保育園のエクセル管理から移る｜過去の記録を持っていくときの決めごと

見学の申し込みを表計算のファイルで管理している保育園は、いまでも多数派です。年度ごとにシートが増え、色が塗られ、備考欄に手書きのような自由な文章が積み重なっている。使いにくさは分かっていても、過去の記録をどうするかが決まらないために、動けないまま何年も経つ。この記事では、保育園の見学と入園の問い合わせの記録を表計算から別の形に移すとき、過去のデータをどこまで持っていくか、どの形に直すか、どういう順番で切り替えるかを整理します。移すこと自体を勧める記事ではありません。移すと決めたときに、途中で止まらないための決めごとを書きます。

保育園の名簿が表計算で作られる理由と、崩れ方

まず、いまの形がどうしてそうなったのかを見ておきます。表計算が悪いのではなく、使い方が最初の想定を超えているだけです。

始まりはたいてい一枚のシート

最初は、見学の予定を書き留めるだけの一枚のシートです。日付、名前、電話番号、希望日。これで足りていました。件数が少なければ、この形で何も困りません。

困り始めるのは、そこに情報が足されていくときです。返信したかどうかの列が足され、子どもの月齢の列が足され、きょうだいの有無の列が足される。備考欄には、電話で聞いた事情が長い文章で書かれる。一枚のシートが、受付の記録と、対応の記録と、家庭のメモを兼ねる状態になります。

年度ごとにシートが増える

年度が変わると、新しいシートが作られます。前年度のシートは残したまま、次のシートが横に並ぶ。三年もすると、同じファイルの中に複数の年度が並びます。

このとき、年度ごとに列の並びが微妙に違っていることがよくあります。前年度に無かった列が追加され、使わなくなった列が残っている。同じ「備考」という名前の列でも、年度によって書かれている内容が違う。あとから全部をまとめようとしたときに、この差が効いてきます。

同じ家庭が何度も出てくる

保育園の受付では、同じ家庭が何度も現れます。上の子の見学に来た家庭が、二年後に下の子の見学に来る。年度途中に問い合わせて、翌年度にあらためて申し込む。一時保育で利用していた家庭が、入園の相談に来る。

表計算では、これらが別々の行として並びます。同じ家庭だと気づくかどうかは、入力する人が名前を覚えているかどうかに依存します。行がつながっていないため、その家庭とのやり取りの経緯を追うことができません。

色と手書きのメモが意味を持っている

長く使われている表には、色が塗られています。黄色は連絡待ち、赤は断り、緑は見学済み。この対応表は、たいてい誰の頭の中にもあって、どこにも書かれていません。

備考欄も同じです。「〇日に電話済み」「上の子は△△園」「送迎の都合で午後希望」といった記述が、決まった形式なしに積み重なっています。人が読めば分かりますが、機械には読めません。移行のときに、この二つがいちばん引っかかります。

同時に開けない

共有フォルダに置いた表計算のファイルは、誰かが開いていると他の人が編集できません。園長が開いたまま保育に入ってしまうと、事務は入力できずに待つことになります。読み取り専用で開いて、あとで書き写す。この書き写しの過程で、抜けが生まれます。

ファイルの版が増えるのも、この形の副作用です。「見学名簿_最新」「見学名簿_最新2」「見学名簿_修正版」といった名前のファイルが共有フォルダに並び、どれが正しいのか分からなくなります。名前で判断できないので、開いて中を見て確かめることになります。

上書きの事故も起きます。二人が別々に編集して、片方の変更が消える。消えたことに誰も気づかず、しばらく経ってから見学の予約が抜けていたことが分かる。表計算での管理を見直す園の多くは、この事故がきっかけになっています。

移ると決める前に確かめること

移行の話に入る前に、いまの表で何ができていて何ができていないかを整理しておきます。ここを飛ばすと、移った先でも同じ困り方をします。

できているのは、一覧で見えることと、自由に列を足せることです。この二つは表計算の強みで、移った先で失われる可能性があります。移行先で列を自由に足せない場合、いまの運用のどこかを諦めることになります。

