを選ぶだけなので、記録に30秒もかかりません。この記録が、次に直す場所をそのまま指し示します。
三か月ためてから直す
仕組みを変えた直後の一週間で判断してはいけません。問い合わせの中身は季節で振れます。年度末に集中する手続きもあれば、決算期に合わせて動く手続きもあります。少なくとも3か月分をためてから、次に直す場所を決めます。
数字が取れないことに気づく事務所も多くあります。届いた時刻は分かっても、返した時刻がどこにも残っていないからです。その場合は、数字を取ること自体を先に直します。ただし、数字を取るために新しい手作業を増やすと、その作業が省かれて元に戻ります。返信と同時に自動で残る形にできるかどうかを確かめてください。実際の画面の動きは動くところを見るで確かめられます。
形で止まること、止まらないこと
未返信だけが残る一覧を作ると、返し忘れは大きく減ります。ただし、止まらないものもあります。
相手の答えが来ないまま消える相談は、こちら側の仕組みだけでは止まりません。止められるのは、待っていることを忘れないところまでです。役所の判断を待つ時間も縮みません。
もう一つ、件数が増えたときに最初に壊れるのは、記録を残す工程です。速く返すことに意識が向くと、状態を更新する手間が省かれます。省かれた記録は、翌週の返し忘れとして返ってきます。仕組みを設計するときは、記録の工程だけは省けない形にしておいてください。
行政書士事務所の窓口で起きる返し忘れは、能力ではなく一覧の見た目の問題です。返していないものだけが目の前に残る形を作れば、忙しさが変わらなくても事故は減ります。道具の選び方でよく出る疑問はよくある質問に一問一答でまとまっています。
Q1. 返し忘れはどの瞬間に起きているのですか？
届いたことには気づいていて、開いて中身も読んだうえで、いますぐ返せない理由があって後回しにした瞬間です。要件を確かめる必要がある、役所に問い合わせる必要がある、有資格者の判断を仰ぐ必要があるといった正当な理由で後回しにしたことが、どこにも記録されないまま既読になります。翌朝の受信箱では、後回しにしたものと処理済みのものが同じ見た目で並ぶため、見分けがつかなくなります。
Q2. 返し忘れを止めるいちばん効く形は何ですか？
返していないものだけが一覧に残り、返し終わったものが自動的に消える形です。重要なのは探さなくてよいことで、全件が並ぶ一覧から未返信を探す形だと、探す作業が毎朝発生し、忙しい日に省かれます。省かれた日に返し忘れが生まれます。朝に一覧を開いて残っているものがそのまま今日やることになれば、忘れても翌朝また目の前に出てくるため、忘れる行為そのものが成立しなくなります。
Q3. どの状態になったら一覧から消してよいのですか？
返信を送った時点ではなく、その相談について次にやることが無くなった時点です。確認の返信を出した案件は相手の答えを待っている状態なので一覧に残します。見積もりを送って返事を待っている案件も残します。振り分け先を案内して終わった案件は次にやることが無いので消します。状態は未着手、対応中、相手待ち、完了の四つに絞ってください。増やすほど更新されず、誤った表示が残ります。
Q4. 相手から返事が来ないまま止まった相談はどうしますか？
何日返事がなければ一度だけ確認の連絡を入れるか、その連絡にも返事がなければいつ一覧から外すかの二つを決めます。7日と30日あたりが扱いやすい目安です。書類を集めている最中で時間がかかっていることも多いため、短すぎる間隔だと急かしている印象になります。外すのは対応中の一覧からだけで、記録は残します。数か月後に改めて連絡が来たときに、一から聞き直さずに済みます。
Q5. 週に一度の棚卸しでは何を見ればよいですか？
一覧に残っているものを上から眺め、7日以上状態が変わっていないものに印を付けます。動いていない理由は、返すのを忘れているか、相手の答えを待っているか、こちらが何を待っているか分からなくなっているかの三つです。三つ目がいちばん危険で、放っておくと期限が過ぎます。かかる時間は15分ほどなので、週の始めか終わりに事務所の予定として固定してください。予定に入れないと忙しい週に飛びます。