学習塾で写真や書類を受け取る｜届いたファイルをどこに置くか

体験授業の申し込みフォームに、通知表を撮った写真が付いて届く。模試の判定が写ったスクリーンショットが、メールの本文ではなく添付で送られてくる。学習塾の受付では、こうしたやり取りが日常的に起きます。困るのは受け取ること自体ではなく、受け取ったあとに置き場が決まっていないことです。教室のパソコンのダウンロードフォルダ、教室長の個人のスマートフォン、共有アドレスの受信箱。同じ生徒の資料が三か所に散り、面談の直前に誰も見つけられない。この記事では、学習塾の体験授業と入塾の問い合わせで実際に届くファイルを整理したうえで、置き場を決める前に何を決めるべきか、受け取り方そのものをどう変えるかを順に書きます。

学習塾の問い合わせに、どんなファイルが付いてくるのか

置き場の話に入る前に、何が届いているのかを具体的に並べる必要があります。学習塾の受付に来るファイルは、他の業種の問い合わせ添付とは中身がかなり違います。写っているのは生徒本人の成績であり、しかも送ってくるのは保護者です。つまり、送信者と情報の主体が別人という状態が最初から起きています。

体験授業の申し込みで届くもの

体験授業の申し込みでいちばん多いのは、直近の通知表や成績表を撮った写真です。フォームの自由記入欄に「数学が苦手です」とだけ書くより、通知表を撮って送ったほうが早いと考える保護者は少なくありません。次に多いのが模試の結果です。判定が並んだページを撮ったもの、志望校の欄が写ったもの、偏差値の推移が載った折れ線のページ。学年が上がるほど、この種の添付は増えます。

答案そのものを送ってくるケースもあります。間違えた問題を撮って「こういうところでつまずいています」と添えるかたちです。中学受験の準備をしている家庭では、塾の宿題や過去問の答案が送られてくることもあります。

さらに、学校の時間割や部活動の予定表が届きます。これは成績の情報ではなく、体験授業をいつ入れられるかを決めるための資料です。目的が違うので、後で見返す頻度も、保管しておくべき期間も変わってきます。

入塾の手続きで届くもの

体験を経て入塾に進むと、届く書類の性格が変わります。口座振替の申込書を撮ったもの、就学支援や自治体の助成に関する書類、兄弟姉妹の在籍を証明する紙、送迎の都合を書いたメモ。金融機関の情報や自治体の受給に関する情報が混じり始めるのがこの段階です。

紙で受け取る前提の書類を、保護者がスマートフォンで撮って先に送ってくることもよくあります。原本は後日教室で受け取る運用でも、写真だけは先に受付の手元に残る。この「先に届いた写真」が、あとで置き場に困る典型です。

受付に混ざって届く別件

学習塾の問い合わせ窓口は、入口が一つにまとめられていることが多いため、体験と入塾以外のものも同じところに落ちてきます。講師アルバイトの応募で履歴書が添付されてくる、教材会社や広告代理店の営業資料が送られてくる、卒業生から推薦入試の書類について相談が来る。中身も、置いておくべき期間も、見てよい人も、体験授業の申し込みとはまったく別です。

同じ受信箱に落ちている限り、この三種類は混ざります。混ざったまま「とりあえず共有フォルダに移す」を続けると、履歴書と通知表と営業資料が同じ場所に並ぶことになります。

届いたファイルが行方不明になる仕組み

置き場が決まっていない教室で何が起きているかを、経路ごとに分けて見ます。どれか一つが悪いのではなく、経路が複数あることそのものが原因になっています。

受信箱の中だけにある状態

いちばん多いのが、添付をどこにも動かさず受信箱の中で探す運用です。届いた直後は問題が出ません。困るのは、面談の三週間後に「あのときの模試の判定をもう一度見たい」となったときです。件名は「体験授業について」で、送信者は保護者の個人アドレス。生徒の名前が件名にも本文にも入っていないことがあり、検索で当てられません。

共有アドレスを複数人で見ている場合はさらに面倒です。既読になっているのに誰が対応したのか分からず、同じ保護者に二人から返信が飛ぶ。添付を探すつもりで受信箱を開いた人が、ついでに未読を処理してしまい、担当が入れ替わる。