できていないのは、次のような点です。誰が対応したかが残らない。同時に編集できない。過去の変更を追えない。権限を分けられない。届いた問い合わせが自動で入らず、手で打ち直している。

この打ち直しが、いちばん大きな負担です。フォームからの通知メールを見て、表計算に転記する。電話のメモを見て、表計算に転記する。この作業が受付の仕事の大半を占めているなら、移る価値があります。逆に、件数が月に数件で、打ち直しの負担が小さいなら、いまの形を続けるほうが安全な場合もあります。

判断の目安を一つ挙げるなら、打ち直しを忘れた経験があるかどうかです。忘れたことがあるなら、それは仕組みの問題です。忙しい日ほど忘れ、忙しい日ほど件数が多い。この構造は、担当者が気をつけることでは直りません。忘れたことがないなら、いまの件数はまだ手で回る範囲だということです。

もう一つの目安が、受付を一人で抱えているかどうかです。園長だけが表の中身を把握している状態は、その人が不在の日に受付が止まります。移った先で複数人が同時に見られるようになると、この属人化が解けます。移行の目的を「便利にすること」ではなく「一人に依存しない形にすること」と置くと、判断がぶれません。

移す前に決める三つのこと

移すと決めたら、作業に入る前に三つを決めます。この三つが決まっていないと、作業の途中で判断を求められて止まります。

一つ目は、何を持っていくかです。すべての列を持っていく必要はありません。実際に参照されている列だけで足ります。過去三年ぶんの表を開いて、一度も使われていない列を探してください。かなりの数が見つかります。

二つ目は、どこまで遡るかです。何年ぶんを移すかという判断です。保育園の場合、見学から入園までの間隔と、きょうだいの年齢差を考えると、直近の数年ぶんがあれば実務は回ります。それより古いものは、参照する場面がほとんどありません。

三つ目は、誰の記録かです。見学に来た家庭の記録、採用の応募者の記録、実習生の記録、業者の記録。これらが同じ表に混ざっている園では、移すときに分ける必要があります。混ざったまま移すと、移った先でも権限を分けられません。

過去の記録を持っていくときの決めごと

持っていくものが決まったら、形をどう直すかを決めます。ここがいちばん手間のかかる部分です。

列の対応を紙に書く

いまの表の列と、移った先の項目を一対一で対応させます。対応しない列が必ず出てきます。「備考」のような何でも入る列は、移った先のどこに入れるかを決めなければなりません。

対応表は紙に書いてください。頭の中だけで進めると、途中で判断が揺れます。一枚の紙に、左にいまの列名、右に移した先の項目名を並べる。この紙が、あとから見返す唯一の記録になります。

日付の形をそろえる

表計算で最も多く壊れるのが日付です。「9/3」と手で打った日付、「9月3日」と全角で入った日付、「令和〇年〇月〇日」と和暦で入った日付。これらが同じ列に混在しているのが普通です。

移す前に、一つの形にそろえます。年と月と日が分かれて入っている形にしておくと、後の処理が楽になります。この作業は、表計算の中で先に済ませておくほうが確実です。移した先で直そうとすると、手作業が増えます。

年度の表記も確認します。「〇年度」と書かれた列が、暦年なのか年度なのかで意味が変わります。四月から三月までの区切りで書かれているなら、その旨を対応表に書き添えておきます。

電話番号の先頭のゼロ

保育園の名簿で必ず起きるのが、電話番号の先頭のゼロが消える現象です。表計算が番号を数値として扱うため、頭のゼロが落ちます。すでに落ちているものを、あとから復元するのは手間がかかります。

移す前に、電話番号の列を文字として扱う形に直します。すでに落ちているものは、市外局番の桁数から推測できる場合もありますが、確実ではありません。同じ地域の番号なら先頭が決まっているため、そこから補える範囲で補い、判断がつかないものは印を付けて残します。

携帯電話とその他の番号が同じ列に入っている場合も、そのままで構いません。分けようとして手作業が増えるくらいなら、一つの列のまま移すほうが早く終わります。

氏名の分け方

保護者の氏名と子どもの氏名が同じ列に入っている表があります。「〇〇（母）」「△△ちゃん」といった形です。移す先で、保護者と子どもを分けて持つ必要があるなら、ここを分ける作業が発生します。

分ける作業は自動化しにくく、目で見て直すことになります。件数が多いなら、分けずに一つの項目として移す判断もあり得ます。分けるかどうかは、移った先で何をしたいかで決めてください。子どもの月齢でクラスを判断する必要があるなら、生年月日は独立した項目として持つ価値があります。

重複をどう扱うか

同じ家庭が複数の行に現れる問題です。移すときに、まとめるか、そのまま並べるかを決めます。

まとめる場合、何をもって同じ家庭と判断するかを決める必要があります。電話番号が同じ、氏名が同じ、住所が同じ。どれも完全ではありません。電話番号が変わっている場合もありますし、同姓の別の家庭もあります。

現実的なのは、そのまま移して、あとから気づいたときにまとめる形です。移行の作業中に判断を要する作業を増やすと、そこで止まります。判断が要るものは、印を付けて後回しにしてください。

空欄と「不明」を区別する

表計算の空欄には、二つの意味が混ざっています。聞かなかったから空欄なのか、聞いたが答えがなかったから空欄なのか。移した先でこの区別が要るなら、移す前に印を付けます。

区別が要らないなら、そのまま空欄で移して構いません。区別を作ろうとして全部を確認し直す作業は、過去の記録に対しては割に合いません。

色と備考欄をどう変換するか

色に意味を持たせている表は、移す前に対応表を作ります。黄色が何を意味するのかを、園の中で確認してください。付けた本人しか知らない色があると、その色の行の扱いが決まりません。

色を移すときは、状況を表す項目に置き換えます。連絡待ち、見学済み、断り、入園決定。こうした状況の項目を作って、色に対応させます。この作業をすると、いまの運用でどんな状況を管理していたのかが言葉になります。移行のいちばんの副産物がこれです。

備考欄は、そのまま一つの項目として移すのが現実的です。中身を分解して項目に分けようとすると、作業が終わりません。分解するとしても、頻出する記述だけを項目にして、残りは備考のまま持っていきます。

移す手順

決めごとが揃ったら、作業に入ります。順番を守ることが大事です。

第一に、いまの表を凍結します。凍結といっても、使うのをやめるわけではありません。移行のために使う写しを作り、その写しに対して作業するという意味です。元のファイルには触りません。

第二に、写しに対して形を直します。日付、電話番号、氏名、色の変換。ここまでは表計算の中で行います。表計算の中で済ませられる作業を、移した先でやろうとしないでください。

第三に、移します。件数が多い場合は、いきなり全部を移さず、まず10件だけ試します。試したものを目で見て、意図した形になっているかを確かめます。ここで気づく不具合が必ずあります。

第四に、突き合わせます。移した先の件数と、元の表の件数が一致するかを確認します。一致しない場合は、どこで落ちたかを探します。空欄の行、見出しの行、集計用の行が混ざっていることが多くあります。

第五に、しばらく両方を使います。移した先だけに切り替えるのは、しばらく経ってからです。並行して使う期間があると、移した先で足りない項目に気づけます。ただし、この期間を長くしすぎないでください。両方に入力する負担が続くと、どちらかが放置されます。2週間程度を目安に、期限を決めて切り替えます。

第六に、切り替えます。切り替えた日を記録に残し、表計算のファイルは参照専用にします。参照専用にすると決めたら、ファイル名にその旨を書いておきます。書いておかないと、誰かが入力を続けます。

移さないと決めるものの決め方

すべてを移そうとすると、作業が終わりません。移さないものを決めるのも、移行の一部です。

古い年度の記録は、移さずに表計算のファイルのまま残すという判断があります。参照する頻度が低く、参照するときも急がないためです。残す場合は、どこに置いてあるかを園の中で共有しておきます。

見学に来たが入園しなかった家庭の記録も、判断が分かれます。翌年度に再度検討する可能性があるなら残す価値がありますが、何年も前のものまで残す理由はありません。保管の期間を決めていない園は、この機会に決めてください。移行は、要らない記録を整理する数少ない機会です。