端末のダウンロードフォルダに散る

添付を開くと、多くの環境では端末のダウンロードフォルダに実体が残ります。開いただけのつもりでも、パソコンの中に成績表の画像が保存されている。教室のパソコンが講師と共用なら、その画像は次にログインした人からも見えます。ファイル名は「image_2.jpg」や「IMG_4821.HEIC」といった、中身を推測できない名前で残ります。

このダウンロードフォルダは、誰も消す担当を持っていません。年度が変わっても、担当者が代わっても、そのまま溜まり続けます。

個人のスマートフォンに残る

外出先で問い合わせを見た教室長が、内容を確認するために自分のスマートフォンで添付を開く。保存した覚えがなくても、写真アプリのキャッシュや共有ボックスに残ることがあります。校舎の見学に来た保護者から、その場で成績表を見せられて撮影したケースもあります。

個人の端末に生徒の成績が残ると、退職や異動のときに回収できません。教室として消したつもりでも、実体が手元から離れているためです。

教室ごとに置き場が違う

複数校舎を運営していると、教室ごとに独自のやり方が育ちます。A教室は共有ドライブの年度フォルダ、B教室は教室長のメールの中、C教室は印刷して紙のファイルに綴じる。本部が問い合わせの状況を確認しようとしても、どこを見ればよいのかが教室ごとに違う。担当者が異動すると、その教室のやり方ごと引き継ぎに失敗します。

置き場を決める前に、先に決めるべき三つのこと

フォルダ構成やツール選びから入ると、たいてい途中で止まります。先に決めるべきは、置き場ではなく扱いのルールです。次の三つを紙に書ける状態にしてから、置き場を選びます。

誰が見てよいか

生徒の成績が写った写真を、教室のアルバイト講師全員が見てよいのかを決めます。授業を担当する講師は学力の状況を知る必要がある一方で、通知表そのものを見る必要があるかは別の話です。面談を担当する教室長と事務局までにとどめ、講師には引き継ぎ用の要点だけを渡す。この線をどこに引くかで、置き場の候補が絞られます。

講師アルバイトの応募書類も同じです。採用の可否を判断する人以外が履歴書を見られる状態は、応募者の期待から外れます。体験授業の添付と応募書類が同じフォルダに並んでいると、この線は引けません。

いつまで置くか

保管期間を決めていない教室が大半です。決めるときの目安は、その資料を何のために使ったかです。体験授業の時間割調整に使った部活の予定表は、日程が確定した時点で役割を終えます。入塾しなかった問い合わせに付いてきた成績表は、次の学期に営業目的で見返すつもりがないなら、置いておく理由がありません。

期間を決めるときは、日付ではなく出来事で決めるほうが運用に乗ります。「入塾の手続きが終わった時点」「不成約が確定してから3か月」のように、受付の記録から機械的に判定できる形にします。

元の場所から消すか

置き場に移したあと、メールの受信箱や端末のダウンロードフォルダに残った実体をどうするかを決めます。ここを決めていないと、置き場を作っても複製が増えるだけで、散らかりは減りません。移したら元を消す、という一行を運用に足すかどうかで結果が変わります。

ファイルの置き場の候補と、学習塾で実際に起きること

決めるべき三つが固まったら、置き場を選びます。学習塾の受付でよく使われている置き方を、起きやすい問題と一緒に並べます。

メールの受信箱に置いたままにする

問い合わせが週に数件で、受付が一人なら、これで回ります。破綻するのは、体験授業の申し込みが増える時期です。学習塾の場合、新学期前、夏期講習の募集期、冬期講習と受験直前期に山が来ます。普段の三倍が届く週に、受信箱の中で成績表を探す運用は止まります。

共有ドライブに置く

年度と教室でフォルダを切り、生徒名でファイルを置く方法です。型が守られている限りは十分機能します。崩れる原因は命名です。「山田太郎_通知表」「yamada_2gakki」「体験_山田」が同じフォルダに並び始めた時点で、検索は当てになりません。

もう一つの落とし穴が権限です。作った当初は教室長だけに共有していたフォルダが、講師にシフト表を見せるために共有範囲を広げた拍子に、まとめて開けるようになっている。この種の広がりは、広げた本人以外は気づけません。