業者や営業の記録も、受付の記録とは分けて考えられます。同じ表に混ざっているなら、移すときに落として構いません。見学の記録と同じ場所で管理する理由がありません。

個人的なメモも、移さない判断ができます。「感じの良い方だった」といった主観的な記述は、移した先で誰の目に触れるか分かりません。移行のときに落としておくほうが安全です。

誰が作業するかを決める

移行の作業を誰がやるかは、想像以上に結果を左右します。

いちばん適しているのは、いまの表を日常的に使っている人です。色の意味を知っていて、備考欄の書き方を知っていて、どの列が使われていないかを分かっているのはその人だけです。パソコンに詳しい別の職員に任せると、判断が必要な場面のたびに聞きに来ることになり、かえって時間がかかります。

一方で、その人は受付を回している本人でもあります。日々の対応をしながら移行の作業をするのは無理があります。現実的なのは、判断はその人が行い、手を動かす作業は別の人が行う分担です。判断が要る場面を紙に書き出しておけば、まとめて聞けます。

法人の本部に情報の担当がいる場合は、書き出しと取り込みの作業を任せられます。ただし、色の意味や備考欄の解釈は園にしか分かりません。ここを本部に丸投げすると、意味が失われた状態で移ります。

外部に頼む場合も同じです。形を直す作業は頼めますが、何を残して何を捨てるかの判断は園が決めることです。判断まで任せると、あとから「なぜこの記録が無いのか」という話になります。

園の形態と規模によって、移す範囲が変わる

移行の設計は、園の形態と規模で変わります。他園の事例をそのまま持ってくると、要らない作業が増えます。

認可の保育園では、入園の申し込みそのものを自治体が受け付けます。園の表計算に載っているのは、見学の記録と空き状況の問い合わせが中心です。移す対象は限られており、作業量もそのぶん小さくなります。

園に直接申し込む形の施設では、申し込みの記録まで表計算に入っています。契約や利用の記録と、問い合わせの記録が同じファイルに混ざっていることも多く、移す前に分ける作業が要ります。ここを分けずに移すと、移った先でも権限を分けられません。

小規模の施設では、そもそも件数が少なく、表計算のシートも一枚か二枚です。この規模なら、過去の記録を移さずに、新しい形は今日からの記録だけで始めるという判断もできます。過去は表計算のまま残し、必要なときだけ開く。移行の作業がほとんど発生しません。

複数の園を運営する法人では、園ごとに表の作りが違うことが問題になります。同じ法人でも、列の並びも色の意味も違う。全園を同時に移そうとすると、対応表を園の数だけ作ることになります。一園ずつ順に移して、二園目からは一園目の対応表を下敷きにするほうが早く終わります。

移行が途中で止まる典型的な形

途中で止まる園には、共通した形があります。

いちばん多いのが、完璧に移そうとして止まる形です。重複をすべてまとめ、備考欄をすべて項目に分解し、古い年度まで全部を移す。この方針で始めると、作業量が想定の何倍にもなり、繁忙期が来て中断します。中断した移行は、たいてい再開されません。

次に多いのが、決めごとを決めないまま作業を始める形です。作業の途中で「この行はどう扱うか」という判断が発生し、そのたびに手が止まります。判断が溜まると、作業そのものが億劫になります。

三つ目が、並行して使う期間を長くしすぎる形です。両方に入力する負担が続くと、必ずどちらかが手薄になります。手薄になったほうに抜けが生まれ、信用できない記録が二つ並ぶことになります。期限を決めて切り替えてください。

四つ目が、目的を共有しないまま進める形です。園長だけが移行を決めて、職員には理由が伝わっていない。新しい形に慣れるまでは、誰にとっても今までのほうが速く感じます。何のために変えるのかが共有されていないと、元のファイルに戻る力が働きます。打ち直しが無くなる、二重返信が無くなる、対応済みが分かるようになる。この三つを先に伝えてください。

移行でよく壊れるもの

実際に起きやすい壊れ方を並べます。先に知っておけば、防げます。

このうち、いちばん多いのが日付と電話番号です。この二つを先に直しておくだけで、移行の失敗のかなりの部分を防げます。

文字化けについても一言添えておきます。表計算から書き出したファイルを別の道具に取り込むとき、文字の設定が合っていないと氏名が読めない状態になります。全件を移してから気づくと、やり直しになります。10件だけ試して目で確かめる手順を飛ばさないでください。試す件数は少なくて構いませんが、氏名に濁点や半濁点が含まれる行と、丸数字や記号が入った行を含めておくと、化ける箇所が見つかりやすくなります。

もう一つ、見落とされやすいのが改行の入った備考欄です。一つのセルの中で改行して書かれたメモは、書き出したときに行が分かれてしまうことがあります。分かれた行は、どの家庭のものか分からなくなります。備考欄に改行が入っているかを、移す前に確認してください。

表計算を残す使い道

移ったあとも、表計算が要らなくなるわけではありません。向いている使い方があります。

集計や分析には、表計算が向いています。移した先から書き出した数字を表計算に取り込んで、月ごとの件数を並べたり、時間帯の分布を見たりする。この用途では、自由に計算式を組める表計算の強みが生きます。

一時的な作業にも向いています。年度の切り替えのときに一覧を作って確認する、法人の本部に報告する資料を作る。こうした一回きりの作業は、表計算で組んだほうが早く終わります。

向いていないのが、日々の受付の記録です。同時に編集できないこと、誰が対応したかが残らないこと、権限を分けられないことが、日々の運用では効いてきます。無料で広く使われている道具との違いを、集めたあとに何が残るかという観点で見比べたい場合はGoogleフォームとの比較に整理があります。

引き継ぎや年度替わりと同時にやらない

移行の時期の選び方は、成否を分けます。

避けるべきなのが、担当者の引き継ぎと同時に行うことです。新しい担当が、新しい仕組みで、過去の経緯を知らないまま受付を回すことになります。何か問題が起きたときに、仕組みのせいなのか、慣れていないせいなのかが分かりません。

年度の切り替えと重ねるのも避けたほうが無難です。年度末と年度初めは、園の事務がいちばん立て込む時期です。ここに移行を重ねると、どちらも中途半端になります。

見学の問い合わせが集中する時期も避けます。件数が多い時期に新しい形へ慣れようとすると、取りこぼしが増えます。落ち着いた時期を選び、山が来る前に慣れておく順番が現実的です。

適した時期は、問い合わせが少なく、行事も少ない時期です。園によって違いますが、集計を取っていれば、どの時期が谷なのかは分かります。

移ったあとに決める運用

移すこと自体は、手段です。移った先で何を変えるかを決めておかないと、同じ運用を新しい画面で続けることになります。

決めておきたいのが三つあります。一つ目が、誰が対応するかの割り振りです。表計算では担当の列があっても機能していなかった園が多くあります。移った先では、担当が決まっている状態を前提に運用を組めます。

二つ目が、状況をどう持つかです。連絡待ち、見学済み、断り、入園決定。色で表していたものを、項目として持ちます。状況が項目になると、いま何件が連絡待ちなのかが一目で分かります。

三つ目が、電話で受けたぶんをどう載せるかです。移した先に自動で入るのはフォームからのぶんだけで、電話は誰かが入力しない限り記録になりません。ここを決めておかないと、フォームのぶんだけが整った記録になり、電話のぶんは今までどおり紙のメモに残ります。経路が混ざったまま片方だけ整うと、全体の件数が分からない状態が続きます。電話を受けた人がその場で一行足す手順を決めてください。

四つ目が、届いた問い合わせが自動で入る形にするかです。ここが移行のいちばんの目的である園も多いはずです。フォームからの申し込みがそのまま記録になれば、打ち直しの作業が消えます。送信されたあとを回す道具がそろっていることが、この打ち直しを無くす条件になります。実際の画面での見え方は動くところを見るから確認できます。どんな入口を作れるかはできることに整理があり、園の規模による条件は料金で確かめられます。

個人情報の扱いが変わる点

移行のときに、あわせて確認しておくべき点があります。表計算のファイルは、共有フォルダに置かれていれば開ける人全員が全行を見られます。移った先で権限を分けられるなら、誰が何を見られるかを決め直す機会になります。