フォームの回答に紐づけて置く

問い合わせの受付そのものに添付を持たせ、回答一件ごとにファイルがぶら下がる形です。生徒名で探すのではなく、問い合わせから辿ります。誰が対応したか、いつ返信したかと同じ画面に添付が並ぶため、面談の直前に探す手間が消えます。

学習塾のように、一件の問い合わせに対して体験、面談、入塾と複数回のやり取りが続く受付では、この形が合います。判断材料は、添付だけでなく送信されたあとの道具がそろっているかどうかです。回答を集める機能だけを比べても、受付の詰まりは解けません。

無料で使えるフォームからの乗り換えを考えるなら、いま使っているものと何が変わるのかを先に確かめておくと判断が早くなります。回答を表に貯めて共有する使い方と、担当と状況を持たせて回す使い方の違いは、Googleフォームとの比較で整理されています。自社サイトにフォームを埋め込んでいる場合の考え方は、Contact Form 7との比較にまとまっています。

受け取り方そのものを変える

置き場の話は、届いてしまった後の話です。届き方を変えられるなら、そのほうが手間は減ります。

そもそも添付が要るかを決める

体験授業の申し込み時点で、通知表の画像が本当に必要かを考えます。日程調整と学年、通っている学校、苦手な科目が分かれば体験は組めることが多く、成績の詳細は面談で紙を見せてもらえば足ります。フォームに添付欄があると、保護者は「送ったほうが良いのだろう」と判断して送ります。欄を置くこと自体が、受け取るファイルの量を決めています。

必要なのが入塾の手続き段階だけなら、体験の申し込みフォームには添付欄を置かず、入塾の案内を返すときに別の受け取り口を渡す形にできます。段階で分けると、扱いの厳しさも段階で変えられます。

何を撮ってほしいかを欄の説明に書く

添付欄を置くなら、説明文を必ず添えます。「通知表の写真」とだけ書かれた欄には、表紙だけが写った写真や、指が半分かぶった写真が届きます。「直近の学期の、教科ごとの評定が見えるページ」「模試の判定が並んだページ」のように、写ってほしい範囲を書くと、撮り直しの往復が減ります。

送る側にアカウント登録をさせない

保護者に会員登録やログインを求めると、そこで申し込みをやめる人が出ます。スマートフォンで写真を選び、そのまま送信できることが条件です。特に、学習塾の問い合わせは夜の時間帯に集中します。仕事から帰った保護者が、片手で操作している状況を前提に考えます。

容量と形式の目安

スマートフォンで撮った写真は、一枚が数メガバイトになります。三枚も付ければ、古い設定のメールサーバでは弾かれます。受け取り側の上限を確かめ、上限に近い場合は「一枚ずつ、続けて送っていただいて構いません」という案内を用意しておきます。

iPhoneの標準設定で撮った写真がHEIC形式で届き、教室のパソコンで開けないという相談も珍しくありません。開けなかったときにどう頼むかを、返信のひな形として持っておくと止まりません。受け取れる形式と上限は、使っている道具によって違うため、できることで自分の環境の条件を確かめてから欄を設計します。

電話とメッセージアプリで届くぶんをどう扱うか

学習塾の問い合わせは、フォームだけでは完結しません。電話が鳴り、公式アカウントにメッセージが届き、教室の見学に来た保護者がその場で紙を見せてきます。フォームの添付欄をいくら整えても、この三つの経路が野放しなら散らかりは残ります。

電話から始まった問い合わせ

電話で体験授業の相談を受け、その場で「詳しい成績は後で送ってください」と伝える流れは日常的です。ここで送り先をどこにするかを決めていないと、教室長の個人アドレスや、教室の代表アドレス、担当講師の連絡先へバラバラに届きます。

電話を受けたときに渡す送り先を一つに固定し、その一文を電話対応の手順に書いておくのが最短の対処です。「フォームから送ってください」と口頭で伝えるだけでは、探せずに終わる保護者が出ます。通話中に案内のショートメッセージを送る、もしくは折り返しのメールに受け口のリンクだけを入れる形にします。

メッセージアプリで写真が届く場合

公式アカウントを窓口として運用している教室では、通知表の写真がトーク画面に流れてきます。トーク履歴は時系列で流れるため、一か月後に探すのは受信箱よりも難しくなります。端末を替えると履歴ごと見えなくなることもあります。