移行の作業中は、データが一時的に複数の場所に存在します。作業用の写し、移した先、元のファイル。作業が終わったあとに、作業用の写しを消す担当を決めておいてください。作業した人の端末に残ったままになりがちです。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: 個人情報の保護に関する法律 e-Gov

移行という作業は、普段より多くの人がデータに触れる場面です。誰が作業するかを限定し、作業が終わったら写しを消すところまでを手順に含めてください。何をどこまで行うべきかの判断に迷う部分は、所管の窓口や専門家に確かめてください。

入口と記録が一続きになると、何が変わるか

表計算での管理がしんどくなる本当の理由は、機能の不足ではありません。入口と記録が切れていることにあります。

フォームからの通知はメールに届き、電話のメモは紙にあり、記録は表計算にある。この三つを人がつないでいます。つなぐ作業が打ち直しであり、打ち直しは忙しい日ほど後回しになります。後回しになった日ほど、記録が抜けます。

入口と記録が一続きになると、この打ち直しが消えます。届いた時点で記録になり、返信した時点で対応済みになる。表計算に書き写す作業が、そもそも発生しません。移行を検討する園が本当に欲しいのは、この一続きの状態です。

もう一つ変わるのが、複数人で同時に扱えることです。園長が開いていても事務が入力できる。誰が対応したかが残る。この二つがあるだけで、受付を一人で抱える必要がなくなります。園長が保育に入っている時間帯でも、受付が止まりません。

移行の作業自体は、決して軽くありません。日付をそろえ、電話番号を直し、色の意味を言葉にする。この作業に数日はかかります。ただ、その作業の過程で、園がいま何を管理しているのかが初めて言葉になります。移った先で何が要るかも、その作業の中で見えてきます。作業を外注できない部分がここに集中しているのは、そのためです。園の受付を回している人が手を動かすことに、意味があります。

Q1. 過去の記録は何年ぶんまで移せばよいですか？

直近の数年ぶんで実務は回ります。保育園の場合、見学から入園までの間隔と、きょうだいの年齢差を考えると、それより古い記録を参照する場面はほとんどありません。移さないと決めた古い年度は、表計算のファイルのまま残して、どこに置いてあるかを園の中で共有しておけば足ります。全部を移そうとすると作業が終わらず、途中で止まります。移さないものを決めるのも移行の一部です。

Q2. 表計算の色分けは、移したあとどうなりますか？

そのままでは移りません。色に持たせている意味を、状況を表す項目に置き換えてください。連絡待ち、見学済み、断り、入園決定といった形です。移す前に、どの色が何を意味するのかを園の中で確認してください。付けた本人しか知らない色があると、その行の扱いが決まりません。この作業をすると、いまの運用で何を管理していたのかが言葉になります。

Q3. 電話番号の先頭のゼロが消えてしまっています。どうすればよいですか？

移す前に、電話番号の列を文字として扱う形に直してください。表計算が番号を数値として扱うため、頭のゼロが落ちます。すでに落ちているものは、同じ地域なら市外局番の先頭が決まっているため、そこから補える範囲で補います。判断がつかないものは印を付けて残し、次に連絡があったときに確認してください。全部を復元しようとして作業を止めるより、印を付けて先に進むほうが確実です。

Q4. 移行はいつやるのがよいですか？

問い合わせが少なく、行事も少ない時期です。見学が集中する時期に新しい形へ慣れようとすると、取りこぼしが増えます。担当者の引き継ぎと同時に行うのも避けてください。問題が起きたときに、仕組みのせいなのか慣れていないせいなのかが分からなくなります。年度の切り替えと重ねるのも、園の事務がいちばん立て込む時期なので向きません。落ち着いた時期に決めて、山が来る前に慣れておく順番です。

Q5. 移したあとも表計算は使ってよいですか？

集計や、一回きりの資料作りには向いています。移した先から数字を書き出して、月ごとの件数や時間帯の分布を見る用途では、自由に計算式を組める表計算の強みが生きます。向いていないのは、日々の受付の記録です。同時に編集できないこと、誰が対応したかが残らないこと、権限を分けられないことが日々の運用で効いてきます。切り替えたら、元のファイルは参照専用だとファイル名に書いておいてください。