現実的な運用は、メッセージアプリを最初の接点に限定し、資料のやり取りが必要になった時点で受け口を切り替えることです。切り替えの一文を定型で持っておけば、担当者が誰でも同じ動きになります。届いた写真を後から受付の記録に移す手作業は、件数が増えると必ず抜けが出ます。

教室で直接見せられた紙

見学に来た保護者が、その場で通知表や模試の結果を出してくることがあります。撮影して残すかどうかは、教室として決めておく必要があります。撮るなら誰の端末で撮るか、撮ったものをどこに移して、いつ端末から消すか。決めていない教室では、教室長の個人のスマートフォンに何年ぶんも残ります。

撮らずに済ませる方法もあります。面談の記録に必要な情報だけを書き取り、画像そのものは残さない形です。写真として残すより、記録として残したほうが検索でき、消し忘れも起きません。

学習塾の受付で起きる三つの詰まり方

置き場と受け口の話を、実際に相談として出てくる形に当てはめます。どれも道具の問題に見えて、原因は決めていないことにあります。

面談の直前に資料が見つからない

体験から二週間後の面談当日、保護者から送られた模試の判定を確認しようとして見つからない。件名は「体験について」、送信者名はニックネーム、添付のファイル名は数字の羅列。生徒名で検索しても当たりません。

直す順番は、置き場を変える前に、受付の記録に生徒名と学年を必ず入れる欄を作ることです。問い合わせの一覧に生徒名が並んでいれば、添付がどこにあっても辿り着けます。逆に、置き場だけ整えても、入口で生徒名を取っていなければ探せないままです。

同じ保護者に二人から返信が飛ぶ

共有の受信箱を教室長と事務スタッフの二人で見ている場合、既読になっているだけでは対応済みかどうかが判断できません。添付を確認するために開いた人が、そのまま返信してしまうことも起きます。

必要なのは、開いたかどうかではなく、担当が決まっているかどうかが一覧で分かることです。返信済みの印と担当者名が並んでいれば、添付を見るために開いても取り違えは起きません。

講師に見せてよい範囲が決まっていない

体験授業を担当する講師に、事前に生徒の状況を伝える必要があります。ここで通知表の画像をそのまま転送してしまう運用が定着すると、成績表が講師の端末に複製されていきます。

伝えるべきは、苦手な単元と、体験で確かめたい点です。画像を渡さずに済むよう、受付の記録に引き継ぎ用の短いメモ欄を置きます。渡すものを決めておけば、判断を毎回現場に任せずに済みます。

受け取ったあと、誰が見て、いつ消すか

置き場が決まっても、消す担当が決まっていなければ溜まり続けます。ここは仕組みで持たせます。

受付の記録に「添付あり」を残す

一覧の側に添付の有無が出ていない状態だと、面談の準備をする人が毎回すべての問い合わせを開くことになります。一覧に印が出ていれば、開く件数が減り、開いた回数そのものが減ります。見た人が少ないほど、複製が散る余地も減ります。

使い終わったら回収する

面談で使い終わった資料、日程が確定した後の部活の予定表は、その場で役割を終えます。面談の記録に結果を書いたら添付を消す、という順番を決めておくと、消す作業が別のタスクになりません。

不成約と退塾のときの消し方

体験だけで終わった問い合わせは、放置されやすい塊です。成績表と志望校が写った画像が、入塾しなかった家庭のぶんだけ残り続けます。ここを機械的に処理できるかどうかで、教室が抱えるデータの量が変わります。

個人情報保護委員会は、個人データの安全管理について、組織としての体制、従業者への教育、物理的な管理、技術的な管理の四つの面から考えるという整理を示しています。

個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 出典: 個人情報保護委員会

学習塾の受付に当てはめると、体制は「誰が見てよいかを決めて書いてあること」、教育は「講師と事務スタッフに置き場と消し方を伝えてあること」、物理は「教室のパソコンと個人の端末の扱い」、技術は「共有範囲と保管期間の設定」に相当します。具体的にどこまで求められるかは事業の規模や取り扱う情報によって変わるため、判断に迷う部分は所管の窓口や専門家に確かめてください。

教室が複数あるときの決め方

校舎が増えると、置き場の統一そのものが仕事になります。全教室を一度に変えようとすると、繁忙期に間に合わずに元のやり方に戻ります。

現実的なのは、受付の入口だけを先に一本化する順番です。問い合わせの受け口を共通にし、届いたものは教室ごとに振り分ける。置き場は入口の側に持たせ、教室のパソコンには置かない形にします。こうすると、教室ごとの命名の違いや、フォルダ権限の広がりを、教室の運用に依存せずに揃えられます。

本部が把握したいのは、たいてい件数と対応状況です。添付そのものを本部が見る必要はほとんどありません。見られる範囲を教室単位で分け、本部は状況だけを見る形にすると、統一と情報の絞り込みを同時に満たせます。

学習塾の受付は、体験の申し込みだけでなく、講習の受講申し込みや保護者からの一般的な相談も同じ入口に来ます。用途ごとに受け口を分けると、届いた先で見られる人と保管期間を用途ごとに変えられます。場面別の整理は問い合わせの受付にまとまっており、自分の教室の受付がどの型に近いかを確かめる材料になります。

分けすぎにも副作用があります。受け口が五つも六つもあると、保護者はどれを使えばよいか分からず、結局は代表アドレスに送ってきます。分ける単位は、見せる相手が違うところに限るのが現実的です。体験と入塾は同じ人が見るなら分けない、講師の応募は見る人が違うので分ける。この基準なら、受け口の数は二つか三つに収まります。

繁忙期に耐える形にしておく

学習塾の問い合わせは、年間を通して均等には来ません。新学期前、夏期講習の募集期、冬期講習と受験直前期に山が来ます。山の高さは教室によりますが、普段の数倍が数週間に集中する点は共通しています。この時期は、講師の採用も同時に動くため、応募書類と保護者の問い合わせが同じ窓口に重なります。

繁忙期に運用が壊れる理由は、件数そのものより、判断の回数が増えることにあります。一件ごとに「この添付はどこに置くか」「誰に見せるか」「これは体験か入塾か」を考えていると、忙しい週に必ず飛ばされます。飛ばされた結果が、ダウンロードフォルダに残った出所不明の画像です。

対処は、判断を平常時に済ませておくことです。置き場の分岐を減らし、届いたものは全部同じところに落ちる形にする。仕分けは後からでもできますが、置き場所そのものが人によって割れると、後から集められません。

もう一つ効くのが、返信の型を先に作っておくことです。写真が開けなかったとき、必要なページが写っていなかったとき、体験の希望日が埋まっていたとき。繁忙期に出るやり取りは毎年ほぼ同じです。文面を毎回考える時間がなくなると、返信そのものが後回しになり、添付を確認するタイミングも遅れます。

繁忙期が終わったあとに、残ったものを片付ける時間を確保しておくことも決めておきます。講習が終わった時点で不成約が確定した問い合わせをまとめて処理する、という予定を年間の段取りに入れておけば、片付けが誰かの善意に依存しません。

今日決められることの整理

いきなり全部を変える必要はありません。順番があります。

第一に、いま届いている添付を種類で数えます。一週間ぶんでかまいません。体験の申し込みに付いてきたもの、入塾の手続きで届いたもの、講師応募や営業で届いたもの。この三つに分けるだけで、扱いを変えるべき塊が見えます。

第二に、消す条件を一つだけ決めます。全種類は無理でも、「体験のみで終わった問い合わせの添付は、不成約が確定してから3か月で消す」の一行なら今日決められます。決めた条件は、受付の記録から機械的に判定できる形で書きます。

第三に、フォームの添付欄の説明文を書き直します。撮ってほしい範囲を一文足すだけで、撮り直しの往復が減ります。ここは道具を替えなくてもできます。

第四に、置き場を選びます。ここまでの三つが決まっていれば、共有ドライブで足りるのか、受付の記録に紐づける必要があるのかは、件数と担当者の数だけで判断できます。担当が一人で週に数件なら、共有ドライブと保管期間の取り決めで十分に回ります。担当が二人以上いる、あるいは校舎が複数ある時点で、置き場だけを整えても対応の重複は残るため、受付の記録の側に持たせる形を検討する段階に入ります。

この四つは、どれも道具を買う前にできます。順番を逆にして道具から選ぶと、決めていないルールを道具の初期設定に合わせることになり、後で運用のほうが歪みます。

添付を受付の記録と同じ場所に置くと、何が変わるか

学習塾の受付は、一件の問い合わせが一往復で終わりません。体験の日程調整、体験当日の様子の共有、面談の設定、入塾の案内。この間ずっと、同じ生徒の資料を参照し続けます。添付がメールの中にあると、この参照のたびに受信箱を検索することになります。

添付が受付の記録に紐づいていると、参照の起点が変わります。生徒名やファイル名で探すのではなく、問い合わせから辿る。誰が担当していて、いつ何を返したかと同じ画面に添付が並ぶため、引き継ぎのときに渡すものが一つで済みます。教室長が代わっても、渡すのは口頭の申し送りではなく画面になります。

消すときも同じです。問い合わせの状態が「不成約」になった時点で、その記録にぶら下がっている添付をまとめて処理できます。フォルダを人が見て回る必要がありません。

判断の材料になるのは、いま届いている件数と、扱っている情報の重さです。週に数件で担当が一人なら、受信箱と決めた保管期間だけで足りることもあります。校舎が複数あり、講師アルバイトの応募と保護者の問い合わせが同じ入口に来ているなら、受け口の設計から見直す価値があります。実際の画面での回り方は動くところを見るで確かめられ、規模ごとの費用感は料金に出ています。

導入を検討する段階で見落とされやすいのが、切り替えの期間です。学習塾の受付は止められないため、新しい受け口を開いた後もしばらくは、電話と紙とメールが並走します。並走している間、どちらに届いたものも同じ場所に集まる形にしておかないと、期間中の問い合わせだけが後で追えなくなります。切り替えの日を決めるより、並走する期間をどう畳むかを先に決めておくほうが、実際の移行は静かに進みます。

置き場を決める作業は、フォルダを作る作業ではありません。誰が見てよいか、いつ消すかを決める作業です。この二つが決まっていれば、置き場は後から選び直せます。決まっていなければ、どんなに整った置き場を作っても、半年で元の散らかり方に戻ります。

Q1. 体験授業の申し込みフォームに、通知表を送ってもらう欄は置くべきですか？

体験の日程を組むだけなら、学年と通っている学校、苦手な科目が分かれば足りることがほとんどです。欄を置くと保護者は送ったほうが良いと判断するため、受け取るファイルの量は欄の有無で決まります。成績の詳細は面談で紙を見せてもらう運用にして、添付欄は入塾の手続き段階の別の受け口に置く分け方が、扱いの手間を減らします。

Q2. 届いた写真を、教室のパソコンのどこに置けばよいですか？

置き場を選ぶ前に、誰が見てよいか、いつまで置くか、元のメールから消すかの三つを決めてください。三つが決まっていないと、どこに置いても複製が増えます。教室のパソコンのローカルは講師と共用になりやすく、消す担当も付きません。共有ドライブか、問い合わせの記録に紐づけて置く形のどちらかを選ぶのが現実的です。

Q3. 入塾しなかった家庭の成績表は、いつ消せばよいですか？

日付ではなく出来事で決めると運用に乗ります。不成約が確定してから何か月、という形にしておけば、受付の記録から機械的に判定できます。期間そのものに決まった正解はなく、営業目的で見返す予定があるかどうかで変わります。取り扱う情報の重さによって求められる管理の水準も変わるため、判断に迷う部分は所管の窓口や専門家に確かめてください。

Q4. 保護者から送られた写真が開けないときは、どう返せばよいですか？

iPhoneの標準設定で撮った写真は、教室のパソコンで開けない形式で届くことがあります。責める書き方にならないよう、開けなかった事実だけを伝えて、撮り直しではなく別の送り方を案内するのが早いです。この種の返信は毎回文面を考えると止まるので、あらかじめひな形にしておき、送信ボタンを押すまでの手数を減らしておきます。

Q5. 講師アルバイトの応募書類と、保護者の問い合わせが同じ受信箱に来ています。分けるべきですか？

分けたほうが安全です。履歴書は採用の可否を判断する人以外が見る前提の書類ではなく、体験の申し込みとは見てよい人の範囲が違います。同じ受信箱にある限り、置き場を作っても混ざります。受け口そのものを用途で分け、届いた先で見られる人を変えるのが、運用に頼らない分け方になります。保管の期間も、採用の判断が終わった時点で区切るという別の基準になるため、同じ表や同じフォルダに置いたままでは処理もできません。